Zo organiseer je een Alpha-weekend zonder losse eindjes

Een Alpha-weekend organiseer je in vaste stappen: eerst datum, locatie en aanmeldingen, daarna deelnemersinformatie, programma en groepsindeling. Verzamel dieetwensen en noodcontacten voordat je kamers indeelt en catering bestelt. Werk vervolgens per ruimte: sorteer materialen, controleer presentaties en bevestig reserveringen. Op locatie bouw je ontvangst, techniek en eetruimtes op voordat de eerste deelnemers arriveren. Met deze aanpak zie je op tijd wat nog ontbreekt en voorkom je dat belangrijke informatie pas tijdens het weekend boven water komt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Noodcontacten registreren
7
Kamerindeling maken
2 personen
8
Programma afdrukken
9
Sprekers bevestigen
10
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Reserveringen bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
18
Koelproducten controleren
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Materialen per ruimte sorteren
3 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Techniek aansluiten
2 personen
26
Presentaties testen
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Sleutels en informatie uitdelen
2 personen
30
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
31
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
32
Avondmaaltijd serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Sessieruimte gereedmaken
3 personen
35
Alpha-sessie begeleiden
3 personen
36
Kleine groepen begeleiden
6 personen
37
Avondhapjes serveren
2 personen
38
Avondprogramma afronden
2 personen
39
Ontbijt voorbereiden
4 personen
40
Ontbijt serveren
4 personen
41
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
42
Ochtendprogramma begeleiden
3 personen
43
Koffiepauze verzorgen
2 personen
44
Kleine groepen begeleiden
6 personen
45
Lunch voorbereiden
4 personen
46
Lunch serveren
4 personen
47
Middagactiviteit begeleiden
4 personen
48
Buitenspellen begeleiden
4 personen
49
Diner voorbereiden
4 personen
50
Diner serveren
4 personen
51
Avondsessie begeleiden
3 personen
52
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
53
Zondagsontbijt voorbereiden
4 personen
54
Zondagsontbijt serveren
4 personen
55
Ochtendviering begeleiden
4 personen
56
Laatste groepsgesprekken begeleiden
6 personen
57
Lunchpakketjes klaarmaken
3 personen
58
Lunchpakketjes uitdelen
2 personen
59
Afsluitend programma begeleiden
3 personen
60
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
61
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Keuken schoonmaken
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Techniek afkoppelen
2 personen
68
Overgebleven eten koelen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Apparatuur testen en opbergen
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare mokkenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 4
Ovenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 45
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Pennenaantal 50
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Post-itsaantal 12
Bijbelsaantal 40
Werkbladenaantal 45

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag meteen dieetwensen en noodcontacten op; stuur een herinnering uiterlijk 7 dagen voor vertrek naar wie nog niets heeft ingevuld.
Maak de kamerindeling pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Print de deelnemerslijst en leg de definitieve indeling uiterlijk 2 dagen vooraf klaar, zodat wijzigingen niet meer tussen losse berichten blijven hangen.
Zet het programma niet alleen digitaal klaar: druk per ruimte een exemplaar af. Controleer presentaties, laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons minimaal 24 uur vooraf op aansluitingen en inhoud.
Splits de cateringvoorbereiding in houdbare voorraad en koelproducten. Controleer koelboxen, warmhoudbakken, thermoskannen en waterkannen op de dag vóór vertrek en zet herbruikbaar servies en bestek per eetmoment bij elkaar.
Werk op locatie van groot naar klein: open eerst de ruimtes, controleer tafels en stoelen en richt daarna ontvangst en techniek in. Plan hiervoor minstens 90 minuten vóór aankomst, omdat kabels, stoelen en materialen vaak meer tijd kosten dan verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Alpha-weekend organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open daarna direct de aanmeldingen, zodat je uiterlijk 3 weken voor het weekend de groepsindeling, kamers en catering kunt afronden.
Wanneer verzamel je dieetwensen en noodcontacten voor een Alpha-weekend?: Vraag beide gegevens op in het aanmeldformulier en controleer ze 7 dagen voor de start. Maak daarna één definitieve deelnemerslijst voor ontvangst, catering en eventuele noodgevallen.
Wanneer moet je de techniek voor een Alpha-weekend testen?: Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoons minimaal 24 uur vooraf. Sluit op locatie alles opnieuw aan tijdens de opbouw en houd presentaties ook offline beschikbaar.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minstens 90 minuten vóór de ontvangst voor ruimtes controleren, tafels en stoelen opstellen, de ontvangsttafel inrichten en techniek aansluiten. Bij meerdere ruimtes of een uitgebreid programma is 2 uur veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.