Ein Alpha-Wochenende Schritt für Schritt organisieren

Ein Alpha-Wochenende gelingt, wenn du die Organisation in klaren Phasen aufbaust: zuerst Termin, Ort und Anmeldung, danach Zimmer, Gruppen und Programm. Erfasse früh Ernährungswünsche und Notfallkontakte, damit kurz vor Beginn keine wichtigen Angaben fehlen. In den letzten Tagen prüfst du Referenten, Reservierungen, Materialien, Einkauf und Technik. Vor Ort zählt eine feste Reihenfolge: Räume kontrollieren, Möbel stellen, Empfang einrichten und die Technik testen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Notfallkontakte erfassen
7
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
8
Programm drucken
9
Referenten bestätigen
10
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
11
Gruppen einteilen
2 Personen
12
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
13
Präsentationen prüfen
2 Personen
14
Reservierungen bestätigen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
18
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
19
Teilnehmerliste ausdrucken
20
Materialien nach Raum sortieren
3 Personen

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Räume kontrollieren
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Empfangstisch einrichten
2 Personen
25
Technik anschließen
2 Personen
26
Präsentationen testen
2 Personen
27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
28
Teilnehmende empfangen
3 Personen
29
Schlüssel und Informationen ausgeben
2 Personen
30
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
31
Abendessen vorbereiten
4 Personen
32
Abendessen servieren
4 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Sitzungsraum vorbereiten
3 Personen
35
Alpha-Sitzung leiten
3 Personen
36
Kleine Gruppen betreuen
6 Personen
37
Abendhäppchen servieren
2 Personen
38
Abendprogramm abschließen
2 Personen
39
Frühstück vorbereiten
4 Personen
40
Frühstück servieren
4 Personen
41
Frühstücksbuffet auffüllen
2 Personen
42
Morgenprogramm betreuen
3 Personen
43
Kaffeepause organisieren
2 Personen
44
Kleine Gruppen betreuen
6 Personen
45
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
46
Mittagessen servieren
4 Personen
47
Nachmittagsaktivität begleiten
4 Personen
48
Outdoor-Spiele betreuen
4 Personen
49
Abendessen vorbereiten
4 Personen
50
Abendessen servieren
4 Personen
51
Abendsession betreuen
3 Personen
52
Gebetsmoment leiten
2 Personen
53
Sonntagsfrühstück vorbereiten
4 Personen
54
Sonntagsfrühstück servieren
4 Personen
55
Morgenandacht leiten
4 Personen
56
Abschlussgruppengespräche moderieren
6 Personen
57
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
58
Lunchpakete verteilen
2 Personen
59
Abschlussprogramm begleiten
3 Personen
60
Feedbackformulare verteilen
2 Personen
61
Teilnehmer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Küche reinigen
3 Personen
65
Räume reinigen
4 Personen
66
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
67
Technik abkoppeln
2 Personen
68
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
69
Fundsachen sammeln
70
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Ausrüstung testen und verstauen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Wiederverwendbare GläserAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Catering

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KüchenzangenAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 45
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 4
StifteAnz. 50
StifteAnz. 12
Flipchart-BlöckeAnz. 4
Post-itsAnz. 12
BibelnAnz. 40
ArbeitsblätterAnz. 45

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 4
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Lege Termin und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Zimmeraufteilung, Gruppen und Verpflegung nicht auf Basis von Schätzungen planen musst.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Plane mindestens 7 Tage für die Auswertung von Anmeldungen, Ernährungswünschen und Notfallkontakten ein.
Bestätige Referenten, Reservierungen und Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn. Prüfe dabei auch, ob Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone zusammen funktionieren.
Sortiere Arbeitsblätter und sonstige Materialien nach Raum, bevor du zur Location fährst. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste und ein gedrucktes Programm gehören zusätzlich an den Empfangstisch.
Erledige den Einkauf in zwei Durchgängen: haltbare Vorräte zuerst, Kühlprodukte am Tag davor oder am selben Tag. Kontrolliere außerdem, ob Geschirr, Servierutensilien, Thermoskannen und Warmhaltebehälter sauber und einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Alpha-Wochenende organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Die Anmeldung sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Wochenende geschlossen werden, damit Zimmer, Gruppen und Einkauf belastbar geplant werden können.
Wann sollte die Zimmeraufteilung für ein Alpha-Wochenende fertig sein?: Erstelle die Zimmeraufteilung etwa 7 Tage vor Beginn, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Aktualisiere sie nach Anmeldeschluss und drucke die endgültige Version spätestens am Vortag aus.
Was muss man vor dem Alpha-Wochenende an Technik prüfen?: Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 3 Tage vorher und noch einmal nach dem Anschließen vor Ort. Plane dafür 30 bis 45 Minuten ein, damit Kabel, Ton und Präsentationen nicht erst während des Programms auffallen.
Wann sollte man für ein Alpha-Wochenende einkaufen?: Kaufe haltbare Vorräte 2 bis 3 Tage vorher und Kühlprodukte möglichst am Vortag. Kontrolliere am Veranstaltungstag noch einmal die Kühlboxen, Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen und Wasserkocher, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.