Zo organiseer je een abseilavontuur zonder verrassingen

Begin met de abseillocatie en professionele begeleiding; zonder die twee kun je de rest niet betrouwbaar plannen. Regel daarna de cateringlocatie, uitnodigingen, vervoer en een bevestigde deelnemerslijst. Verzamel dieetwensen op tijd en deel route- en parkeerinformatie minstens een week vooraf. In de laatste dagen controleer je het weer, bevestig je het alternatief en leg je materiaal, ontvangst en catering klaar. Zo blijft de dag overzichtelijk, ook als het programma uit meerdere onderdelen bestaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Abseillocatie reserveren
2
Abseilbegeleiding reserveren
3
Cateringlocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoer inventariseren
8
Deelnemerslijst bevestigen
9
Weersverwachting controleren
10
Alternatief programma bevestigen
11
Route en parkeren delen
12
Deelnemers herinneren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Abseilmateriaal controleren
2 personen
15
Eerste hulp controleren
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
BBQ-ingrediënten voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Verlichting installeren
2 personen
22
Abseilzone afzetten
2 personen
23
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
24
Muziek en stroom testen
25
Ontvangstruimte inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Abseiluitrusting passen
3 personen
31
Abseiltechniek demonstreren
2 personen
32
Eerste abseilgroep begeleiden
3 personen
33
Tweede abseilgroep begeleiden
3 personen
34
Derde abseilgroep begeleiden
3 personen
35
Foto’s maken tijdens het abseilen
36
Water en snacks uitdelen
2 personen
37
Abseilmateriaal verzamelen
3 personen
38
BBQ aansteken
2 personen
39
Salades en brood klaarzetten
2 personen
40
BBQ bereiden
3 personen
41
Avondeten serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Muziek verzorgen
44
Dessert serveren
2 personen
45
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

46
Afval verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Versiering afhalen
2 personen
50
Abseilmateriaal inpakken
3 personen
51
Koelboxen leegmaken
2 personen
52
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen terugbrengen
54
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 16
Buffettafel
Afvalbakkenaantal 3

Sportmateriaal

Abseilsetsaantal 15
Klimhelmenaantal 15
Abseiltouwenaantal 4
Karabinersaantal 30
Afdaalapparatenaantal 15
Handschoenenaantal 15
Ankerbandenaantal 8
Afzetpionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Valmattenaantal 3
Waterdichte materiaalzakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Handlampenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 20
Bordenaantal 20
Besteksetsaantal 20
Schaaltjesaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Barbecue
Barbecuetangenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 2
Waterkannenaantal 3
Aluminium grillschalenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blik
Dweilset
Eerstehulpset

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 3
Ballonnenaantal 30
Tafelkledenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie en begeleiding eerst en vraag direct naar groepsgrootte, aankomsttijd, kledingvoorschriften en wat de aanbieder zelf meebrengt. Zo voorkom je dat je dubbel materiaal regelt of deelnemers op verschillende tijden aankomen.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor vervoer, dieetwensen en catering; stuur daarna nog één herinnering met route, parkeren, starttijd en wat iedereen moet meenemen.
Plan de weerscontrole op twee momenten: ongeveer 7 dagen vooraf voor het alternatief en opnieuw 24 uur voor de start. Laat deelnemers weten wanneer je definitief beslist over doorgaan of het alternatieve programma.
Richt de abseilzone vóór ontvangst in: zet pionnen en afzetlint neer, leg veiligheidsmateriaal klaar en houd materiaal in waterdichte zakken. Controleer abseilsets, helmen, touwen, karabiners en afdaalapparaten volgens de instructies van de begeleiding.
Plan ontvangst, abseilen en catering als aparte blokken met minimaal 30 minuten overgangstijd. Zet tafels, stoelen, koelboxen en buffetmateriaal klaar voordat de eerste groep terugkomt, zodat niemand op eten of drinken hoeft te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een abseilavontuur organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van locatie en begeleiding. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de datum en sluit de deelnemerslijst 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik het weer voor een abseilavontuur controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf om een alternatief programma te bevestigen. Doe een definitieve controle 24 uur voor de start en communiceer daarna meteen eventuele wijzigingen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op locatie?: Plan minimaal 90 minuten voor ontvangst, materiaalcontrole, het afzetten van de abseilzone en het klaarzetten van veiligheidsmateriaal. Neem daarnaast minstens 30 minuten overgangstijd op tussen abseilen en catering.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en vervoer voor de deelnemers?: Vraag dieetwensen en vervoersmogelijkheden meteen bij de aanmelding uit. Controleer beide gegevens 7 dagen vooraf met de definitieve deelnemerslijst en deel de route en parkeerinformatie uiterlijk een week voor het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.