Organiser une aventure en rappel sans rien laisser au hasard

Une aventure en rappel se prépare dans cet ordre : sécuriser l’encadrement et le site, confirmer les participants, puis organiser le transport, les repas et l’accueil. Le point souvent oublié n’est pas le barbecue, mais la coordination entre l’horaire du site, la météo et les personnes réellement inscrites. Prévoyez aussi une solution de repli avant d’envoyer les rappels. Le jour J, séparez clairement l’accueil, la zone de rappel et l’espace repas pour éviter les déplacements inutiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site de rappel en rappel
2
Réserver l'encadrement pour descente en rappel
3
Réserver le lieu de restauration
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recenser les moyens de transport
8
Confirmer la liste des participants
9
Vérifier les prévisions météo
10
Confirmer le programme alternatif
11
Partager l’itinéraire et le parking
12
Rappeler les participants
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier le matériel de descente en rappel
2 personnes
15
Vérifier la trousse de premiers secours
16
Remplir les glacières
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer les ingrédients du barbecue
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Installer l'éclairage
2 personnes
22
Balisage de la zone de rappel en rappel
2 personnes
23
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
24
Tester la musique et l’alimentation électrique
25
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Enregistrer la présence
28
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
29
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
30
Essayer le matériel de rappel
3 personnes
31
Faire une démonstration de technique de rappel
2 personnes
32
Accompagner le premier groupe d’escalade en rappel
3 personnes
33
Encadrer le deuxième groupe d'abseil
3 personnes
34
Accompagner le troisième groupe de rappel
3 personnes
35
Prendre des photos pendant le rappel
36
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
37
Rassembler le matériel d'abseil
3 personnes
38
Allumer le barbecue
2 personnes
39
Préparer les salades et le pain
2 personnes
40
Préparer le BBQ
3 personnes
41
Servir le dîner
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Fournir la musique
44
Servir le dessert
2 personnes
45
Annoncer le dernier tour

Suivi

46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Retirer la décoration
2 personnes
50
Emballer le matériel de rappel en rappel
3 personnes
51
Vider les glacières
2 personnes
52
Retourner le matériel loué
2 personnes
53
Rapporter les objets trouvés
54
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 16
Table de buffet
Poubellesqté 3

Matériel de sport

Kits de rappelqté 15
Casques d’escaladeqté 15
Cordes de rappelqté 4
Mousquetonsqté 30
Descendeursqté 15
Gantsqté 15
Sangles d'ancrageqté 8
Plots de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 2
Tapis de chuteqté 3
Sacs étanches pour matérielqté 4

Équipement

Enceinte portable
Batteries externesqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 20
Assiettesqté 20
Couvertsqté 20
Petits bolsqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Barbecue
Pinces de barbecueqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Glacièresqté 3
Thermosqté 2
Carafes d’eauqté 3
Plateaux à grillades en aluminiumqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelle
Kit de lavage
Kit de premiers secours

Décoration

Guirlande de fanionsqté 3
Ballonsqté 30
Nappesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez d’abord le site de rappel et l’encadrement, puis fixez l’horaire du repas autour de la durée annoncée de l’activité. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre la fin prévue du rappel et le début du repas.
Traitez les inscriptions avant de commander les repas : notez les allergies, les régimes alimentaires et les moyens de transport de chaque participant. Confirmez la liste finale au plus tard 3 jours avant l’événement.
Envoyez l’itinéraire, le parking et l’heure de rendez-vous dans un seul message, puis faites un rappel 24 heures avant. Demandez aux participants de signaler immédiatement tout retard ou changement de transport.
Vérifiez la météo la veille et définissez à l’avance le programme alternatif. Ne vous contentez pas d’un simple report : indiquez aussi où les participants doivent se rendre et à quelle heure.
Installez séparément l’accueil, le balisage et le repas. Contrôlez le matériel de sécurité avant l’arrivée du groupe, puis préparez les glacières, les en-cas et les ingrédients du barbecue pour ne pas interrompre l’activité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une aventure en rappel ?: Réservez le site et l’encadrement dès que la date est fixée, idéalement plusieurs semaines à l’avance. La liste définitive des participants peut être confirmée 3 jours avant, mais attendre la dernière semaine augmente le risque de ne plus avoir le créneau souhaité.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une aventure en rappel ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date, surtout si les participants doivent prévoir un transport. Fixez une date limite d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement.
Que faire s’il pleut le jour d’une aventure en rappel ?: Vérifiez les prévisions la veille et confirmez le programme alternatif avant le dernier rappel. Communiquez la décision et les nouvelles consignes au plus tard le matin de l’événement, afin que personne ne parte vers le mauvais lieu.
Quand vérifier le matériel de descente en rappel ?: Faites un premier contrôle plusieurs jours avant, puis une vérification finale le jour J avant l’arrivée des participants. L’encadrement doit valider l’état et l’adéquation des kits, casques, cordes et autres équipements de sécurité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.