Zo organiseer je een 5 mijl loop

Begin met de route en werk daarna pas de rest uit. Voor een 5 mijl loop moet je niet alleen start en finish regelen, maar ook vergunningen, verkeersmaatregelen, tijdregistratie en hulp onderweg. Open de inschrijving zodra de route, locaties en veiligheidsafspraken vaststaan. In de laatste week verschuift de aandacht naar startnummers, vrijwilligersinstructies, deelnemersinformatie, boodschappen en een controle van het weer. Zo voorkom je dat praktische zaken op de wedstrijddag nog moeten worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Startlocatie reserveren
4
Finishlocatie reserveren
5
Verzekering controleren
6
Inschrijfformulier maken
7
Inschrijving openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Verkeersmaatregelen aanvragen
14
Toiletten reserveren
15
Tijdregistratie regelen
16
Route opnieuw controleren
2 personen
17
Routekaart maken
18
Startnummers bestellen
19
Medewerkersbriefing schrijven
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Boodschappenlijst maken
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Startnummers sorteren
3 personen
25
Weersverwachting controleren

Event

26
Route vrijmaken
4 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
31
Routepijlen ophangen
4 personen
32
Verkeershekken plaatsen
5 personen
33
Waterpost inrichten
3 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
35
Tijdregistratie testen
2 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Deelnemers aanmelden
5 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Bagage innemen
3 personen
42
Parcoursposten bemannen
8 personen
43
Deelnemers naar start begeleiden
2 personen
44
Startschot geven
45
Finishers registreren
3 personen
46
Water uitdelen
4 personen
47
Fruit en snacks serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Bagage uitgeven
3 personen
50
Uitslagen controleren
2 personen
51
Prijzen uitreiken
2 personen
52
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

53
Routepijlen verwijderen
4 personen
54
Verkeershekken verwijderen
5 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Tenten afbreken
4 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Materiaal inventariseren
2 personen
61
Huurmateriaal retourneren
2 personen
62
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
63
Uitslagen publiceren
64
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Routepijlenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 6
Verkeershekkenaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Fluitjesaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 20
Stretchersaantal 2
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schenkkannenaantal 8

Decoratie

Start- en finishboog
Baniersaantal 6
Routebordenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en controleer die opnieuw kort voor de loop. Maak daarna een duidelijke routekaart en bepaal waar routepijlen, verkeerskegels, afzetlint en verkeershekken nodig zijn.
Regel vergunning, verzekering en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijving opent. Reserveer ook de start- en finishlocatie en toiletten; deze onderdelen zijn lastig op korte termijn alsnog te vervangen.
Plan vrijwilligers per taak en geef ze vooraf een korte briefing. Zet bij start en finish iemand voor de deelnemersstroom, iemand voor de tijdregistratie en iemand voor EHBO en onverwachte situaties.
Verstuur deelnemersinformatie vóór de wedstrijddag met starttijd, route, bereikbaarheid, startnummerinstructies en praktische afspraken. Sorteer de startnummers vooraf, zodat uitgifte niet ophoudt bij één lange rij.
Controleer de weersverwachting in de laatste dagen en richt start en finish daarop in. Leg water, EHBO-koffers, isolatiedekens, stretchers, mobiele telefoons en opgeladen powerbanks klaar voordat de eerste loper arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 5 mijl loop organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken van tevoren. In die periode kun je route, vergunning, locaties, verzekering, verkeersmaatregelen, vrijwilligers en inschrijving regelen zonder alles in de laatste week te doen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 5 mijl loop?: Reken voor een kleinschalige loop op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijk controlepunt, plus mensen voor start, finish, inschrijving, tijdregistratie en EHBO. Maak de indeling uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf en wijs voor elke taak een reserve aan.
Wanneer moet je de inschrijving voor een 5 mijl loop openen?: Open de inschrijving pas nadat route, start- en finishlocatie, vergunning en veiligheidsafspraken zijn bevestigd. Dat is meestal 6 tot 8 weken voor de loop, zodat je aanmeldingen kunt verwerken en dieetwensen of andere informatie tijdig kunt verzamelen.
Wat regel je in de laatste week voor een 5 mijl loop?: Controleer de route opnieuw, verstuur de deelnemersinformatie, schrijf de medewerkersbriefing en sorteer de startnummers. Doe ook de boodschappen, koel de dranken en controleer weer, tijdregistratie, telefoons, powerbanks en EHBO-materiaal uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.