Dodenherdenking organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, locatie en het gewenste programma voordat je anderen vastlegt. Daarna regel je de vergunning, wegafzetting, techniek en begeleiding van bezoekers. Sprekers, voordragers, muzikanten en zangers moeten ruim op tijd hun teksten en muziek aanleveren, zodat je het programma kunt testen. Op de dag zelf draait alles om een stille, gecontroleerde uitvoering: opbouw, geluidscheck, ontvangst, kranslegging en opruimen hebben elk een eigen moment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
4
Sprekers en voordragers bevestigen
2 personen
5
Muzikanten en zangers bevestigen
2 personen
6
Wegafzetting reserveren
7
Geluidsapparatuur reserveren
8
Stoelen reserveren
9
Bloemstukken en kransen bestellen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
15
Toegankelijkheid controleren
2 personen
16
Spreekteksten verzamelen
17
Muziek en geluidsfragmenten testen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Kransen en bloemen ophalen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Wegafzettingen plaatsen
4 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
26
Vlaggen en vlaggenmasten plaatsen
2 personen
27
Kransen en bloemen opstellen
2 personen
28
Kaarsen en herdenkingsmateriaal plaatsen
2 personen
29
Verlichting en kabels controleren
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
3 personen

Event

31
Registratietafel bemannen
2 personen
32
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
33
Programma en bloemen controleren
34
Herdenkingsprogramma begeleiden
3 personen
35
Stilte en trompetsignaal begeleiden
2 personen
36
Kranslegging begeleiden
3 personen
37
Dranken en koffie serveren
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen

Nazorg

40
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
41
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Wegafzettingen verwijderen
4 personen
45
Bloemen en materialen opslaan
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Restanten en afval afvoeren
2 personen
48
Herdenkingsmaterialen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 6
Statafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 2
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenverlichtingskabelsaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlagaantal 2
Vlaggenmastenaantal 2
Herdenkingskransenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Glazen windlichtenaantal 12
Ledkaarsenaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 16
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast met exacte tijden voor ontvangst, toespraken, muziek, de twee minuten stilte en de kranslegging. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor uitloop of een vertraagde start.
Vraag spreekteksten en muziek uiterlijk 2 weken vooraf op. Test tijdens de geluidsrepetitie alle draadloze microfoons, geluidsfragmenten en reservebatterijen met dezelfde opstelling als tijdens de herdenking.
Regel vergunning, wegafzetting en verkeersregelaars niet pas in de laatste week. Controleer ook vooraf de looproute, rolstoeltoegang en zichtlijnen vanaf de stoelen naar de spreker en de kransen.
Plan de opbouw achteruit vanaf het aanvangstijdstip: geluidsinstallatie, stoelen, ontvangsttafel en verlichting moeten klaar zijn voordat bezoekers binnenkomen. Leg kabels vast en houd één vrije doorgang voor hulpdiensten.
Bestel kransen en bloemstukken op tijd en plan het ophalen op een vast moment vóór de opbouw. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, windlichten, ledlampen of extra bescherming nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Dodenherdenking organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en het programma. Leg sprekers, muzikanten, wegafzetting en geluidsapparatuur bij voorkeur uiterlijk 6 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik een vergunning voor Dodenherdenking aanvragen?: Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor 4 mei. Voor een openbare herdenking met wegafzetting, geluidsapparatuur of veel bezoekers kan de behandeling extra tijd kosten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een herdenking?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor stoelen, ontvangsttafel, kransen, verlichting en geluidsinstallatie. Plan daarna minstens 30 minuten voor een volledige geluids- en programmatest.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor Dodenherdenking?: Doe een eerste controle 48 uur vooraf en een laatste controle op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om te beslissen over partytenten, windlichten, buitenverlichting en bescherming van geluidsapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.