Checklist voor een goed georganiseerd hockeytoernooi

Een hockeytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams inschrijven en een veld reserveren. Je moet tegelijk het wedstrijdschema, de scheidsrechters, het materiaal, de catering en de vrijwilligers rond krijgen. Begin met datum en velden, werk daarna de deelnemers en wedstrijden uit en controleer in de laatste week alles wat op locatie nodig is. Met deze checklist houd je overzicht en voorkom je dat ballen, wedstrijdformulieren of gekoelde producten pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Hockeyvelden reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams definitief indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Scheidsrechters inplannen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Plattegrond maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Hockeymateriaal controleren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Veldindeling uitzetten
3 personen
Doelen en netten controleren
2 personen
Wedstrijdtafels plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Drankenkoelingen vullen
2 personen
Spelmaterialen per veld klaarleggen
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Teams registreren
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Openingsronde begeleiden
4 personen
Wedstrijden fluiten
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Wedstrijdballen vervangen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Sandwiches serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Finalewedstrijd begeleiden
4 personen
Winnaars huldigen
3 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen

Nazorg

Hockeymateriaal opruimen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Restanten veilig opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Hockeysticksaantal 24
Hockeyballenaantal 40
Trainingshesjesaantal 32
Mini-doelenaantal 8
Doelnettenaantal 4
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Reservebalzakkenaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4
Klapkistenaantal 8
Klembordenaantal 12
Pennensetsaantal 8
Prikbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJspakkenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg de toernooidatum en veldreservering eerst vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je minstens 2 tot 3 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en teamindeling te verwerken.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de teams zijn ingedeeld. Plan vervolgens de scheidsrechters en leg de wedstrijdregels schriftelijk vast; druk wedstrijdformulieren en de deelnemerslijst uiterlijk 1 dag vooraf af.
Controleer hockeymateriaal niet alleen op aantallen, maar ook op reserves. Leg naast sticks, ballen, hesjes en doelen ook reservebalzakken, pionnen, markeringshoedjes, fluitjes en stopwatches klaar.
Bereken catering per deelnemer en begeleider voordat je boodschappen doet. Zet dranken tijdig koud, haal koelproducten op de afgesproken dag op en bereid sandwiches en hapjes zo dicht mogelijk op het toernooi voor.
Wijs vrijwilligers toe aan herkenbare taken zoals ontvangst, score bijhouden, catering en EHBO. Zet vóór de eerste wedstrijd tafels, scoreborden, veldmarkering en geluidsinstallatie klaar en controleer of partytenten stevig staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de datum, veldreservering en uitnodigingen. Gebruik de laatste 2 weken voor teamindeling, wedstrijdschema, vrijwilligers en materiaalcontrole.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Maak het schema zodra de inschrijvingen zijn gesloten en de teams definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken voor het toernooi. Plan de scheidsrechters daarna en druk de formulieren uiterlijk de dag ervoor af.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een hockeytoernooi?: Plan per gelijktijdig spelende wedstrijd minimaal 1 scheidsrechter en regel daarnaast 1 of 2 reserves voor pauzes en uitval. Het exacte aantal hangt af van het aantal velden en de wedstrijdduur.
Wanneer moet je eten en drinken voor een hockeytoernooi regelen?: Controleer de hoeveelheden en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor het toernooi. Haal koelproducten op de afgesproken dag op en zet dranken vóór de ontvangst koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.