Checklist voor een goed georganiseerd hockeytoernooi

Een hockeytoernooi organiseren vraagt meer dan teams en velden vastleggen. Je moet ook scheidsrechters, wedstrijdformulieren, materiaal, catering en een plan voor slecht weer op tijd regelen. Begin met de datum, veldreservering en toernooiopzet en werk daarna toe naar inschrijvingen en het wedstrijdschema. In de laatste week controleer je de weersverwachting, bevestig je de teamindeling en zorg je dat alle spullen en sleutels op locatie zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Hockeyvelden reserveren
Scheidsrechters vastleggen
Toernooiopzet bepalen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Wedstrijdschema versturen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Verzekering controleren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerscenario bepalen
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Wedstrijdformulieren afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Weersupdate versturen
Locatiesleutels ophalen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Velden uitzetten
3 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Scheidsrechters ontvangen
2 personen
Teams registreren
3 personen
Teamcaptains informeren
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Finalewedstrijd begeleiden
5 personen
Finale-uitslag verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Afval inzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Doelen en veldmateriaal opbergen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Bierbankenaantal 8
Klaptafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeygoalnettenaantal 4
Hockeyballenaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Trainingshesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Veldmarkeringenaantal 16
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Reservebalzakkenaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
Coldpacksetsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Printer

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtkabelsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Barbecuesaantal 2
Grillroostersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Start- en finishbanner
Wedstrijdschema-bordaantal 2
Routebordjesaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillelintenaantal 30

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Afvalknijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de toernooiopzet vast voordat je teams uitnodigt. Bepaal het aantal poules, de wedstrijdduur, rusttijden en hoeveel wedstrijden elk team speelt; daarmee kun je het veldgebruik en het wedstrijdschema realistisch plannen.
Reserveer naast de hockeyvelden ook voldoende ruimte voor wedstrijdtafel, catering, afvalbakken en partytenten. Controleer uiterlijk een week vooraf wie de locatiesleutels ophaalt en of doelen, goalnetten en veldmarkeringen aanwezig zijn.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen voor het toernooi door aan de catering. Koel dranken pas op het laatste moment, zodat ze tijdens de wedstrijddag koud blijven.
Maak per veld een materiaalset met hockeyballen, reservehockeysticks, hesjes, pionnen, fluitje, stopwatch en scorebord. Leg daarnaast reservebalzakken, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen klaar bij de wedstrijdtafel.
Stuur het wedstrijdschema en de teamindeling vooraf toe en verstuur op de wedstrijddag één weersupdate. Print ook een aanwezigheidslijst en wedstrijdformulieren; digitale informatie werkt niet als een laptop of tablet leeg is of geen verbinding heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Leg de datum, velden en scheidsrechters bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Teams uitnodigen en aanmeldingen verwerken kan daarna, zodat je ongeveer 2 weken voor het toernooi het definitieve wedstrijdschema maakt.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een hockeytoernooi?: Reken minimaal op 2 scheidsrechters per wedstrijd die tegelijk wordt gespeeld. Bij twee gelijktijdige velden heb je dus 4 scheidsrechters nodig, plus bij voorkeur 1 reserve voor uitval of vertraging.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema versturen?: Stuur het voorlopige schema ongeveer 2 weken vooraf, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verstuur de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor het toernooi en bevestig teamindeling en eventuele wijzigingen nogmaals op de wedstrijddag.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een hockeytoernooi?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van het toernooi. Bepaal uiterlijk 24 uur vooraf of je het evenement aanpast, uitstelt of een alternatief programma gebruikt, en stuur die beslissing direct naar alle teams.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.