Zo organiseer je een historische excursie

Een historische excursie staat of valt met een strakke volgorde: eerst deelnemers en reserveringen, daarna route, vervoer en praktische informatie. Plan museumbezoek, rondleiding en diner pas definitief nadat je het aantal deelnemers kent. Werk de historische route vooraf uit en loop die zelf na, zodat je reistijd, pauzes en lastige stukken kent. Op de dag zelf draait alles om herkenbare materialen, een duidelijke aanwezigheid en een plan voor slecht weer of vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst aanmaken
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens controleren
6
Museumbezoek reserveren
7
Rondleiding reserveren
8
Vervoer reserveren
9
Dinerreservering maken
10
Historische route uitwerken
2 personen
11
Route vooraf verkennen
2 personen
12
Vertrekpunt vastleggen
13
Noodprocedure uitschrijven
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Weersverwachting controleren
16
Programma definitief maken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
21
Routekaarten afdrukken
22
Naamlabels voorbereiden
23
Materiaal per tas verdelen
2 personen

Event

24
Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Naamlabels uitdelen
2 personen
27
Programma toelichten
28
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
29
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
30
Historische wandeling begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Museumgroep aanmelden
33
Rondleiding begeleiden
34
Dinerbezoek begeleiden
2 personen
35
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Afval verzamelen
2 personen
37
Materialen uitladen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Koelboxen schoonmaken
40
Materialen opbergen
2 personen
41
Geleende spullen retourneren
42
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiemokkenaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 4
Servertangenaantal 4
Voedselbakkenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 2
Megafoon
Zaklampenaantal 4
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 20
Documentmappenaantal 6
Dagrugzakkenaantal 6

Decoratie

Naamlabelsaantal 40
Lanyardsaantal 40
Routepijlenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 6

Buitenzaken

Opvouwbare paraplu'saantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de deelnemerslijst en verzamel meteen dieetwensen, telefoonnummers en contactgegevens. Stuur de praktische deelnemersinformatie pas nadat vertrekpunt, vervoer en programma definitief zijn.
Reserveer museum, rondleiding, vervoer en diner in die volgorde zodra het verwachte aantal deelnemers duidelijk is. Houd bij elke reservering rekening met minstens 15 minuten speling tussen aankomst, parkeren en de start van het volgende onderdeel.
Verken de historische route vooraf volledig en noteer waar je kunt pauzeren, oversteken of schuilen. Druk routekaarten af en gebruik routepijlen, zodat deelnemers niet voortdurend op hun telefoon hoeven te kijken.
Maak lunchpakketten per persoon en koel dranken vooraf. Reken voor een excursiedag op één lunchpakket en minimaal 1 liter water per deelnemer; neem extra mee voor warm weer of een langere wandeling.
Leg materiaal per tas klaar en test powerbanks, oplaadkabels en eventuele megafoon de avond ervoor. Zet bij het vertrekpunt naamlabels, aanwezigheidsregistratie, noodprocedure en een EHBO-koffer klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een historische excursie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de deelnemerslijst en uitnodigingen. Reserveer museum, rondleiding, vervoer en diner zodra je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt; populaire tijdsloten kunnen eerder vol zijn.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor een historische excursie?: Plan per programmaonderdeel 15 minuten extra voor verzamelen, toiletbezoek en vertraging. Trek daarnaast minimaal 30 minuten uit voor registratie en uitleg bij het vertrekpunt.
Hoeveel water en lunch heb ik nodig per deelnemer?: Voorzie per deelnemer één lunchpakket en minimaal 1 liter water voor de dag. Neem bij warm weer, veel wandelen of beperkte bijvulmogelijkheden ongeveer 0,5 liter extra per persoon mee.
Wat stuur je deelnemers voor een historische excursie?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 5 dagen vooraf met vertrekpunt, vertrektijd, route, vervoer, programma, kledingadvies en contactgegevens. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en wanneer ze uiterlijk aanwezig moeten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.