Checklist voor een goed georganiseerde hip-hopworkshop

Een hip-hopworkshop vraagt om meer dan een docent en een afspeellijst. Je hebt een vrije, goed geventileerde dansruimte nodig, betrouwbare geluidsapparatuur en een duidelijke planning voor ontvangst, warming-up en workshop. Regel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je weet hoeveel mensen komen en wat je moet inkopen. Op de dag zelf voorkom je vertraging door muziek offline klaar te zetten, de vloer vrij te maken en geluid vooraf te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Dansruimte reserveren
Workshopdatum bevestigen
Docent vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Programma en tijden maken
Muziekselectie samenstellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Muziek offline opslaan
Deelnemers herinneren
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Workshop openen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Basispassen oefenen
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Choreografie aanleren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Freestyle-oefening begeleiden
2 personen
Groepspresentatie begeleiden
2 personen
Avondpauze verzorgen
2 personen
Open danssessie begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Kledingrekaantal 2
Spiegelwand

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Mengpaneel
Bluetooth-ontvanger
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 10
Yogamattenaantal 20
Foamrollersaantal 10
Markeerschijvenaantal 20
Springtouwenaantal 10
Handdoekenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Schenkkanaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 6
Naamstickersaantal 60
Stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 60

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de docent en de workshopdatum vroeg en leg de tijden direct vast. Plan ook tijd voor opbouw, ontvangst en opruimen, zodat de eerste dansoefening niet wordt uitgesteld.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop en maak daarna de deelnemerslijst definitief. Verzamel dieetwensen tegelijk; zo kun je hapjes en drinken gericht inkopen in plaats van op het laatste moment bij te bestellen.
Controleer de dansruimte op vrije vloeroppervlakte en ventilatie. Zet tafels, stoelen en de registratietafel aan de rand, zodat deelnemers bij binnenkomst niet door de danszone hoeven te lopen.
Sla de muziek offline op en test het mengpaneel, de speakers, Bluetooth-ontvanger en microfoon vóór de deelnemers arriveren. Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels klaar; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak bij de opbouw.
Zet water en dranken koud voordat de workshop begint en leg handdoeken en eventuele matten zichtbaar klaar. Een registratiepunt met deelnemerslijst en bekers voorkomt opstopping bij de entree en houdt de start rustig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hip-hopworkshop organiseren?: Leg de docent, datum en dansruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit ze enkele dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een hip-hopworkshop?: Reken minimaal op ongeveer 3 vierkante meter vrije dansruimte per deelnemer. Houd daarnaast ruimte over voor geluidsapparatuur, een registratietafel en tassen; zet tafels en stoelen niet in de danszone.
Welke geluidsapparatuur heb ik nodig voor een hip-hopworkshop?: Zorg minimaal voor speakers, een mengpaneel of Bluetooth-ontvanger en een microfoon met standaard. Test alles minstens 30 minuten vóór de start en bewaar de muziek offline, zodat de workshop niet afhankelijk is van wifi.
Wat moet ik klaarzetten voor deelnemers aan een hip-hopworkshop?: Zet de deelnemerslijst, registratietafel, herbruikbare bekers, water, handdoeken en de benodigde matten klaar. Doe dat uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst; zo kun je nog stoelen verplaatsen of ontbrekende kabels aanvullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.