Hip-Hop-Workshop organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Workshop ab. So kannst du Ernährungswünsche prüfen, Snacks und Getränke kalkulieren und die passende Anzahl an Matten und Sitzplätzen bereitstellen.
• Plane für Aufbau und Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Tanzfläche, Tische und Stühle müssen stehen, bevor du Beschallungsanlage, Mischpult, Mikrofon und Bluetooth-Empfänger testest.
• Speichere die Musik am Vortag offline und teste die komplette Wiedergabekette mit Lautsprechern und Mischpult. Ein einzelner Bluetooth-Test reicht nicht aus, wenn am Veranstaltungstag kein stabiles WLAN verfügbar ist.
• Richte einen Registrierungstisch nahe dem Eingang ein und lege Teilnehmerliste, Anmeldeinformationen und Ladekabel dort bereit. So bleibt der Tanzraum frei und die Begrüßung dauert pro Person nur wenige Minuten.
• Bereite Getränke und Snacks vor dem Eintreffen der Gruppe vor und stelle Wasser gut sichtbar bereit. Wiederverwendbare Becher, Servierschalen und Servierzangen solltest du ebenfalls vor Beginn ausgeben, damit während der ersten Übung niemand den Aufbau unterbrechen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Hip-Hop-Workshop organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raumreservierung, Datum und Dozent. Verschicke die Einladungen mindestens 2 Wochen vor dem Workshop, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig planen kannst.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Hip-Hop-Workshops?

Rechne mit mindestens 60 Minuten für Raum, Mobiliar, Tanzfläche und Technik. Öffne den Raum zusätzlich 15 Minuten früher, falls Lautsprecher, Verlängerungskabel oder Mikrofon noch angepasst werden müssen.

Wann sollte ich die Musik für den Hip-Hop-Workshop vorbereiten?

Stelle die Musikauswahl spätestens 2 Tage vorher zusammen und speichere sie am Vortag offline. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten für einen vollständigen Soundcheck mit Mischpult, Lautsprechern und Mikrofon ein.

Wie viele Getränke brauche ich für einen Hip-Hop-Workshop?

Kalkuliere mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person für einen zweistündigen Workshop und stelle zusätzlich Getränke für die Ankunft bereit. Fülle Kühlboxen spätestens 30 Minuten vor Beginn und halte einige Becher als Reserve zurück.

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