Hawaiifeest organiseren: checklist en planning

Een Hawaiifeest draait om buiten eten, tropische aankleding en een goede voorbereiding van de barbecue. Begin met de gastenlijst en dieetwensen, leg daarna het menu, de tenten en de muziek vast. In de laatste week regel je boodschappen, decoratie en herbruikbaar servies; op de dag zelf bouw je de buitenruimte, bar en barbecue stap voor stap op. Deze checklist helpt je zien wat vaak wordt vergeten, zoals koeling, verlichting, afvalbakken en een beschutte plek voor het buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Menu en boodschappenlijst afronden
2 personen
Partytenten en barbecue reserveren
Muziekplaylist samenstellen
Allergieën aan keuken doorgeven
Voorraad herbruikbare spullen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Fruit en groenten wassen
2 personen
Marinades en sauzen bereiden
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotoplek inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Fruit en salades voorbereiden
3 personen
Broodjes en toppings klaarzetten
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Welkomsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Limbo en spellen begeleiden
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
Muziek en activiteiten afronden
2 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur controleren en reinigen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Herbruikbare wijnglazenaantal 45
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Hittebestendige handschoenenaantal 2

Decoratie

Bloemenslingersaantal 8
Hawaiikettingenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Opblaasbare palmbomenaantal 2
Fotowand
Fotoprops
Welkomstbord

Sportmateriaal

Limbo-stokkenaantal 2
Hoelahoepenaantal 6
Plastic kegelsaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag uiterlijk 1 week voor het feest naar dieetwensen en allergieën. Zo kun je het definitieve aantal gasten en het menu tijdig doorgeven aan de keuken.
Reserveer partytenten en de barbecue minimaal 2 weken vooraf. Controleer tegelijk of er genoeg tafels, stoelen, statafels en afvalbakken zijn voor het definitieve aantal gasten.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en zet extra koelboxen klaar voor het buffet. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het weer en de duur van het feest.
Zet de barbecue op een vlakke plek met minimaal 2 meter afstand van tentdoek en versiering. Leg barbecuetangen, hittebestendige handschoenen en een aparte snijplank klaar voordat je het vuur aansteekt.
Hang lichtslingers en versiering vóór de gasten arriveren en test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 uur vooraf. Richt de fotoplek in vóór het buffet, zodat die niet wordt geblokkeerd door tafels of serveerschalen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Hawaiifeest organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, locatie, partytenten en barbecue. Rond 1 week vooraf het aantal gasten, dieetwensen, menu en boodschappen af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Hawaiifeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een feest van 4 uur komt dat neer op ongeveer 8 tot 12 drankjes per gast, met extra water bij warm weer.
Wanneer moet ik de barbecue en het buffet voorbereiden?: Was fruit en groenten en bereid marinades en sauzen op de ochtend van het feest. Zet het buffet ongeveer 30 minuten voor aanvang klaar en steek de barbecue pas aan als de gasten bijna arriveren.
Wat wordt vaak vergeten bij een Hawaiifeest?: Veel organisatoren regelen wel decoratie, maar vergeten koeling, afvalbakken, verlichting en verlengkabels. Controleer deze spullen uiterlijk 1 dag vooraf en test elektrische apparatuur minimaal 1 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.