Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Plan vergunning, verzekering en verkeersplan als eerste blok en houd minimaal 8 tot 12 weken ruimte voor aanvragen en afstemming. Zonder goedgekeurde route kun je verkeersregelaars en afzettingen niet definitief inroosteren.
• Inspecteer de route uiterlijk één week vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Controleer vooral kruisingen, pijlen, kilometerborden, verkeerskegels, dranghekken en afzetlint; één ontbrekende aanwijzing kan lopers verkeerd sturen.
• Maak startnummers niet pas op het laatste moment. Sorteer ze per startvak of alfabetisch en leg veiligheidsspelden, deelnemerslijst, klemborden en pennen bij de inschrijftafels klaar, zodat de uitgifte per deelnemer hooguit enkele minuten duurt.
• Werk met een apart draaiboek voor de start- en finishzone. Noteer wie de partytenten, tafels, stoelen, start- en finishboog, tijdwaarneming, microfoon en stroomvoorziening controleert en laat dit minimaal 90 minuten voor de start doen.
• Gebruik de weersverwachting voor concrete beslissingen over koelboxen, herbruikbare bekers, paraplu's, schaduw en kleding van vrijwilligers. Controleer 48 uur vooraf opnieuw de voorraad en wijs één persoon aan die tijdens de wedstrijd de bevoorrading bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?

Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de eerste 2 weken voor het format, de route, de startlocatie en de vergunning; daarna kun je inschrijving en vrijwilligersplanning openen.

Welke vergunning heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?

Dat hangt af van de route en de gemeente, maar bij gebruik van openbare weg is meestal toestemming of een evenementenvergunning nodig. Dien de aanvraag minimaal 8 tot 12 weken vooraf in en voeg het verkeersplan toe als daarom wordt gevraagd.

Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een hardloopwedstrijd?

Bepaal het aantal per kruising, oversteek en risicopunt op de route; één verkeersregelaar per afgesloten of bewaakt punt is een praktisch uitgangspunt. Maak de definitieve bezetting uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je open plekken nog kunt opvangen.

Wat moet je op de wedstrijddag als eerste doen?

Start ongeveer 3 uur voor de eerste start met het afzetten van het start- en finishgebied en het controleren van de route. Laat daarna de inschrijftafels, nummers, tijdwaarneming, EHBO, communicatie en vrijwilligersposten nalopen; plan minstens 90 minuten voor de start een volledige briefing.

Plannen die hierop lijken

• Boodschappenlijst voor een agilitywedstrijd
• Checklist voor een goed georganiseerde agilitywedstrijd
• Wat heb je nodig voor een criterium?
• Criterium organiseren: checklist van parcours tot finish