Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet met startnummers of medailles, maar met een haalbare route en een duidelijke wedstrijddatum. Leg daarna afstanden, start- en finishlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen vast voordat je de inschrijving opent. Tijdens de voorbereiding draait veel om planning: deelnemersinformatie, vrijwilligers, routeposten en materiaal moeten op elkaar aansluiten. Met deze aanpak voorkom je dat belangrijke zaken pas in de laatste week aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdafstanden bepalen
2 personen
3
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
4
Hardlooproute uitzetten
3 personen
5
Route op verkeersrisico's controleren
3 personen
6
Vergunningaanvraag indienen
7
Verkeersregelaars aanmelden
8
Verzekeringsgegevens controleren
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Wedstrijd promoten
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
18
Routeposten toewijzen
2 personen
19
Starttijden publiceren
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Startnummers ontwerpen
22
Startnummers afdrukken
2 personen
23
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
24
Medaillevoorraad controleren
25
Prijzen en bekers inkopen
26
Reserveringen maken
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Start- en finishmateriaal klaarzetten
4 personen
29
Routeborden sorteren
2 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Route en verkeersplan bevestigen
2 personen
32
Terrein schoonmaken
3 personen
33
Tenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Startboog opbouwen
3 personen
36
Finishboog opbouwen
3 personen
37
Startnummerbalie inrichten
3 personen
38
Inschrijftafel inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
40
Stroomvoorziening testen
2 personen
41
Routepijlen plaatsen
5 personen
42
Kilometerborden plaatsen
3 personen
43
Drankposten inrichten
4 personen
44
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen

Event

45
Startnummers uitdelen
4 personen
46
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
47
Deelnemers naar startvakken begeleiden
3 personen
48
Openingsinstructie geven
49
Startschot verzorgen
2 personen
50
Routeposten bemannen
10 personen
51
Verkeersstromen begeleiden
8 personen
52
Dranken uitdelen
6 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
56
Herstelhapjes serveren
4 personen
57
Finishgebied schoonhouden
2 personen
58
EHBO-meldingen registreren
2 personen
59
Tussenstanden bijhouden
2 personen
60
Uitslagen controleren
2 personen
61
Prijzenceremonie uitvoeren
3 personen
62
Bedankwoord uitspreken

Nazorg

63
Routeborden verwijderen
5 personen
64
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
65
Tenten en inrichting afbreken
5 personen
66
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Foto's met deelnemers delen
72
Verloren voorwerpen registreren
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Afval afvoeren
2 personen
76
Deelnemers bedanken
2 personen
77
Vrijwilligers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Startboog
Finishboog
Afzethekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2
Podiumblokkenaantal 3

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 45
Kilometerbordenaantal 12
Startnummersaantal 350
Startnummerhoudersaantal 250
Medaillelintenaantal 250
Finishtimer
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Drinkbekers voor postenaantal 1200
Waterjerrycansaantal 12
Koelboxenaantal 8
Isolatiedekensaantal 20
Hesjes verkeersregelaarsaantal 12
Hesjes vrijwilligersaantal 20
Podiumbekersaantal 9

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele opladersaantal 6
Portofoonsaantal 12
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Baniersaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordhoudersaantal 20

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 50
Pleistersaantal 100
Sporttapeaantal 6
Wondgaasjesaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 3
Koude kompressenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, afstanden, route en start- en finishlocatie. Controleer de route direct op kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn.
Dien de vergunningaanvraag in voordat je de wedstrijd publiceert. Neem ook verkeersregelaars, verzekeringsgegevens en tijdelijke afzettingen mee; een route kan op papier kloppen maar praktisch onveilig zijn.
Open de inschrijving pas wanneer afstanden, starttijden en deelnemersinformatie vaststaan. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen op totaal aantal. Wijs routeposten, verkeersregelaars, start, finish en verzorgingspunten toe en geef iedereen vooraf een korte instructie met contactnummer.
Controleer 3 dagen vooraf alle aantallen: startnummers, medailles, bekers, routepijlen, kilometerborden, water en isolatiedekens. Test de finishtimer, luidsprekers, microfoon en stroomvoorziening vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode regel je de route, vergunning, verkeersveiligheid, inschrijving en vrijwilligers; controleer het complete materiaal uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra datum, route en start- en finishlocatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Wacht niet tot na de promotie, omdat wijzigingen in route of verkeersmaatregelen extra tijd kunnen kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een hardloopwedstrijd?: Maak eerst een bezetting per kruising, routepost, start en finish. Reken voor elke verkeersgevoelige plek op minimaal één geïnstrueerde verkeersregelaar en voeg daarnaast aparte mensen toe voor tijdregistratie, deelnemerspakketten en de finish.
Wat moet je een week voor een hardloopwedstrijd controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, starttijden, dieetwensen, vrijwilligersindeling en deelnemersinformatie. Controleer daarna 3 dagen vooraf de aantallen startnummers, medailles, routeaanduiding, drinkpostmateriaal en de werking van tijdregistratie en geluid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.