Hardloopwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij het parcours, de vergunningen en de veiligheid. Leg eerst de route, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen vast. Daarna regel je inschrijvingen, medische ondersteuning, tijdregistratie, vrijwilligers en communicatie met buurtbewoners. In de laatste weken controleer je bestellingen, deel je posten in en maak je het materiaal per locatie klaar. Deze checklist bevat 73 taken en 63 spullen voor een overzichtelijke voorbereiding en wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Parcours uitwerken
2 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Verkeersplan indienen
2 personen
Verzekering controleren
Medische ondersteuning vastleggen
Verkeersregelaars werven
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Medaillebestelling controleren
Tijdregistratie regelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Posten langs parcours bepalen
2 personen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Vrijwilligerspakket samenstellen
2 personen
Parcoursmateriaal klaarzetten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Route opnieuw controleren
2 personen
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Finishboog plaatsen
3 personen
Parcoursmarkering aanbrengen
6 personen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Waterposten inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Verkeersregelaars positioneren
8 personen

Event

Inschrijvingen controleren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Laatste deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Startsein geven
2 personen
Parcoursposten bemannen
12 personen
Verkeer begeleiden
8 personen
Water uitdelen
6 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
EHBO ondersteunen
2 personen
Speakerteksten omroepen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
Parcours vrijgeven
2 personen

Nazorg

Afzettingen verwijderen
6 personen
Parcoursmateriaal verzamelen
6 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Afval inzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Start- en finishgebied schoonmaken
4 personen
Verkeersborden retourneren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersmail versturen
Foto's delen
Vrijwilligers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Finishlint
Medaillelintenaantal 220
Wedstrijdmedaillesaantal 220
Startlijnmat
Finishboog
Pionnenaantal 40
Routepijlenaantal 60
Kilometermarkeringenaantal 10
Parcourslintaantal 8
Startpistool
Reservefluitjesaantal 12
Verkeershekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Verkeersbordenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 25
Zaklampenaantal 8
Routekaartenaantal 30
Clipboardsaantal 12
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
IJscompressenaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 4
Brancard

Apparatuur

Megafonenaantal 3
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 3
Printer
Printpapieraantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Catering

Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4

Schoonmaak

Handgelhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Afvalgrijpersaantal 4
Hervulbare handzeepdispensersaantal 6

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Finishbanierenaantal 2
Podiumlintenaantal 3

Tips

Vraag de parcoursvergunning en dien het verkeersplan vroeg in: reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, omdat verkeersregelaars, hekken en routeafzetting daarvan afhangen.
Plan per kilometer een controlepunt en controleer de route uiterlijk één week vooraf opnieuw. Markeer bochten, kruisingen en posten met routepijlen, pionnen en parcourslint.
Maak uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd een vrijwilligersindeling met tijden, telefoonnummers en locaties. Geef verkeersregelaars en parcoursbegeleiders daarnaast reservefluitjes of megafonen.
Controleer startnummers, medaillelinten en wedstrijdmedailles zodra de levering binnen is. Sorteer de startnummers vooraf op nummer of categorie, zodat de inschrijftafel op de wedstrijddag niet vastloopt.
Test tijdregistratie, printer, tablets, microfoon en geluidsinstallatie de dag ervoor. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks apart per post en houd een reserveoplossing voor handmatige tijdwaarneming klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met het wedstrijdconcept, parcours en de start- en finishlocatie. Dien vergunningen en het verkeersplan minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum in.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Voor een kleine wedstrijd reken je op minimaal 1 vrijwilliger per cruciale kruising of parcourspost, plus mensen voor inschrijving, start, finish en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en plan enkele reserves in.
Wat moet ik één week voor een hardloopwedstrijd controleren?: Controleer de route, weersverwachting, vergunningen, medische ondersteuning, verkeersregelaars, vrijwilligersindeling en leveringen. Sorteer ook de startnummers en controleer of alle medailles, routepijlen, pionnen en afzetmaterialen aanwezig zijn.
Hoeveel drank heb ik nodig bij een hardloopwedstrijd?: Dat hangt af van afstand, temperatuur en het aantal deelnemers. Bereken per drankpost minimaal 0,25 tot 0,5 liter per deelnemer en bestel extra voorraad voor warm weer of vertragingen; leg de definitieve hoeveelheid uiterlijk 3 dagen vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.