Handbikewedstrijd organiseren: checklist en planning
Een handbikewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, tijdwaarneming, EHBO, deelnemersinformatie en een team dat tijdens de wedstrijd snel kan handelen. Begin met de locatie en vergunningen, werk daarna het parcours en de wedstrijdorganisatie uit en sluit af met een controle van deelnemers en materiaal. Met deze checklist houd je zicht op de volgorde en voorkom je dat kritieke zaken pas in de laatste week boven water komen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verkeersplan indienen
Verkeersregelaars reserveren
Tijdwaarneming reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcours definitief uitzetten
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsorborden bestellen
Startnummers laten drukken
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verzekeringsgegevens controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaart afdrukken
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Materiaal laden
4 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
Parcours markeren
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Registratietafel opstellen
3 personen
Publiekstafels opstellen
4 personen
Tent en schaduwplekken opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Sponsorborden plaatsen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers inchecken
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Technische keuring uitvoeren
3 personen
Parcoursveiligheid controleren
4 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Startopstelling begeleiden
4 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Rondepassages registreren
4 personen
Veiligheidsposten bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Catering afsluiten
2 personen
Nazorg
Publieksruimte afbouwen
4 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tijdwaarneming demonteren
3 personen
Materiaal terugladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Prijs- en sponsormateriaal opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Starthekkenaantal 12
- Kleedkamerschermenaantal 4
Sportmateriaal
- Verkeerskegelsaantal 80
- Baanlintaantal 12
- Pijlbordenaantal 20
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Startnummersaantal 80
- Startnummerhoudersaantal 80
- Rugbyfluitjesaantal 10
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlintenaantal 2
- Reservehandbikesaantal 2
- Fietspompenaantal 4
- Gereedschapssetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Bidonkrattenaantal 6
- Podiumdelenaantal 3
Apparatuur
- Tijdwaarnemingscomputer
- Laptopaantal 2
- Mobiele portofoonsaantal 12
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 10
- Mobiele printersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Bouwlampenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 12
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
Decoratie
- Sponsordoekenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Podiumlint
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de wedstrijdlocatie, vergunning en het verkeersplan ruim vóór je inschrijving opent. Reserveer verkeersregelaars en leg de inzet vast zodra het parcours definitief is; zonder die bezetting kun je een openbare route niet veilig laten doorgaan.
- Plan tijdwaarneming en EHBO als afzonderlijke onderdelen. Test de tijdwaarnemingscomputer, laptop, stopwatches en portofoons vooraf en wijs per startgroep een verantwoordelijke aan voor communicatie en incidenten.
- Maak het parcours zichtbaar voor deelnemers én weggebruikers. Controleer tijdens een volledige ronde of verkeerskegels, baanlint, pijlborden, waarschuwingsborden en starthekken op de juiste afstand staan en niet kunnen omvallen.
- Verwerk aanmeldingen niet pas op de wedstrijddag. Controleer verzekeringsgegevens, verzamel dieetwensen, deel startgroepen in en druk deelnemerslijst, routekaart en startnummers uiterlijk de dag ervoor af.
- Leg een reserveplan klaar voor materiaal en energie. Controleer reservehandbikes, fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden en laad powerbanks op; test ook verlengkabels, stekkerdozen en de geluidsinstallatie vóór de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een handbikewedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met de locatie, wedstrijdvergunning en het verkeersplan. Reserveer tijdwaarneming, EHBO en verkeersregelaars zodra de datum en route vaststaan; plan de definitieve parcourscontrole uiterlijk een week voor de wedstrijd.
- Wat moet ik regelen voor de veiligheid bij een handbikewedstrijd?
- Regel een goedgekeurd verkeersplan, verkeersregelaars, EHBO-bezetting, duidelijke waarschuwingsborden en een afgebakend parcours. Controleer het volledige parcours minimaal één keer vooraf en geef vrijwilligers vóór de start een briefing van 15 tot 30 minuten.
- Wanneer moet de deelnemersinformatie worden verstuurd?
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Vermeld daarin de starttijd, startgroep, route, aanmeldprocedure, verzekeringscontrole en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een handbikewedstrijd?
- Het aantal hangt af van de lengte en het aantal kruisingen van het parcours. Tel naast de wedstrijdleiding minimaal één vrijwilliger per bemande verkeerspost, plus aparte mensen voor aanmelding, startnummers, tijdwaarneming, EHBO-ondersteuning en de finish.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!