Organiser une course de handbike : la checklist complète

Une course de handbike demande une coordination précise entre le parcours, la sécurité, les inscriptions et l’arrivée. Commence par réserver le site et obtenir l’autorisation de compétition, puis verrouille la circulation, le chronométrage et les secours. Les dernières semaines servent à traiter les inscriptions, répartir les départs et préparer les bénévoles. Cette checklist regroupe 74 tâches et 52 équipements pour suivre l’organisation dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Soumettre le plan de circulation
Réserver des agents de circulation
Réserver le chronométrage
Assurer la présence des secours
Établir le règlement du concours
2 personnes
Tracer définitivement le parcours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Commander les panneaux sponsor
Faire imprimer les dossards
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations d'assurance
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer la carte d'itinéraire
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
Baliser le parcours
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer la table d’inscription
3 personnes
Installer les tables pour le public
4 personnes
Monter la tente et les zones d’ombre
5 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux des sponsors
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Enregistrer les volontaires
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle technique
3 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
4 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Accompagner l’installation de départ
4 personnes
Lancer la compétition
3 personnes
Enregistrer les passages de tour
4 personnes
Tenir les postes de sécurité
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

Démonter l’espace public
4 personnes
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter le chronométrage
3 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Publier les résultats
Informer les participants
Ranger le matériel de prix et de sponsoring
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portiques de départqté 12
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'avertissementqté 12
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Sifflets de rugbyqté 10
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 2
Vélos à main de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Caisses de bidonsqté 6
Éléments de podiumqté 3

Équipement

Ordinateur de chronométrage
Ordinateur portableqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 10
Imprimantes mobilesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Louchesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Banderoles de sponsoringqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban de scène

Catering

Courses

Conseils

Trace le parcours définitivement avant d’imprimer les cartes, les panneaux et les informations destinées aux participants. Une modification tardive oblige souvent à refaire plusieurs supports et à réorganiser les signaleurs.
Réserve les agents de circulation, les secours et le chronométrage dès que le lieu est confirmé. Ces prestations conditionnent la validation de la compétition et ne se remplacent pas facilement à quelques jours du départ.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier les assurances, recueillir les besoins alimentaires et répartir les groupes de départ. Imprime ensuite la liste des participants et trie les dossards par ordre de départ.
Prévois un briefing des bénévoles avec les postes, les horaires, le plan d’itinéraire et les moyens de communication. Distribue les talkies-walkies avant l’ouverture du site et vérifie leur autonomie sur une durée d’au moins une demi-journée.
Contrôle la météo, le balisage et le matériel technique la veille. Prépare notamment les vélos à main de réserve, les pompes, les chambres à air, les kits d’outils et les batteries externes pour limiter les arrêts imprévus.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une course de handbike ?: Commence idéalement plusieurs mois avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, demande l’autorisation de compétition et sécurise les secours, la circulation et le chronométrage avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant la course faut-il fermer les inscriptions ?: Prévois une clôture au moins 7 à 10 jours avant le départ. Ce délai permet de vérifier les informations d’assurance, répartir les groupes, préparer les dossards et envoyer les consignes aux participants.
Que faut-il prévoir pour sécuriser le parcours d’une course de handbike ?: Prépare le plan de circulation, les agents nécessaires, les cônes, le ruban de balisage, les panneaux indicateurs et les panneaux d’avertissement. Vérifie le parcours une dernière fois la veille et le matin même avant l’arrivée des participants.
Quel matériel de secours faut-il avoir pour les handbikes ?: Prévois au minimum des vélos à main de réserve, des pompes, des chambres à air de rechange et des kits d’outils. Installe ce matériel à un point facilement accessible et attribue une personne à sa gestion pendant toute la course.

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