Halloweenfeest organiseren: checklist en planning

Een Halloweenfeest loopt soepeler als je eerst datum, locatie en programma vastlegt en daarna pas inkopen doet. Plan tijd voor vergunningen, vrijwilligers, dieetwensen en een alternatief binnenprogramma. Voor de aankleding werken pompoenen, kunstmatige spinnenwebben, LED-kaarsen en lichtsnoeren goed, maar controleer ook stroompunten en veilige looproutes. Deze checklist helpt je van eerste begroting tot gastenlijst, gekoelde dranken en de laatste controle op de feestdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Begroting opstellen
2 personen
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma publiceren
Buren informeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetwensen aan cateraar doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Spelregels printen
Route voor speurtocht uitzetten
3 personen
Spooktocht voorbereiden
4 personen
Prijzen voor spellen klaarleggen
Contant geld en pinapparaat klaarleggen
2 personen
Contactlijst vrijwilligers printen
Sleutels van locatie ophalen
Locatie openen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Pompoenen plaatsen
2 personen
Lichtdecoratie aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Speurtochtposten inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstwoord geven
Kinderspellen begeleiden
4 personen
Pompoenen versieren begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Speurtocht begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Spooktocht begeleiden
6 personen
Muziek bedienen
Danswedstrijd begeleiden
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Eindmededeling geven

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Sleutels terugbrengen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Kommenaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Halloweenballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Kunstmatige spinnenwebbenaantal 8
Plastic spinnenaantal 40
Halloweenpostersaantal 15
Pompoenenaantal 25
LED-kaarsenaantal 40
Grafsteenpropsaantal 6
Heksenhoedenaantal 10
Zwarte tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Ringwerpspel
Blikgooispel
Blinddoekenaantal 8
Plastic bekers voor spellenaantal 40
Speurtochtbordjesaantal 12
Speurtochtstempelsaantal 12
Prijzenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf de locatie, het programma en de begroting definitief. Controleer bij een buitenlocatie meteen vergunningen, informeer buren en reserveer partytenten als beschutting nodig is.
Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Gebruik de definitieve gastenlijst om dieetwensen aan de cateraar door te geven en vrijwilligers per taak in te delen.
Zet de decoratie niet pas op de feestdag klaar: sorteer pompoenen, slingers, spinnenwebben, posters en LED-kaarsen minimaal 1 dag eerder. Test ook alle LED-lichtsnoeren, speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de voorraad enkele uren vooraf in koelboxen. Controleer daarnaast herbruikbare bekers, borden, kommen, besteksets en serveerschalen voordat de boodschappen worden gedaan.
Zet de speurtocht en het binnenprogramma uiterlijk de dag ervoor klaar. Print de spelregels, zet de route uit bij daglicht en leg zaklampen klaar; controleer op de dag zelf de weersverwachting en de verlichting langs de route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Halloweenfeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en begroting. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor het feest en maak 7 dagen vooraf de definitieve gastenlijst.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Halloweenfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koel de dranken enkele uren vooraf en houd extra water beschikbaar, vooral als het programma langer dan 3 uur duurt.
Wanneer moet ik de Halloweenversiering ophangen?: Sorteer en test de decoratie minimaal 1 dag vooraf. Hang buitenverlichting en decoratie bij voorkeur overdag op, zodat je kabels, stekkerdozen en looproutes goed kunt controleren.
Wat regel ik bij slecht weer voor een Halloweenfeest?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet uiterlijk de dag ervoor een alternatief binnenprogramma klaar en controleer of partytenten en verlichting veilig kunnen worden gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.