Halloween-Party organisieren: die Checkliste für deine Planung

Eine Halloween-Party steht und fällt mit guter Vorbereitung: Location, Programm, Gäste, Verpflegung und Beleuchtung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Budget und Ablauf, bevor du Einladungen verschickst oder Lieferanten buchst. Später folgen Gästeliste, Ernährungswünsche, Einkauf und Dekoration. Besonders leicht vergessen werden ein Schlechtwetterplan, die Beleuchtung draußen und eine klare Einteilung der Helfer. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt bis zum Aufräumen nach der Party.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Budget erstellen
2 Personen
Lieferanten reservieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
Programm veröffentlichen
Nachbarn informieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
Endgültige Gästeliste erstellen
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Snacks einkaufen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Spielregeln drucken
Route für die Schnitzeljagd festlegen
3 Personen
Geistertour vorbereiten
4 Personen
Preise für Spiele bereitlegen
Bargeld und Kartenterminal bereitlegen
2 Personen
Kontaktliste der Freiwilligen ausdrucken
Schlüssel vom Veranstaltungsort abholen
Location öffnen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Kürbisse platzieren
2 Personen
Lichtdekoration anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Schnitzeljagd-Stationen einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Begrüßungswort sprechen
Kinderspiele betreuen
4 Personen
Anleitung zum Verzieren von Kürbissen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Schnitzeljagd begleiten
5 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Spukwanderung begleiten
6 Personen
Musik bedienen
Tanzwettbewerb begleiten
2 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
Abschlussansage machen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Schlüssel zurückbringen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 80
SchalenAnz. 40
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

Halloween-LuftballonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Künstliche SpinnwebenAnz. 8
KunststoffspinnenAnz. 40
Halloween-PosterAnz. 15
KürbisseAnz. 25
LED-KerzenAnz. 40
GrabsteinpropsAnz. 6
HexenhüteAnz. 10
Schwarze TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Sportmaterial

Ringwurfspiel
Dosenwerfen
AugenbindenAnz. 8
Plastikbecher für SpieleAnz. 40
Schnitzeljagd-SchilderAnz. 12
Schnitzeljagd-StempelAnz. 12
PreiseAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Route der Schnitzeljagd spätestens zwei Wochen vorher fest. Drucke die Spielregeln aus und prüfe die Strecke bei Tageslicht sowie im Dunkeln.
Kläre die endgültige Gästezahl 5 bis 7 Tage vor der Party und gib die erfassten Ernährungswünsche direkt an den Caterer weiter. So kannst du Snacks, Teller, Schalen und Besteck passend einplanen.
Prüfe eine Woche vorher, ob Partyzelte, Tische, Klappstühle, Buffetische und ein Garderobenständer tatsächlich verfügbar sind. Für draußen brauchst du zusätzlich Außenlampen, Taschenlampen und Verlängerungskabel.
Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vorher und stelle Kühlboxen bereit, wenn der Kühlschrank nicht für alle Flaschen und Dosen reicht. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person.
Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage und bereite das Indoor-Programm vor, statt erst bei Regen umzudisponieren. Informiere Nachbarn rechtzeitig und teile Helfer für Einlass, Buffet, Musik, Spiele und das Aufräumen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Halloween-Party planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location, Budget und Programm. Einladungen sollten mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Party verschickt werden.
Wann soll ich die Halloween-Einkäufe erledigen?: Dekoration und haltbare Snacks kannst du 7 bis 10 Tage vorher besorgen. Frische Lebensmittel kaufst du 1 bis 2 Tage vorher, Getränke kühlst du am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Halloween-Party?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Halte zusätzlich Wasser bereit und berücksichtige die endgültige Gästezahl, die du 5 bis 7 Tage vorher bestätigst.
Was muss ich bei einer Halloween-Party draußen beachten?: Prüfe 24 Stunden vorher die Wettervorhersage und lege ein Indoor-Programm als Ausweichlösung fest. Für Wege und die Schnitzeljagd solltest du Außenlampen oder Taschenlampen einplanen und Kabel so sichern, dass niemand darüber stolpert.

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