Haagplantdag organiseren: checklist en planning

Een Haagplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen planten bestellen. Je moet de plantlocatie controleren, aantallen bepalen, toestemming regelen en vrijwilligers op tijd indelen. Op de dag zelf draaien de werkzones alleen soepel als planten, gereedschap, water en catering klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te zetten en voorkom dat levering, veiligheid of nazorg op het laatste moment geregeld moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Plantlocatie inspecteren
2 personen
Plantplan en aantallen bepalen
2 personen
Vergunningen en toestemming controleren
Haagplanten en materiaal bestellen
2 personen
Locatie reserveren
Vrijwilligerslijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Werkzones markeren
2 personen
Ondergrondse leidingen controleren
2 personen
Levering van planten bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Vrijwilligers herinneren
Planten water geven
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Werkterrein veilig afzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Plantuitgiftepunt inrichten
2 personen
Gereedschap per werkzone verdelen
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Werkindeling uitleggen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Plantgaten uitzetten
4 personen
Plantgaten graven
12 personen
Haagplanten uitdelen
3 personen
Haagplanten planten
20 personen
Grond rond planten aandrukken
8 personen
Nieuwe aanplant water geven
6 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Plantresultaat fotograferen
Restmateriaal verzamelen
4 personen
Gereedschap innemen
3 personen

Nazorg

Afval scheiden
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Werkterrein schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gereedschap schoonmaken
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Plantlocatie nalopen
2 personen
Nieuwe aanplant opnieuw water geven
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Afvalbakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Theelepelsaantal 40

Decoratie

Routepijlenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Naamstickersaantal 100
Tafelkledenaantal 6

Gereedschap

Spadesaantal 15
Scheppenaantal 10
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 8
Kruiwagensaantal 4
Gieteraantal 10
Tuinslangenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Houten piketpalenaantal 40
Metselkoordaantal 4
Rubberen hamersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 40
Kruiwagenzeilenaantal 2

Plantmateriaal

Haagplantenaantal 250
Boompalenaantal 40
Bindbandaantal 2
Compostaantal 20
Boomschorsaantal 15

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Afzethekkenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de plantlocatie vóór je aantallen bestelt. Meet de plantlijn op, bekijk de ondergrond en laat ondergrondse leidingen controleren; zo voorkom je dat de gekozen haagplanten of werkzones niet passen.
Bevestig de levering van de planten uiterlijk enkele dagen vooraf. Spreek af waar de planten worden neergezet en geef ze direct water als ze niet dezelfde dag de grond in gaan.
Maak per werkzone een eigen set met spades, scheppen, harken, schoffels, een kruiwagen en een gieter. Zo hoeven vrijwilligers niet steeds naar één centraal gereedschapspunt terug te lopen.
Plan de vrijwilligersindeling vóór je herinneringen verstuurt. Wijs naast plantteams ook mensen aan voor ontvangst, plantuitgifte, veiligheid, catering en het verplaatsen van materialen.
Regel stroom en beschutting vóór de opbouw begint. Controleer verlengkabels en stekkerdozen, zet partytenten stevig op en plaats informatieborden en routepijlen zodat deelnemers direct weten waar ze moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Haagplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om toestemming en locatie te regelen, planten en materiaal te bestellen, vrijwilligers te werven en aanmeldingen te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Haagplantdag?: Dat hangt af van het aantal plantzones, maar plan naast de plantteams minimaal 3 extra rollen: één persoon voor ontvangst en uitgifte, één voor veiligheid en één voor catering of water. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de haagplanten bestellen?: Bestel zodra de locatie, plantlengte en aantallen zijn vastgesteld, meestal 3 tot 4 weken voor de plantdag. Bevestig de levering nogmaals 2 tot 3 dagen vooraf en controleer direct de aantallen bij aankomst.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste klaarzetten?: Zet eerst het werkterrein veilig af en markeer de werkzones. Bouw daarna de partytenten op, plaats tafels en stoelen, richt het plantuitgiftepunt in en verdeel het gereedschap voordat vrijwilligers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.