Checklist voor een goed georganiseerde groendakplantdag

Een groendakplantdag vraagt om meer voorbereiding dan alleen sedum en scheppen klaarzetten. Laat eerst de dakconstructie controleren, bepaal het groendaksysteem en leg vast hoe deelnemers veilig op het dak komen. Plan daarna materiaal, levering, vrijwilligers en werkzones op elkaar af. Deze checklist helpt je om de voorbereiding, de plantdag zelf en de opruiming in een logische volgorde te organiseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Dakconstructie laten controleren
2 personen
Groendaksysteem bepalen
2 personen
Daktoegang vastleggen
Materiaalhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Levering van materialen plannen
Gereedschap reserveren
Afvalafvoer regelen
Eten en drinken bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantallen bevestigen
Werkindeling maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Plantmateriaal controleren
2 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Deelnemersinformatie klaarleggen

Event

Werkzones afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Gereedschap sorteren
3 personen
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
Drainagemateriaal klaarzetten
3 personen
Substraat verdelen
4 personen
Sedumplanten uitladen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Werkteams indelen
2 personen
Beschermlaag controleren
3 personen
Drainagelaag aanbrengen
8 personen
Filterdoek aanbrengen
6 personen
Substraat op dekken verdelen
10 personen
Substraat gelijkmatig harken
8 personen
Sedummatten uitrollen
10 personen
Sedumplanten planten
12 personen
Randen vrijmaken
4 personen
Beplanting water geven
6 personen
Dakoppervlak controleren
3 personen
Gereedschap innemen
3 personen
Resultaat fotograferen
2 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen scheiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Gereedschap reinigen
3 personen
Werkzones schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Partytenten drogen en opbergen
3 personen
Dakgoten en afvoeren controleren
2 personen
Beplanting opnieuw water geven
2 personen
Geleend gereedschap retourneren
2 personen
Materiaaloverschot opslaan
2 personen
Foto's en deelnemersinformatie archiveren
Deelnemers bedankbericht sturen
Onderhoudskalender ophangen
2 personen
Beplanting opnieuw inspecteren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Ontvangsttafel
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Accuboormachinesaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bouwradio'saantal 2
Weegschaal

Gereedschap

Scheppenaantal 8
Harkenaantal 8
Kruiwagensaantal 4
Emmersaantal 16
Plantenschepjesaantal 20
Snoeischarenaantal 6
Waterpassenaantal 3
Meetlintenaantal 4
Rubberen hamersaantal 4
Handvegersaantal 6

Groendakmateriaal

Beschermvliesaantal 250
Drainagemattenaantal 250
Filterdoekaantal 250
Daksubstraataantal 18
Sedummattenaantal 180
Sedumplantenaantal 600
Plantenlabelsaantal 30
Randgrindaantal 20
Watergeefslangenaantal 3

Veiligheid

Werkhandschoenenaantal 60
Veiligheidsbrillenaantal 20
Veiligheidshelmenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
Valbeveiligingssetsaantal 6
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffer

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Infobordenaantal 6
Routepijlenaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare doekenaantal 20
Droogrekkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Laat de dakconstructie en toegang minimaal enkele weken vóór de plantdag controleren. Zonder duidelijkheid over draagkracht, daktoegang en werkzones kun je geen betrouwbare materiaalhoeveelheden of werkindeling maken.
Plan de levering van drainagematten, filterdoek, daksubstraat en sedummateriaal zo dat je alles droog kunt opslaan. Controleer het plantmateriaal vóór de start en voorkom dat sedum urenlang onbeschermd in de zon ligt.
Maak de werkindeling vóór je vrijwilligers uitnodigt. Deel deelnemers op in zones en regel per zone passend gereedschap, zoals scheppen, harken, kruiwagens, emmers en plantenschepjes.
Bevestig het deelnemersaantal kort vóór de plantdag en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Daarmee kun je eten, drinken, koelboxen en het aantal tafels en stoelen tijdig aanpassen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en richt een alternatief voor regen in met partytenten. Zet werkzones af, leg werkhandschoenen klaar en houd watergeefslangen, handvegers en afvalafvoer beschikbaar voor de afronding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een groendakplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren. In die periode kun je de dakconstructie laten controleren, het groendaksysteem bepalen, vrijwilligers werven en levering van materiaal en gereedschap vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een groendakplantdag?: Dat hangt af van het dakoppervlak en de hoeveelheid materiaal, maar maak de werkindeling eerst op basis van zones en bevestig het aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Reserveer daarnaast minstens 1 persoon voor ontvangst, materiaaluitgifte en vragen.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor de plantdag?: Controleer het weer 3 dagen vooraf voor een eerste beslissing en nogmaals de dag ervoor. Regel bij regen een overdekte plek met partytenten en bescherm materiaal dat niet nat mag worden opgeslagen.
Wanneer moet het groendakmateriaal geleverd worden?: Plan de levering zo dicht mogelijk op de plantdag, bij voorkeur 1 dag ervoor of op de ochtend zelf. Controleer direct de hoeveelheden en kwaliteit en bewaar daksubstraat en plantmateriaal droog en beschermd tot gebruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.