Checklist voor een golftoernooi organiseren

Een golftoernooi organiseren begint niet op de wedstrijddag, maar met een vastgelegde baan, een duidelijk wedstrijdformat en starttijden die passen bij het aantal deelnemers. Daarna volgen inschrijvingen, handicaps, teams, sponsors, catering en prijzen. In de laatste week draait alles om controleren: de weersverwachting, baanregels, definitieve startlijst en materialen zoals scorekaarten, potloden, golfballen en tees. Met deze checklist werk je in een logische volgorde toe naar een soepel toernooi.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
2 personen
Golfbaan reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Starttijden vastleggen
2 personen
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsorwerving uitvoeren
3 personen
Prijzen inkopen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Golfhandicaps controleren
2 personen
Teams samenstellen
2 personen
Startlijst publiceren
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Prijzen graveren
Sponsorlogo's verzamelen
2 personen
Baanregels opvragen
Weersverwachting controleren
Definitieve startlijst maken
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdkaarten printen
Prijzen en goodiebags sorteren
2 personen

Event

Registratietafel klaarzetten
2 personen
Sponsorborden plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Golfkarretjes controleren
2 personen
Wedstrijdholes markeren
3 personen
Scorekaarten verdelen
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Goodiebags uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Openingstoespraak verzorgen
Spelregels toelichten
Startgroepen begeleiden
3 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Wedstrijdvragen beantwoorden
2 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Winnaars aankondigen
Prijzen uitreiken
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Donatieopbrengst bekendmaken

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Sponsorborden verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Golfmateriaal retourneren
2 personen
Foto's verzamelen
Bedankmail versturen
2 personen
Sponsoroverzicht bijwerken
Opbrengst overmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 18

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoon
Laptop
Printer

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Sportmateriaal

Golfballenaantal 180
Golfteesaantal 500
Scorekaartenaantal 100
Potlodenaantal 120
Wedstrijdvlaggenaantal 18
Afzetlintaantal 4
Golfparaplu'saantal 12
Golfkarretjesaantal 18
Hesjesaantal 12

Decoratie

Sponsorbordenaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 12
Prijzenbekersaantal 12
Goodiebagsaantal 100
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Keuken

Koelcontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de golfbaan en het wedstrijdformat vroeg vast. Zodra je de starttijden kent, kun je de uitnodigingen, het aanmeldformulier en de sponsorafspraken op elkaar afstemmen.
Sluit de inschrijving niet zonder de benodigde gegevens te controleren. Verzamel per deelnemer het golfhandicap en eventuele dieetwensen, zodat teams en catering niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Maak twee startlijsten: een werkversie voor de organisatie en een definitieve versie voor de deelnemers. Publiceer die laatste pas nadat handicaps, teams en starttijden zijn gecontroleerd.
Regel prijzen en graveren eerder dan je denkt. Sorteer prijzen en goodiebags vooraf per winnaar of categorie; op de dag zelf voorkom je zo zoekwerk tijdens de prijsuitreiking.
Controleer naast de sportmaterialen ook de praktische opbouw. Partytenten, tafels, koelboxen, warmhoudbakken, verlengkabels en stekkerdozen worden vaak vergeten wanneer de aandacht vooral naar de baan gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een golftoernooi organiseren?: Leg de golfbaan en het wedstrijdformat bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin daarna direct met sponsors, uitnodigingen en het aanmeldformulier, zodat je voldoende tijd houdt voor teams, catering en prijzen.
Wanneer moet de startlijst van een golftoernooi definitief zijn?: Maak de definitieve startlijst ongeveer 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Controleer dan nog één keer de handicaps, teams, starttijden en afmeldingen voordat je de lijst publiceert.
Hoeveel golfballen en tees heb ik nodig per deelnemer?: Reken minimaal 2 golfballen en 3 tees per deelnemer voor de wedstrijd, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 40 deelnemers betekent dat 88 golfballen en 132 tees.
Wanneer moet ik de catering voor een golftoernooi reserveren?: Reserveer de catering zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is, bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf. Geef dieetwensen uiterlijk 1 week voor het toernooi door en bevestig daarna de aantallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.