Golfkamp organiseren: checklist en planning

Een golfkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan reserveren. Je regelt tegelijk het programma, de overnachting, vervoer, begeleiding, maaltijden en het golf- en kampeermateriaal. Deze checklist helpt je om eerst de vaste onderdelen te regelen en daarna de deelnemers en materialen af te stemmen. Zo voorkom je dat handicaps, dieetwensen, noodcontacten of spullen pas op de aankomstdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Golfbaan reserveren
Overnachtingslocatie reserveren
Begeleiders en instructeurs vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Groepen en handicaps indelen
2 personen
Vervoer naar de baan regelen
2 personen
Maaltijden afstemmen
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Golfmateriaal controleren
2 personen
Golfmateriaal labelen
2 personen
Kampeermateriaal controleren
2 personen
Maaltijden voorbereiden
4 personen
Materialen per dag verpakken
3 personen

Event

Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Kampeerterrein inrichten
5 personen
Golfmateriaal klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Kampeerplaatsen verdelen
3 personen
Golfclinic verzorgen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Golfquiz begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Keuken opruimen
3 personen
Nachtcontrole uitvoeren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendtraining verzorgen
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Wedstrijdgroepen begeleiden
5 personen
Scorekaarten verzamelen
2 personen
Middagfruit uitdelen
2 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Finaleronde begeleiden
5 personen
Lunch serveren
4 personen
Golfmateriaal innemen
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Afsluitende prijsuitreiking
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Tenten afbreken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Golfclubs en ballen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wasgoed en textiel reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Picknickbankenaantal 4
Partytentenaantal 3
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Golfclubsaantal 24
Golfballenaantal 180
Golfteesaantal 500
Golfhandschoenenaantal 24
Golfkarrenaantal 12
Trainingsconesaantal 30
Uitlijnstokkenaantal 12
Puttingmattenaantal 4
Trainingshoepelsaantal 12
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Waterdichte scorehoezenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Mokkenaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Grote pannenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Opslagbakken met dekselaantal 12

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Kooktoestellenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Naamkaartjesaantal 32
Polsbandjesaantal 32
Pionnen voor bewegwijzeringaantal 12

Kamperen

Kampeertentenaantal 12
Slaapmattenaantal 28
Slaapzakkenaantal 28
Klapbare wasrekkenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je de golfbaan en overnachtingslocatie reserveert. Noteer per dag de starttijd, reistijd, trainingsmomenten en maaltijden, zodat je weet hoeveel begeleiding en vervoer nodig zijn.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie bekend zijn. Vraag meteen naar handicap, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen; controleer de deelnemerslijst uiterlijk één week voor vertrek.
Verdeel deelnemers vooraf in groepen en leg de handicaps naast de beschikbare begeleiders en instructeurs. Stuur de groepsindeling samen met de deelnemersinformatie, zodat niemand op de baan nog moet uitzoeken waar hij hoort.
Maak per dag een aparte materiaalkrat. Label golfclubs, golfballen, golftees en golfhandschoenen, en leg trainingsmateriaal zoals cones, uitlijnstokken en puttingmatten apart van het kampeermateriaal.
Controleer het weer uiterlijk 48 uur vooraf en pas het buitenprogramma aan als dat nodig is. Zet partytenten, koelboxen, thermoskannen en waterdichte scorehoezen klaar voordat de ontvangsttafel en het kampeerterrein worden ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een golfkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, golfbaan en overnachtingslocatie. Verstuur de uitnodigingen zodra die vaste onderdelen zijn geregeld, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en groepsindeling.
Wat moet ik voor een golfkamp aan deelnemers vragen?: Vraag bij de aanmelding minimaal om naam, handicap, dieetwensen, noodcontact en eventuele toestemming. Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor vertrek en controleer de gegevens uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel golfmateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Reken per deelnemer op een passende set golfclubs, golfballen en golftees; plan daarnaast reserveballen en extra tees voor de oefenmomenten. Label het materiaal vooraf en controleer alles uiterlijk 2 dagen voor vertrek.
Wanneer controleer ik het weer voor een golfkamp?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Gebruik die controle om kledingadvies, vervoer, partytenten en het programma op de golfbaan tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.