Zo organiseer je een Glowrun zonder gedoe
Begin een Glowrun niet met glowsticks, maar met de route, datum en veiligheidsafspraken. Zodra locatie, vergunningen, verkeersplan, verkeersregelaars en EHBO vastliggen, bouw je de inschrijving en deelnemerscommunicatie daaromheen. Daarna richt je start en finish logisch in, test je alle lichtgevende materialen en plan je eten, drinken en stroom. Dit plan helpt je de volgorde aan te houden en voorkomt dat belangrijke zaken pas op de dag zelf opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verkeersplan opstellen
2 personen
- 5
Verkeersregelaars reserveren
- 6
EHBO-bezetting vastleggen
- 7
Route controleren
3 personen
- 8
Start- en finishindeling maken
2 personen
- 9
Inschrijfformulier maken
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Promotie online plaatsen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Startgroepen indelen
2 personen
- 15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 16
Startnummers ontwerpen
- 17
Startnummers printen
2 personen
- 18
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 19
Lichtgevende materialen testen
2 personen
- 20
Muziek afspeellijst maken
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Materialen verzamelen
3 personen
- 26
Routepijlen klaarleggen
2 personen
- 27
Crewbriefing voorbereiden
Event
- 28
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
- 29
Route markeren
8 personen
- 30
Verkeersposten inrichten
6 personen
- 31
Partytenten opbouwen
4 personen
- 32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 34
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 35
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
- 36
Drankpunten inrichten
4 personen
- 37
Hapjesbuffet inrichten
3 personen
- 38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 39
Verlichting ophangen
4 personen
- 40
Glowdecoratie ophangen
4 personen
- 41
EHBO-post inrichten
2 personen
- 42
Toiletten controleren
2 personen
- 43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 44
Inschrijving openen
4 personen
- 45
Startnummers uitdelen
3 personen
- 46
Glowmaterialen uitdelen
3 personen
- 47
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
3 personen
- 51
Startbriefing geven
2 personen
- 52
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
- 53
Glowrun starten
4 personen
- 54
Routeposten bemannen
8 personen
- 55
Deelnemers begeleiden
6 personen
- 56
Finishers verwelkomen
4 personen
- 57
Water bij de finish uitdelen
3 personen
- 58
Muziek verzorgen
2 personen
- 59
Verlichting controleren
2 personen
- 60
Fotomoment begeleiden
2 personen
- 61
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
- 62
Finishgebied sluiten
3 personen
- 63
Glowmaterialen inzamelen
3 personen
- 64
Afvalbakken legen
3 personen
- 65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Nazorg
- 66
Routepijlen verwijderen
6 personen
- 67
Verkeersafzettingen verwijderen
4 personen
- 68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 69
Partytenten afbreken
4 personen
- 70
Servies afwassen
3 personen
- 71
Locatie schoonmaken
6 personen
- 72
Materialen sorteren
3 personen
- 73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 75
Gevonden voorwerpen registreren
- 76
Deelnemers bedanken
2 personen
- 77
Foto's en uitslagen publiceren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 12
- Ledlampenaantal 10
- Batterijenaantal 40
- Zaklampenaantal 10
Decoratie
- Glowsticksaantal 350
- Glowarmbandenaantal 350
- Neonvlaggenaantal 20
- Neonballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Fotoframe
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 40
- Dranghekkenaantal 20
- Startnummersaantal 350
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Sportlintenaantal 350
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlint
- Klembordenaantal 10
- Pionnenaantal 30
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Bordenaantal 350
- Besteksetsaantal 350
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- IJsscheppenaantal 2
Schoonmaak
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route, start- en finishlocatie minstens 8 weken vooraf vast. Controleer de route daarna opnieuw bij daglicht én in het donker, zodat routepijlen, afzetlint, verkeerskegels en dranghekken op de juiste plekken komen.
- Regel vergunningen, verkeersregelaars en EHBO voordat je promotie start. Zo weet je hoeveel deelnemers je veilig kunt ontvangen en voorkom je dat aanmeldingen sneller binnenkomen dan je veiligheidsbezetting aankan.
- Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de Glowrun en deel deelnemers daarna in startgroepen in. Verstuur uiterlijk 3 dagen vooraf de starttijd, route-informatie, parkeer- en verkeersafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Test lichtslingers, ledlampen, glowsticks, glowarmbanden, zaklampen en batterijen minstens 1 week vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, geluidsinstallatie en microfoons; neem powerbanks mee voor apparatuur die niet bij een stopcontact staat.
- Maak de start- en finishopbouw de dag ervoor klaar met tafels, partytenten, afvalbakken, startnummers, veiligheidsspelden en gekoelde dranken. Reken bij de briefing op ongeveer 2 minuten per startgroep en houd een extra kwartier achter de hand voor late deelnemers of technische problemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Glowrun organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Reserveer verkeersregelaars en EHBO zo vroeg mogelijk; voor een drukke route is 12 weken veiliger dan 8.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een Glowrun?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer, afhankelijk van afstand en temperatuur. Zet extra water klaar bij de finish en houd voor de organisatie minstens 1 drankje per persoon per uur apart.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een Glowrun?
- Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor de start. Vermeld daarin de startgroep, het starttijdstip, route, verkeersmaatregelen, verzamelplek en instructies voor startnummer en polsbandje.
- Hoe maak je een Glowrun veilig in het donker?
- Controleer de route minstens één keer in het donker en verlicht kruisingen, start, finish en donkere doorgangen apart. Plan EHBO en verkeersregelaars vooraf, gebruik routepijlen en afzetmateriaal en laat iedere deelnemer zichtbaar zijn met lichtgevende materialen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!