Organiser une Glowrun étape par étape

Une Glowrun se prépare d’abord comme une course encadrée, puis comme une soirée lumineuse. Commence par fixer la date, le parcours et le lieu avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, la circulation et les secours doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, organise les départs, les dossards, les bracelets lumineux et l’accueil afin que les participants sachent exactement où aller dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les autorisations
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Réserver des agents de circulation
6
Assurer la présence des secours
7
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
8
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
9
Créer le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
16
Concevoir les dossards
17
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
18
Trier les bracelets
2 personnes
19
Tester les matériaux lumineux
2 personnes
20
Créer la playlist musicale
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
27
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

28
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
29
Baliser l’itinéraire
8 personnes
30
Aménager les postes de circulation
6 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Préparer les dossards
2 personnes
35
Préparer les bracelets
2 personnes
36
Mettre en place les points boissons
4 personnes
37
Installer le buffet d’amuse-bouches
3 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Installer l'éclairage
4 personnes
40
Installer la décoration lumineuse
4 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Distribuer le matériel glow
3 personnes
47
Accueillir les participants
4 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Faire le briefing de départ
2 personnes
52
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
53
Lancer la Glowrun
4 personnes
54
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
55
Accompagner les participants
6 personnes
56
Accueillir les finishers
4 personnes
57
Distribuer de l’eau à l’arrivée
3 personnes
58
Fournir la musique
2 personnes
59
Vérifier l'éclairage
2 personnes
60
Animer le moment photo
2 personnes
61
Accompagner les derniers participants
4 personnes
62
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes
63
Rassembler le matériel fluorescent
3 personnes
64
Vider les poubelles
3 personnes
65
Éteindre l'installation sonore
2 personnes

Suivi

66
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
67
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
6 personnes
72
Trier les matériaux
3 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Remercier les participants
2 personnes
77
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Bâtons lumineuxqté 350
Bracelets lumineuxqté 350
Drapeaux néonqté 20
Ballons néonqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cadre photo

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 400
Rubans sportifsqté 350
Chronomètresqté 6
Mètre ruban
Presse-papiersqté 10
Cônesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Servir les glacesqté 2

Nettoyage

Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours avant toute communication : repère les croisements, mesure les portions sombres et place les flèches, cônes et barrières aux endroits où les coureurs peuvent hésiter.
Traite la sécurité comme un chantier séparé. Demande les autorisations, réserve les agents de circulation et confirme les secours avant d’annoncer définitivement l’itinéraire.
Prévois les départs par groupes plutôt qu’un départ unique. Envoie aux participants leur horaire, le point de rendez-vous et les consignes au moins 5 jours avant la Glowrun.
Teste tout l’éclairage 2 à 3 jours avant : bâtons et bracelets lumineux, guirlandes LED, lampes, piles et batteries externes. Un test sur place permet de repérer les rallonges trop courtes et les zones mal éclairées.
Prépare l’accueil la veille avec les dossards, épingles, bracelets, ravitaillement et boissons déjà refroidies. Garde une réserve de piles et de lampes de poche pour les bénévoles, car ce sont des fournitures souvent oubliées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Glowrun ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer le parcours, d’organiser les secours et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations définitives au moins 5 jours avant le départ. Indique l’horaire de leur groupe, le lieu d’arrivée, le parcours, les consignes de sécurité et ce qu’ils doivent apporter.
Combien de groupes de départ prévoir pour une Glowrun ?: Cela dépend de la largeur du départ et de la capacité du parcours, mais des vagues espacées de 10 à 15 minutes facilitent généralement la circulation. Fixe les groupes après avoir vérifié l’itinéraire et les points sensibles.
Quand préparer le matériel lumineux ?: Teste les bracelets, bâtons, lampes et guirlandes 2 à 3 jours avant, puis rassemble tout le matériel la veille. Vérifie aussi les piles, les batteries externes et les rallonges avant l’installation.

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