Glampingweekend organiseren: checklist en planning

Een glampingweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een accommodatie boeken. Je regelt vooraf vervoer, deelnemers, kamerindeling, maaltijden en dieetwensen, en zorgt dat iedereen weet wat er mee moet. Op locatie controleer je de tenten en slaapplaatsen, richt je de bagagezone in en zet je de gezamenlijke ruimte klaar. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, zodat je niet op de aankomstdag nog boodschappen, telefoonnummers of parkeerinformatie hoeft uit te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Glampingaccommodatie reserveren
Vervoer en parkeerinformatie controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kamerindeling maken
Programma en route delen
Weersvoorspelling controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Maaltijden en dieetwensen afstemmen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen opslaan
Koelwaren gekoeld bewaren
Activiteitenmateriaal verzamelen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Telefoonnummers delen
Weerbestendige kleding klaarleggen
Aankomsttijd met locatie bevestigen

Event

Locatie openen en controleren
2 personen
Bagagezone inrichten
2 personen
Tenten en slaapplaatsen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
Koelboxen vullen
2 personen
Ontvangst van deelnemers
2 personen
Sleutels en slaapplaatsen uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Bagage naar tenten brengen
3 personen
Huisregels en programma toelichten
Terrein en sanitaire voorzieningen tonen
2 personen
Middagactiviteit begeleiden
2 personen
Middaghapjes klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Salades en brood serveringsklaar maken
2 personen
Barbecue aansteken
Barbecue serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Kampvuurplek veilig inrichten
2 personen
Kampvuurhapjes klaarzetten
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Kampvuur en veiligheid controleren
Avondafsluiting aankondigen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Koffie en thee zetten
Ontbijt serveren
2 personen
Ontbijtbuffet aanvullen
Ochtendwandeling begeleiden
2 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
2 personen
Middagactiviteit begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Diner voorbereiden
3 personen
Diner serveren
3 personen
Avondhapjes klaarzetten
2 personen
Spelavond begeleiden
2 personen
Laatste ronde dranken verzorgen
Kampvuur veilig doven
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
2 personen
Tenten leegmaken
3 personen
Persoonlijke spullen verzamelen
2 personen
Bagage bij vertrekpunt verzamelen
2 personen
Laatste groepsfoto maken
Uitchecken bij locatie

Nazorg

Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Kampvuurplek opruimen
2 personen
Tenten en slaapmateriaal controleren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Borg en sleutelafhandeling controleren
Foto's en gevonden voorwerpen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 16
Loungebankenaantal 2
Picknickkleedaantal 4
Bijzettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Bagagekrattenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 20
Ontbijtbordenaantal 20
Kommetjesaantal 20
Drinkglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 20
Koffiekopjesaantal 20
Messenaantal 24
Vorkenaantal 24
Lepelsaantal 24
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Aluminium schalenaantal 8
Pannenaantal 3
Kooktoestellenaantal 2
Gasflessenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Kussensaantal 16
Dekensaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 16
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Badmintonsetsaantal 2
Touwenaantal 3
Kaartspellenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 4
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Allesreinigeraantal 2
Afwasmiddelaantal 3
Keukenpapieraantal 6
Toiletpapieraantal 24
Handzeepaantal 4
Handdoekenaantal 12
Nitril handschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek vast. Gebruik die lijst voor de kamerindeling, maaltijden, dieetwensen en het delen van telefoonnummers.
Bevestig de aankomsttijd met de locatie voordat je vertrekt en controleer meteen de route, parkeerinformatie en toegang. Zo voorkom je dat deelnemers met bagage op verschillende plekken aankomen.
Controleer de weersvoorspelling kort voor het weekend en leg weerbestendige kleding klaar. Plan daarnaast een praktische plek voor bagagekratten, zodat slaapplaatsen en looppaden vrij blijven.
Verdeel boodschappen in houdbare producten en koelwaren. Bewaar koelwaren gekoeld tot vertrek en controleer vóór het inpakken of je voor alle maaltijden servies, kookmateriaal en serveerschalen hebt.
Richt de locatie eerst functioneel in: controleer tenten en slaapplaatsen, zet tafels en stoelen neer, hang verlichting op en plaats afvalbakken. Daarna kun je muziek, activiteitenmateriaal en de gezamenlijke sfeer afwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een glampingweekend organiseren?: Leg datum, locatie en glampingaccommodatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor vertrek de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Wat moet ik meenemen naar een glampingweekend?: Neem naast kleding en persoonlijke spullen ook weerbestendige kleding mee. Voor de gezamenlijke inrichting zijn onder meer tafels, stoelen, verlichting, servies, kookmateriaal, waterkannen en afvalbakken nodig; controleer dit uiterlijk een week vooraf.
Wanneer maak ik de kamerindeling voor een glampingweekend?: Maak de kamerindeling zodra de aanmeldingen gesloten zijn, bij voorkeur 1 tot 2 weken voor vertrek. Controleer de indeling nog één keer met de definitieve deelnemerslijst en geef die samen met het programma en de route door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 2 tot 3 uur vóór de aankomst van de groep voor controle en inrichting. Gebruik die tijd voor de tenten en slaapplaatsen, de bagagezone, tafels en stoelen, verlichting en de eerste controle van keuken- en eetmateriaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.