Checklist pour organiser un week-end glamping

Un week-end glamping demande plus de préparation qu’un simple séjour : il faut coordonner l’hébergement, les arrivées, les repas et le matériel sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’installation des tentes et des couchages. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les régimes alimentaires, le rangement des bagages, l’éclairage et les vêtements adaptés à la météo.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Réserver un hébergement glamping
Vérifier les informations de transport et de stationnement
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan des chambres
Partager le programme en route
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Coordonner les repas et les régimes alimentaires
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
Conserver les denrées au froid
Rassembler le matériel d’activité
2 personnes
Composer la playlist musicale
Partager les numéros de téléphone
Prévoir des vêtements imperméables
Confirmer l’heure d’arrivée avec le lieu

Événement

Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Aménager la zone bagages
2 personnes
Vérifier les tentes et les couchages
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Préparer la table d’accueil
Remplir les glacières
2 personnes
Accueil des participants
2 personnes
Distribuer les clés et les couchages
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Transporter les bagages vers les tentes
3 personnes
Présenter le règlement intérieur et le programme
Afficher le site et les sanitaires
2 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
2 personnes
Préparer les en-cas de l’après-midi
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Préparer le barbecue
3 personnes
Préparer les salades et le pain pour le service
2 personnes
Allumer le barbecue
Servir le barbecue
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Aménager l’espace feu de camp en toute sécurité
2 personnes
Préparer les amuse-bouches pour le feu de camp
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Vérifier le feu de camp et la sécurité
Annoncer la clôture de la soirée
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Préparer le café et le thé
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
Accompagner la promenade du matin
2 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Servir le déjeuner
2 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Préparer le dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Préparer les amuse-bouches du soir
2 personnes
Animer la soirée jeux
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
Éteindre le feu de camp en toute sécurité
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
Vider les tentes
3 personnes
Rassembler les effets personnels
2 personnes
Rassembler les bagages au point de départ
2 personnes
Prendre la photo de groupe finale
Check-out du lieu

Suivi

Collecter et trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger l’aire de feu de camp
2 personnes
Vérifier les tentes et le matériel de couchage
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Vérifier la caution et la remise des clés
Partager les photos et les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de campingqté 6
Chaises pliantesqté 16
Canapés de salonqté 2
Couverture de pique-niqueqté 4
Tables d'appointqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Caisses à bagagesqté 8
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 20
Assiettes à petit-déjeunerqté 20
Petits bolsqté 20
Verres à boireqté 30
Verres à vinqté 20
Tasses à caféqté 20
Couteauxqté 24
Fourchettesqté 24
Cuillèresqté 24
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 4
Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Plateaux en aluminiumqté 8
Casserolesqté 3
Appareils de cuissonqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes rechargeablesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Nappesqté 6
Coussinsqté 16
Couverturesqté 12
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 16
Panneaux en ardoiseqté 3
Marqueurs craieqté 6

Matériel de sport

Frisbeesqté 3
Sets de badmintonqté 2
Cordesqté 3
Jeux de cartesqté 6
Jeux de sociétéqté 4
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 6

Nettoyage

Sacs poubelleqté 40
Seauxqté 3
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Nettoyant multi-usagesqté 2
Liquide vaisselleqté 3
Essuie-toutqté 6
Papier toiletteqté 24
Savon pour les mainsqté 4
Serviettesqté 12
Gants en nitrileqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les horaires d’arrivée, le stationnement et les informations de transport.
Demandez les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations et établissez la liste définitive des participants 7 jours avant le départ. Cela évite d’acheter trop tard ou en quantité insuffisante.
Préparez le plan des chambres et transmettez le programme en route au moins 3 jours avant le week-end. Indiquez clairement les horaires, les activités et les numéros de téléphone utiles.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’arrivée et prévoyez des vêtements imperméables. Pour un séjour en plein air, une averse peut aussi modifier l’installation des tables, des chaises et de l’éclairage.
Regroupez le matériel par usage avant de partir : vaisselle, cuisine, repas froids, barbecue, activités et bagages. Conservez les denrées non périssables séparément et placez les produits frais au froid dès que possible.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un week-end glamping ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue pour réserver l’hébergement et envoyer les invitations. Finalisez les participants, les repas et le plan des chambres environ 7 jours avant le départ.
Quand confirmer l’heure d’arrivée pour un week-end glamping ?: Confirmez l’heure d’arrivée avec le lieu 3 à 7 jours avant le séjour. Vérifiez aussi les consignes d’accès, le stationnement et l’endroit où déposer les bagages.
Que prévoir pour les repas d’un week-end glamping ?: Prévoyez la vaisselle, les ustensiles de cuisine, les carafes d’eau, les thermos et le matériel de cuisson ou de barbecue. Achetez les produits frais juste avant le départ et demandez les régimes alimentaires au moins 10 jours à l’avance.
Que faire si la météo change pendant le week-end glamping ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant l’arrivée, puis adaptez le programme et l’installation. Demandez à chacun de prévoir des vêtements imperméables et gardez une solution de repli pour les repas ou les activités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.