Zo organiseer je een gemeenteweekend

Begin met de datum, locatie en begroting voordat je het programma uitwerkt. Daarna regel je reservering, aanmeldingen, kamers, vervoer en vrijwilligers in die volgorde. Verzamel dieetwensen en contactgegevens vroeg, want die bepalen de maaltijdplanning en de noodinformatie. Stuur deelnemers ruim vooraf zowel het programma als de paklijst. Controleer in de laatste week alle materialen, keukenbenodigdheden en afdrukken, zodat het weekend niet vastloopt op een ontbrekende kamerindeling of een te kleine eetzaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
3 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Reservering bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kamervoorkeuren verwerken
9
Vervoer inventariseren
2 personen
10
Ritindeling maken
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Programma naar deelnemers sturen
13
Paklijst naar deelnemers sturen
14
Contactgegevens verzamelen
15
Noodnummers verzamelen
16
Maaltijden plannen
2 personen
17
Boodschappenlijst maken
2 personen
18
Eetzaalindeling maken
2 personen
19
Activiteitenmaterialen controleren
2 personen
20
Muziek voorbereiden
2 personen
21
Liederenbundels selecteren
2 personen
22
Gebedsmomenten voorbereiden
2 personen
23
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
24
Naamkaartjes maken
2 personen
25
Kamerindeling afdrukken
26
Deelnemerslijst afdrukken
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Verse producten ophalen
2 personen
29
Materialen naar locatie brengen
4 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes controleren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
4 personen
34
Slaapruimtes inrichten
4 personen
35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
36
Naamkaartjes klaarleggen
37
Wegwijzers ophangen
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
40
Muziek testen
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Lunch voorbereiden
4 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Allergenen markeren
2 personen
46
Veiligheidsinformatie ophangen
47
Ontvangst voorbereiden
3 personen

Event

48
Deelnemers verwelkomen
4 personen
49
Aanwezigheid registreren
2 personen
50
Kamersleutels uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Openingsmoment begeleiden
3 personen
53
Groepsindeling toelichten
54
Kennismakingsactiviteit begeleiden
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Middagpauze verzorgen
3 personen
57
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
58
Buffet opbouwen
4 personen
59
Avondmaaltijd serveren
5 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
61
Avondprogramma begeleiden
4 personen
62
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
63
Avondhapjes serveren
3 personen
64
Nachtelijke rust uitleggen
65
Ontbijt voorbereiden
4 personen
66
Ontbijt serveren
4 personen
67
Ochtendgebed begeleiden
2 personen
68
Ochtendprogramma begeleiden
4 personen
69
Koffiepauze verzorgen
3 personen
70
Gespreksgroepen begeleiden
6 personen
71
Lunch klaarmaken
4 personen
72
Lunch serveren
4 personen
73
Slotviering begeleiden
4 personen
74
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

75
Kamers controleren
4 personen
76
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
77
Servies afwassen
4 personen
78
Keuken schoonmaken
3 personen
79
Ruimtes schoonmaken
4 personen
80
Afval verzamelen
2 personen
81
Versiering verwijderen
3 personen
82
Apparatuur loskoppelen
2 personen
83
Materialen inventariseren
2 personen
84
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
85
Huurmaterialen retourneren
2 personen
86
Gevonden voorwerpen verzamelen
87
Gevonden voorwerpen melden
88
Restanten opslaan
2 personen
89
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Kamerschermenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Ontbijtbordenaantal 80
Soepkommenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Inductieplatenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 3
Ovenhandschoenenaantal 4
Keukenschortenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamersaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Flipoversaantal 3
Whiteboardsaantal 3
Wekkersaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Lopersaantal 12
Papieren slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Liederenbundelsaantal 80
Bijbelsaantal 40
Notitieblokkenaantal 80
Balpennenaantal 100
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 6
Stiftenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Pionnenaantal 24
Springtouwenaantal 8
Spelkaartenaantal 8
Gezelschapsspellenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig de reservering schriftelijk. Werk pas daarna het programma uit; zo voorkom je dat activiteiten niet passen bij de beschikbare ruimtes of verblijfsduur.
Stel de begroting op vóór je uitnodigingen verstuurt. Neem naast verblijf en maaltijden ook vervoer, activiteitenmaterialen, naamkaartjes en keukenbenodigdheden mee, zodat je later geen losse kostenposten mist.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met contactgegevens, dieetwensen, kamervoorkeuren en vervoersbehoefte. Sluit de inventarisatie uiterlijk twee weken voor vertrek af, zodat je de kamerindeling en ritindeling kunt maken.
Plan maaltijden per eetmoment en tel servies, glazen en bestek per deelnemer plus een kleine reserve. Controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en kookmateriaal op locatie aanwezig zijn of meegenomen moeten worden.
Stuur programma en paklijst minstens 7 dagen vooraf en druk de kamerindeling en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor af. Zet daarnaast noodnummers en de contactgegevens van de hoofdbegeleiders op één plek voor de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gemeenteweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en reservering. Verstuur uitnodigingen zodra de reservering bevestigd is en sluit aanmeldingen ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer maak je de kamerindeling voor een gemeenteweekend?: Maak de kamerindeling nadat de aanmeldingen en kamervoorkeuren zijn verwerkt, meestal 10 tot 14 dagen voor het weekend. Controleer de indeling nog één keer na de uiterste afmeldingsdatum en druk haar de dag ervoor af.
Hoeveel tijd heb je nodig om maaltijden voor een gemeenteweekend te plannen?: Plan de maaltijden uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk dieetwensen zodra iemand zich aanmeldt. Maak 7 dagen vooraf de boodschappenlijst en controleer per maaltijd de aantallen borden, kommen, glazen en bestek.
Wanneer stuur je het programma en de paklijst naar deelnemers?: Stuur beide documenten minstens 7 dagen voor vertrek. Vermeld naast tijden en activiteiten ook vertrek- en contactinformatie, zodat deelnemers niet op het laatste moment vragen hebben over vervoer of benodigdheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.