Ein Gemeinde-Wochenende Schritt für Schritt organisieren

Ein Gemeinde-Wochenende gelingt, wenn die organisatorischen Entscheidungen früh feststehen und Informationen gebündelt weitergegeben werden. Beginne mit Datum, Ort, Budget und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Zimmer- und Ernährungswünsche sowie die Planung von Fahrten und Helfereinsätzen. In der letzten Woche geht es vor allem um Teilnehmerinformationen, Mahlzeiten, Raumaufteilung und die Kontrolle von Material und Geschirr.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Budget erstellen
2 Personen
4
Reservierung bestätigen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Zimmerwünsche berücksichtigen
9
Transport inventarisieren
2 Personen
10
Fahrtenplan erstellen
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Programm an Teilnehmer senden
13
Packliste an die Teilnehmer senden
14
Kontaktdaten sammeln
15
Notrufnummern sammeln
16
Mahlzeiten planen
2 Personen
17
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
18
Speisesaal anordnen
2 Personen
19
Aktivitätsmaterialien prüfen
2 Personen
20
Musik vorbereiten
2 Personen
21
Liederbücher auswählen
2 Personen
22
Gebetszeiten vorbereiten
2 Personen
23
Gesprächsfragen vorbereiten
2 Personen
24
Namensschilder erstellen
2 Personen
25
Raumaufteilung ausdrucken
26
Teilnehmerliste ausdrucken
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Frische Produkte abholen
2 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Räume kontrollieren
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Schlafräume einrichten
4 Personen
35
Empfangstisch einrichten
2 Personen
36
Namensschilder bereitlegen
37
Wegweiser aufhängen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Tontechnik anschließen
2 Personen
40
Musik testen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Snacks vorbereiten
3 Personen
45
Allergene kennzeichnen
2 Personen
46
Sicherheitsinformationen aufhängen
47
Empfang vorbereiten
3 Personen

Event

48
Teilnehmer begrüßen
4 Personen
49
Anwesenheit erfassen
2 Personen
50
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Eröffnungsakt begleiten
3 Personen
53
Gruppeneinteilung erläutern
54
Kennenlernaktivität begleiten
4 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Nachmittagspause organisieren
3 Personen
57
Abendessen zubereiten
5 Personen
58
Buffet aufbauen
4 Personen
59
Abendessen servieren
5 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Abendprogramm betreuen
4 Personen
62
Gebetsmoment leiten
2 Personen
63
Abendhäppchen servieren
3 Personen
64
Nachtruhe erläutern
65
Frühstück vorbereiten
4 Personen
66
Frühstück servieren
4 Personen
67
Morgengebet leiten
2 Personen
68
Morgenprogramm betreuen
4 Personen
69
Kaffeepause organisieren
3 Personen
70
Gesprächsgruppen begleiten
6 Personen
71
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
72
Mittagessen servieren
4 Personen
73
Abschlussfeier begleiten
4 Personen
74
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

75
Zimmer kontrollieren
4 Personen
76
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
77
Geschirr abwaschen
4 Personen
78
Küche reinigen
3 Personen
79
Räume reinigen
4 Personen
80
Abfall sammeln
2 Personen
81
Dekoration entfernen
3 Personen
82
Geräte trennen
2 Personen
83
Materialien inventarisieren
2 Personen
84
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
85
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
86
Fundsachen sammeln
87
Fundsachen melden
88
Reste einlagern
2 Personen
89
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
RaumteilerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
FrühstückstellerAnz. 80
SuppenschalenAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 90
GabelnAnz. 90
LöffelAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
InduktionsplattenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 3
OfenhandschuheAnz. 4
KüchenschürzenAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8
FlipchartsAnz. 3
WhiteboardsAnz. 3
WeckerAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
TischdeckenAnz. 12
LäuferAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8
LiederbücherAnz. 80
BibelnAnz. 40
NotizblöckeAnz. 80
KugelschreiberAnz. 100
A4-PapierAnz. 2
KlebebandAnz. 6
StifteAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
KegelAnz. 24
SpringseileAnz. 8
SpielkartenAnz. 8
GesellschaftsspieleAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort, Budget und Reservierung zuerst fest. Verschicke die Einladungen erst, wenn klar ist, wie viele Personen untergebracht werden können und bis wann die Anmeldung möglich ist.
Setze eine verbindliche Anmeldefrist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Wochenende. Erfasse dabei nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche, Zimmerwünsche, Kontaktdaten und benötigte Mitfahrgelegenheiten.
Plane Fahrten und Helferdienste spätestens 10 Tage vorher. Ein Fahrtenplan mit Abfahrtszeiten, Treffpunkten und Telefonnummern verhindert, dass einzelne Teilnehmer am Anreisetag ohne Transport bleiben.
Sende Programm und Packliste 7 bis 10 Tage vor Beginn. Weise besonders auf persönliche Dinge für Übernachtung, gemeinsame Gebetszeiten und geplante Aktivitäten hin, statt diese Informationen erst vor Ort zu erklären.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher Räume, Mahlzeiten und Material gemeinsam durch. Kontrolliere dabei auch Namensschilder, ausgedruckte Raumaufteilungen, Liederbücher sowie Teller, Tassen, Gläser und Besteck für die erwartete Teilnehmerzahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gemeinde-Wochenende planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Reservierung. Programm, Einladungen und Anmeldefrist sollten spätestens 6 Wochen vor dem Wochenende feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Gemeinde-Wochenende enden?: Setze die Anmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor Beginn. So bleiben mindestens 2 Wochen, um Zimmer, Ernährungswünsche, Fahrten, Mahlzeiten und Helfer einzuteilen.
Wann verschickt man das Programm und die Packliste?: Sende beides 7 bis 10 Tage vor der Abfahrt. Eine kurze Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher hilft, fehlende Rückmeldungen und offene Fahrten zu klären.
Wie viele Helfer braucht man für ein Gemeinde-Wochenende?: Teile Aufgaben mindestens 10 Tage vorher auf und plane für jede zentrale Aufgabe eine verantwortliche Person plus eine Vertretung ein. Für Mahlzeiten, Transport, Programm, Räume und Notfälle sollten Namen und Kontaktdaten schriftlich feststehen.

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