Zo organiseer je een geleide fietstocht

Een geleide fietstocht staat of valt met een route die je vooraf echt hebt gefietst. Leg eerst start- en eindlocatie vast, controleer rustplaatsen en regel daarna deelnemers, fietsen en vergunningen. In de laatste week draait alles om veiligheid, routeaanduiding en een actuele deelnemerslijst. Plan ook tijd voor pech onderweg: reservefietsen, pompen en binnenbanden voorkomen dat één lekke band de hele groep ophoudt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Startlocatie bevestigen
3
Eindlocatie bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Fietsverhuur reserveren
9
Vergunningen controleren
10
Route opnieuw fietsen
2 personen
11
Rustplaatsen controleren
2 personen
12
Alternatieve route vastleggen
2 personen
13
Boodschappenlijst afronden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietsen en materialen controleren
2 personen
16
Routekaarten afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemerslijst bijwerken
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Startpunt bewegwijzeren
2 personen
24
Fietsparkeerplaats afzetten
2 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

27
Fietsen parkeren
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Naambadges uitdelen
2 personen
30
Fietsen technisch controleren
2 personen
31
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
32
Groep begeleiden
4 personen
33
Verkeerspunten beveiligen
3 personen
34
Rustpauze begeleiden
3 personen
35
Routepijlen controleren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Fietspech oplossen
2 personen
39
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

40
Routepijlen verwijderen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Fietsen en materialen terugbrengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Fietsrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Fietshelmenaantal 10
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Fietsmultitoolsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Kettingsmeermiddelaantal 2
Fietsverlichtingaantal 10

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Waarschuwingsdriehoekenaantal 2

Navigatie

Routekaartenaantal 50
Routepijlenaantal 40
Pijlenhoudersaantal 40
Waterbestendige routehoezenaantal 10

Registratie

Clipboardsaantal 3
Naambadgesaantal 50
Balpennenaantal 12
Markeerstiftenaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 10

Tips

Fiets de volledige route opnieuw, bij voorkeur binnen twee weken voor de tocht. Controleer wegwerkzaamheden, smalle passages, rustplaatsen en de alternatieve route op dezelfde dag.
Bevestig de start- en eindlocatie uiterlijk drie weken vooraf. Controleer of er ruimte is voor fietsrekken, een inschrijftafel, bewegwijzering en een veilige plek om fietsen te parkeren.
Verwerk aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld zeven dagen voor vertrek. Verzamel tegelijk dieetwensen, fietsmaat of fietsverhuur en contactgegevens voor noodgevallen.
Maak routekaarten en routepijlen pas definitief nadat de route opnieuw is gefietst. Gebruik waterbestendige routehoezen en leg een alternatieve route klaar voor slecht weer of afgesloten wegen.
Controleer fietsen en veiligheidsmateriaal de dag vóór vertrek: verlichting, helmen, reflecterende hesjes, pompen en reservebinnenbanden. Zet water, hapjes en koele dranken vóór de briefing klaar, zodat je niet tijdens de start nog hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een geleide fietstocht organiseren?: Begin minstens zes weken vooraf met de route, locaties, vergunningen en eventuele fietsverhuur. Sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor vertrek, zodat je fietsen, catering en deelnemersinformatie definitief kunt maken.
Hoeveel reservefietsen heb ik nodig voor een geleide fietstocht?: Reken op minimaal één reservefiets per 15 tot 20 deelnemers, met ten minste één fiets als ondergrens. Neem daarnaast per groep een fietspomp, fietsmultitool, bandenlichters en meerdere reservebinnenbanden mee.
Wanneer moet ik de route van een fietstocht opnieuw fietsen?: Fiets de route minimaal één keer bij het maken van het plan en opnieuw binnen twee weken voor de tocht. Controleer na die laatste ronde ook de rustplaatsen, routepijlen en de alternatieve route.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een geleide fietstocht?: Controleer minstens 60 minuten vóór vertrek de deelnemerslijst, inschrijftafel, routekaarten, bewegwijzering, fietsverlichting en EHBO-koffers. Geef daarna een korte briefing over de route, rustplaatsen, groepsindeling en wat deelnemers bij pech doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.