G-sportdag organiseren: checklist en planning

Een G-sportdag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportonderdelen en een locatie. Je regelt vooraf de toegankelijkheid, ondersteuning, het vervoer en een haalbaar programma voor alle deelnemers. Daarna verdeel je begeleiders, scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers per onderdeel en werk je met een duidelijke routekaart. Gebruik deze checklist om van datum en inschrijving naar een veilige, overzichtelijke sportdag toe te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
Sportonderdelen selecteren
3 personen
Veiligheidsrisico's inventariseren
2 personen
Begroting en deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Ondersteuningsbehoeften uitvragen
2 personen
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
Begeleiders en scheidsrechters werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
EHBO-bezetting bevestigen
Contactlijst opstellen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Draaiboek en routekaart printen
2 personen
Toegankelijke bewegwijzering maken
2 personen
Prijzen en certificaten bestellen
Sportmateriaal controleren
3 personen
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Deelnemerslijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Sportstations markeren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Toegankelijke looproutes vrijmaken
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Sportmateriaal per station klaarzetten
5 personen
Rustruimte inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO- en waterpunt klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Sportstations begeleiden
8 personen
Scores en speeltijden bijhouden
4 personen
Rustmoment begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Sportmateriaal veilig wisselen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Hapjes serveren
4 personen
Aangepaste spellen begeleiden
6 personen
Muziek en omroep verzorgen
Cateringbuffet aanvullen
3 personen
Allergeneninformatie zichtbaar houden
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Sportmateriaal opruimen
5 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toegankelijkheid eindcontrole uitvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Rolstoelvriendelijke tafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Rustruimtebankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Basketballenaantal 6
Volleyballenaantal 6
Tennisballenaantal 24
Pittenzakkenaantal 30
Hoepelsaantal 20
Pionnenaantal 40
Lage hordenaantal 12
Hesjesaantal 40
Softmattenaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Doeltjesaantal 4
Basketbalpalenaantal 2
Volleybalnet
Tafeltennistafelsaantal 2
Tafeltennisbatjesaantal 12
Tafeltennisballenaantal 36
Springtouwenaantal 12
Lijnmarkeringaantal 6
Scorebordenaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 10
Sporttassenaantal 6
Reserve rolstoelhoepelsaantal 4
Opbergbakkenaantal 12
Klembordenaantal 10

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Handmegafonenaantal 2
Telefoonladersaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6

Decoratie

Gekleurde vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Medaillelintenaantal 80
Trofeeënaantal 12
Certificatenaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 20
Allergenenkaartenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Broodmandenaantal 8
Thermische voedselbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezem en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handdoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 2
Desinfectiepompjesaantal 8
EHBO-kofferaantal 2
Icepacksaantal 12
Papieren handdoekrollenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de sportlocatie uiterlijk 8 weken vooraf op toegankelijke ingangen, toiletten, ondergrond, rustplekken en voldoende ruimte voor rolstoelvriendelijke tafels. Loop de route zelf na vanaf de parkeerplaats of het afzetpunt.
Vraag bij de aanmelding niet alleen om naam en contactgegevens, maar ook naar ondersteuningsbehoeften, dieetwensen en vervoer. Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de sportdag met aankomsttijd, programma en contactnummer.
Plan per sportonderdeel minimaal één verantwoordelijke begeleider en leg de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf vast. Bevestig de EHBO-bezetting afzonderlijk en zorg dat iedereen weet waar de rustruimte en EHBO-post zijn.
Test sportmateriaal minstens 3 dagen vooraf en tel ballen, hesjes, pionnen, matten, scoreborden en stopwatches per onderdeel. Leg reserve-exemplaren en klein materiaal bij de juiste post, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Maak het wedstrijdschema en de groepsindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Print het draaiboek, de routekaart en toegankelijke bewegwijzering uiterlijk 1 dag vooraf en houd bij wijzigingen één actuele versie aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een G-sportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met de datum, sportlocatie en toegankelijkheidscontrole. Reserveer daarna tijd voor uitnodigingen, aanmeldingen, vervoer en het werven van begeleiders.
Wat moet ik uitvragen bij deelnemers aan een G-sportdag?: Vraag minimaal naar contactgegevens, ondersteuningsbehoeften, dieetwensen en vervoersbehoeften. Verstuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat ontbrekende informatie nog kan worden aangevuld.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een G-sportdag?: Plan per sportonderdeel minimaal één vaste begeleider en voeg extra ondersteuning toe op basis van de deelnemers en hun behoeften. Leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast, inclusief scheidsrechters en EHBO.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een G-sportdag?: Maak eerst een voorlopige indeling en werk het wedstrijdschema definitief uit zodra de aanmeldingen zijn gesloten. Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf mee met de deelnemersbevestiging en print op de dag zelf meerdere exemplaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.