Organiser une Journée G-sport : la checklist complète

Une Journée G-sport demande plus qu’un lieu et quelques activités sportives. Il faut vérifier l’accessibilité du site, prévoir les besoins d’accompagnement et de transport, puis organiser les groupes, les matchs et les bénévoles. Cette checklist suit les étapes dans l’ordre, de la réservation du terrain jusqu’aux achats et à la signalisation. Elle vous aide aussi à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour les premiers secours, les tables accessibles et le matériel adapté.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
Sélectionner les épreuves sportives
3 personnes
Recenser les risques de sécurité
2 personnes
Définir le budget et la limite de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accompagnement
2 personnes
Recenser les besoins en transport
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
Recruter des accompagnateurs et des arbitres
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer le personnel de premiers secours
Établir la liste de contacts
Établir le planning des matchs
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Imprimer le déroulé et le plan d’itinéraire
2 personnes
Créer une signalisation accessible
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Préparer la liste des participants et les bracelets
2 personnes
Délimiter les stations sportives
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager les itinéraires accessibles
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer le matériel sportif par station
5 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le poste de premiers secours et d’eau
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Expliquer le programme et les règles de sécurité
3 personnes
Animer l'échauffement
3 personnes
Encadrer les stations sportives
8 personnes
Suivre les scores et les horaires
4 personnes
Animer la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Changer le matériel sportif en toute sécurité
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Animer les jeux adaptés
6 personnes
Assurer la musique et les annonces
Réapprovisionner le buffet traiteur
3 personnes
Garder les informations sur les allergènes visibles
Animer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Ranger le matériel sportif
5 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Effectuer le contrôle final de l’accessibilité
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4
Tables de bièreqté 4
Tentes de réceptionqté 3
Bancs de l'espace de reposqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Balles souplesqté 12
Ballons de basketqté 6
Ballons de volleyqté 6
Balles de tennisqté 24
Sacs de sableqté 30
Cerceauxqté 20
Cônesqté 40
Petites haiesqté 12
Giletsqté 40
Tapis de gymnastiqueqté 12
Témoins de relaisqté 12
Petits butsqté 4
Poteaux de basketqté 2
Filet de volley-ball
Tables de ping-pongqté 2
Raquettes de tennis de tableqté 12
Balles de tennis de tableqté 36
Cordes à sauterqté 12
Marquage au solqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Sacs de sportqté 6
Roulettes de fauteuils roulants de rechangeqté 4
Bacs de rangementqté 12
Presse-papiersqté 10

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs d'eauqté 4
Mégaphones manuelsqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Décoration

Guirlandes de fanions coloréesqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 100
Rubans de médailleqté 80
Trophéesqté 12
Certificatsqté 100
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 20
Cartes allergènesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Corbeilles à painqté 8
Bacs alimentaires thermiquesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balai et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Serviettesqté 24
Brosses de toilettesqté 2
Pompes de désinfectionqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de glaceqté 12
Essuie-tout en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme, le budget et le nombre maximal de participants avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge pour les accompagnateurs, les arbitres et le personnel de premiers secours.
Demandez les besoins alimentaires, d’accompagnement et de transport dès l’inscription. Renvoyez une confirmation individuelle après vérification de ces informations, au plus tard une semaine avant la journée sportive.
Vérifiez l’accessibilité du site sur place : itinéraire sans obstacle, accès aux vestiaires et sanitaires, zones de repos et tables utilisables en fauteuil roulant. Faites ce contrôle avant de finaliser les invitations.
Préparez le planning des matchs et la répartition des groupes avant l’arrivée des participants. Imprimez plusieurs exemplaires du déroulé, du plan d’itinéraire et des contacts utiles pour les bénévoles.
Contrôlez le matériel au moins 7 jours avant l’événement : ballons, cônes, tapis, panneaux de score, chronomètres et sifflets. Commandez aussi les prix et certificats assez tôt pour éviter une remise incomplète.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une Journée G-sport ?: Commencez la préparation au moins 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu et confirmez son accessibilité, puis lancez les inscriptions et recrutez les accompagnateurs.
Quand envoyer les invitations pour une Journée G-sport ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec la date, le programme, le lieu et la date limite d’inscription. Prévoyez une relance 2 semaines avant la clôture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une Journée G-sport ?: Le nombre dépend du nombre de groupes, d’épreuves et de participants, mais prévoyez au minimum un responsable par activité et un accompagnateur pour chaque zone nécessitant une aide. Finalisez la répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand vérifier le matériel sportif et la sécurité ?: Faites un premier contrôle une semaine avant, puis une vérification rapide le matin même. Testez notamment le marquage au sol, les buts, les filets, les chronomètres et les zones de circulation avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.