Checklist voor een goed georganiseerde freerunwedstrijd
Een freerunwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours en deelnemers. Je regelt vooraf de sportlocatie, categorieën, jury, verzekering, EHBO en toestemmingen. Daarna moeten inschrijvingen, startnummers, startlijst en juryformulieren op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te plannen, zodat materiaal, vrijwilligers en locatiesleutels niet pas op de wedstrijddag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting regelen
2 personen
Wedstrijdverzekering regelen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Startlijst samenstellen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
3 personen
Prijzen en medailles bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Sportvloer inspecteren
3 personen
Barrières en afzetting plaatsen
4 personen
Freerunparcours opbouwen
6 personen
Valmatten positioneren
4 personen
Parcoursveiligheid controleren
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Publieksstoelen opstellen
3 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Event
Deelnemersbalie bemannen
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Jurybriefing geven
Openingsronde begeleiden
4 personen
Scores registreren
3 personen
Deelnemers bij het parcours begeleiden
3 personen
Publiek op afstand houden
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
Waterpunten aanvullen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Pauzes aankondigen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Eindscores controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sportparcours afbouwen
6 personen
Valmatten opruimen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 4
- Partytentenaantal 2
- Afzethekkenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Freerunboxenaantal 6
- Plofmattenaantal 4
- Valmattenaantal 8
- Springkastenaantal 3
- Balkenaantal 4
- Parkourrailsaantal 4
- Klimtouwenaantal 2
- Pionnenaantal 30
- Markeringshoepelsaantal 12
- Lijnmarkeringstapeaantal 8
- Rubberen antislipmattenaantal 12
- Gymnastiekmattenaantal 10
- Weegschalenaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Fluitjesaantal 4
- Startnummersaantal 80
- Polsbandjesaantal 100
- Krijtaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompressenaantal 12
- Reddingsdekensaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Luidsprekerstandaardsaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
- Tangenaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Koelelementenaantal 16
- Serveerschalenaantal 10
- Bewaarbakkenaantal 8
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Wedstrijdspandoekenaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumlintaantal 2
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Papieren handdoekdispenseraantal 2
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de sportlocatie ruim vooraf en controleer daarna of alle onderdelen passen: freerunboxen, plofmatten, valmatten, springkasten, rails en afzethekken. Plan ook wanneer je de locatiesleutels ophaalt.
- Leg de wedstrijdcategorieën en het reglement vast voordat je het aanmeldformulier en de uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen, toestemmingen en eventuele aanvullende gegevens uiterlijk bij de inschrijving.
- Maak de startlijst pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en controleer die tegen de startnummers en polsbandjes. Sorteer de nummers per categorie, zodat vrijwilligers deelnemers niet één voor één hoeven te zoeken.
- Plan een aparte jurybriefing en leg juryformulieren, stopwatches, fluitjes, laptops of tablets en een printer klaar. Druk het draaiboek af en zorg voor verlengkabels en stekkerdozen als de wedstrijdlocatie weinig aansluitpunten heeft.
- Controleer sportmateriaal, prijzen, medailles, drank en boodschappen uiterlijk de dag vóór de wedstrijd. Koel dranken vooraf en wijs vrijwilligers per taak toe, zodat EHBO, ontvangst, parcours en jury niet door dezelfde persoon moeten worden gedaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een freerunwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, sportlocatie, categorieën, jury en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor de startlijst, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en boodschappen.
- Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een freerunwedstrijd?
- Voorzie per parcours de benodigde plofmatten, valmatten, gymnastiekmatten en rubberen antislipmatten. Zet daarnaast afzethekken en lijnmarkeringstape klaar en regel de EHBO-bezetting uiterlijk vóór je de inschrijving opent.
- Wanneer maak je de startlijst voor een freerunwedstrijd?
- Maak de startlijst nadat de inschrijvingen zijn gesloten en de toestemmingen zijn gecontroleerd, meestal 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd. Sorteer daarna de startnummers en leg de juryformulieren per categorie klaar.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een freerunwedstrijd?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 personen voor ontvangst en startnummers, 2 parcoursbegeleiders, de juryleden en een aparte EHBO-bezetting. Bij meerdere categorieën of een groot deelnemersveld plan je per extra parcours minstens 2 extra begeleiders.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!