Foodfestival organiseren: complete checklist

Een foodfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen foodtrucks en kramen vastleggen. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over vergunningen, stroom, koeling, afval en de voorwaarden voor deelnemers. Daarna volgen de plattegrond, menukaarten, allergeneninformatie, uitnodigingen en de planning van vrijwilligers. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde aan te pakken en voorkomt dat verse producten, bewegwijzering of materiaal pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Foodtrucks en kramen benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Stroombehoefte inventariseren
Tafels en stoelen reserveren
Koelapparatuur reserveren
Afvalinzameling reserveren
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Menukaarten samenstellen
2 personen
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Prijslijsten ontwerpen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Voorraad gekoeld opslaan
3 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Sauzen en dressings bereiden
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Naamkaartjes voor kramen maken
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Kassa en betaalterminals testen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kramen inrichten
6 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
3 personen
Kookapparatuur aansluiten
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Buffetten opbouwen
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Kassa openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Gerechten bereiden
8 personen
Gerechten uitserveren
6 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Kassa bedienen
2 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffetten aanvullen
4 personen
Servies inzamelen
3 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Etensresten veilig verpakken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelapparatuur leegmaken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur reinigen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Afvalcontainers retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Partytentenaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Marktkramenaantal 10
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 240
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 30
Serveertangenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 10
Koks messenaantal 10
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Keukentangenaantal 12
Pollepelsaantal 10
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 3
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Menubordenaantal 12
Standbordjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Pijlenbordenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectie dispensersaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Benader foodtrucks en kramen meteen daarna, zodat je nog kunt bijsturen als een deelnemer afzegt.
Vraag per deelnemer uiterlijk 4 weken vooraf de stroombehoefte, apparatuur en dieet- of allergeneninformatie op. Tel daarna pas aansluitingen, koelkasten, warmhoudbakken en kookapparatuur bij elkaar op.
Maak 3 tot 4 weken vooraf een plattegrond met standplaatsen, tafels, stoelen, afvalpunten en looproutes. Plan ook ruimte voor wachtrijen; een smalle doorgang loopt bij populaire kramen snel vast.
Controleer een week vooraf of alle leveranciers, deelnemers en vrijwilligers hun bevestiging hebben. Leg herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek en serveermateriaal apart klaar en tel breuk of ontbrekende items mee.
Regel verse producten pas kort voor het festival en wijs vooraf gekoelde opslag aan. Reserveer voor de opbouw minstens 3 uur en laat iemand controleren of prijslijsten, menukaarten, allergeneninformatie en bewegwijzering zichtbaar hangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een foodfestival organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Vergunningen, deelnemers, materiaal en vrijwilligers vragen daarna nog meerdere afstemmingsrondes.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig voor een foodfestival?: Dat hangt af van het verwachte aantal bezoekers en de snelheid per verkooppunt. Plan bij een klein festival meerdere soorten aanbod en controleer 4 weken vooraf of de capaciteit bij piekmomenten voldoende is.
Wanneer moet ik allergeneninformatie voor een foodfestival verzamelen?: Vraag die informatie uiterlijk 4 weken vooraf per deelnemer op. Verwerk de gegevens daarna in menukaarten of een duidelijk overzicht en controleer ze nogmaals bij de laatste bevestiging, ongeveer 1 week voor het festival.
Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig op de dag van een foodfestival?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw en controle. Daarin plaats je kramen, tafels, stoelen en bewegwijzering, sluit je apparatuur aan en controleer je koeling, afvalpunten en verkoopinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.