Foilrace organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een Foilrace organiseren vraagt meer dan een parcours en deelnemers. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, veiligheidsboot, tijdwaarneming, startgroepen en communicatie. Begin enkele weken vooraf met het wedstrijdconcept, het reglement en de inschrijving; controleer in de laatste week vooral het weer, de elektronica en het veiligheidsplan. Op de wedstrijddag werk je volgens een vaste volgorde: opbouwen, briefing, starten, finishen en uitslagen verwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie bevestigen
Vergunningen controleren
Veiligheidsboot reserveren
Tijdwaarneming regelen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Raceparcours uitwerken
2 personen
Startgroepen indelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Startnummers toewijzen
2 personen
Briefing naar deelnemers sturen
Weersverwachting volgen
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Veiligheidsplan printen
Weerscenario controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Elektronica opladen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Tafels en tent opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Parcoursboeien controleren
3 personen
Parcours uitzetten
4 personen
Veiligheidsboot controleren
2 personen
Marifoonverbinding testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
Briefingmateriaal klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
Startgebied vrijmaken
3 personen
Eerste race starten
4 personen
Rondes registreren
3 personen
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
Tussenstanden bijwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede race starten
4 personen
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Diner uitserveren
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Informele afsluiting begeleiden
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Parcoursboeien ophalen
4 personen
Veiligheidsboot aftuigen
2 personen
Tafels en tent afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Opnamen en bestanden archiveren
Schade en vermissing registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Veiligheidsboot
Buitenboordmotor
Marifoonsaantal 4
Reserveaccu'saantal 6
Megafonenaantal 2
Laptop
Printer
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Ankergewichtenaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Windvaan
Startvlaggenaantal 6
Signaalhoornaantal 2
Startnummersaantal 60
Reddingsvestenaantal 12
Werplijnenaantal 4
Drijvende werpringenaantal 4
Peddelsaantal 2
Reserve lijnenaantal 6
Handdoekenaantal 20
Waterdichte opbergboxenaantal 6
Waterdichte notitieblokkenaantal 4
Potloodsetsaantal 4
Verrekijkeraantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdspandoekenaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Prijzentafelbord

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours en de startgroepen uiterlijk één week vooraf vast. Zo kun je startnummers toewijzen, de briefing versturen en deelnemers tijdig informeren over hun starttijd.
Controleer de veiligheidsorganisatie niet pas op de wedstrijddag. Bevestig de veiligheidsboot, test marifoons en megafonen en leg reddingsvesten, werplijnen en drijvende werpringen bij de opbouw direct klaar.
Plan extra tijd voor de startregistratie. Zet laptop, printer, startnummers, stopwatches en powerbanks de avond ervoor klaar en laad alle elektronica volledig op.
Maak twee weerscenario’s: doorgaan volgens planning en aanpassen of uitstellen. Volg de verwachting vanaf enkele dagen vooraf en controleer op de ochtend zelf wind en omstandigheden op het water.
Bouw tafels en tent vroeg op, met ruimte voor inschrijving, briefing en catering. Leg reserve lijnen, accu’s en verlengkabels apart en wijs één persoon aan die tijdens de race alleen de tijdwaarneming bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Foilrace organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, vergunningen, veiligheidsboot en wedstrijdconcept. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk en leg parcours en startgroepen uiterlijk 1 week voor de race vast.
Wat heb ik nodig voor de veiligheid bij een Foilrace?: Regel minimaal een veiligheidsboot met buitenboordmotor, marifoons, reserveaccu’s, reddingsvesten, werplijnen en drijvende werpringen. Print het veiligheidsplan en controleer alle communicatiemiddelen vóór de eerste start.
Wanneer verstuur ik de briefing naar Foilrace-deelnemers?: Stuur de briefing uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin starttijd, startgroep, startnummer, parcours, regels, weerscenario en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een Foilrace?: Reserveer minstens 2 uur voor tent, tafels, start- en finishlijnen, boeien, tijdwaarneming en registratie. Plan daarna nog 30 minuten voor een veiligheidscontrole en een korte test van de communicatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.