Zo organiseer je een fietstocht zonder verrassingen

Begin met de datum, startlocatie en een route die je niet alleen op papier controleert. Verken het traject fysiek, plan rustpunten en leg een alternatieve route vast voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna regel je inschrijvingen, noodcontacten, vrijwilligers en duidelijke veiligheidsafspraken. In de laatste week controleer je het weer, markeer je de route en test je of alle reparatie- en EHBO-materialen beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Voorlopige route uitwerken
2 personen
4
Route digitaal intekenen
5
Route fysiek verkennen
2 personen
6
Rustpunten bepalen
2 personen
7
Alternatieve route vastleggen
2 personen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
14
Bevestiging naar deelnemers sturen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Begeleiders indelen
2 personen
17
Taken voor begeleiders uitdelen
18
Veiligheidsinstructie opstellen
2 personen
19
Weersvoorspelling controleren
20
Weersbericht met deelnemers delen
21
Routekaarten printen
2 personen
22
Deelnemersnummers maken
23
Routeborden voorbereiden
2 personen
24
Fietsenmakers informeren
25
EHBO-materiaal controleren
26
Fietsgereedschap controleren
27
Portofoons opladen
28
Boodschappenlijst controleren
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Sandwiches bereiden
3 personen
32
Fruit en snacks portioneren
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Startlocatie schoonmaken
2 personen
35
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
36
Buffettafels opstellen
3 personen
37
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
38
Routeborden plaatsen
3 personen
39
Rustpunt inrichten
2 personen
40
Fietsenstalling markeren
2 personen

Event

41
Inschrijftafel bemannen
2 personen
42
Deelnemers registreren
2 personen
43
Nummers uitdelen
2 personen
44
Fietsen technisch controleren
2 personen
45
Veiligheidsuitleg geven
46
Groepsfoto maken
47
Voorste groep begeleiden
2 personen
48
Achterste groep begeleiden
2 personen
49
Routeaanwijzingen controleren
2 personen
50
Rustpunt bemannen
2 personen
51
Water en fruit uitdelen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
54
Deelnemers terugmelden
2 personen
55
Sandwiches serveren
3 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Verlichting inschakelen
59
Laatste vertrek controleren
2 personen

Nazorg

60
Routeborden ophalen
3 personen
61
Rustpunt afbouwen
2 personen
62
Buffet afbouwen
3 personen
63
Meubilair terugplaatsen
3 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Koelboxen legen
2 personen
66
Fietsgereedschap reinigen
67
Portofoons opladen
68
Afval verzamelen
2 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Verlichting uitschakelen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Materialen veilig opbergen
2 personen
73
Leveranciersmaterialen retourneren
2 personen
74
Deelnemers bedanken
75
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Bankenaantal 4
Partytentaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 4
Inbussleutelsetsaantal 3
Fietsstandaardsaantal 2
Fietsenrekkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Fietshelmenaantal 6
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Routekaartenaantal 60
Routebordenaantal 25
Pijlenstickersaantal 50
Deelnemersnummersaantal 60
Klemmenaantal 60
Pennenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route fysiek en noteer smalle doorgangen, drukke kruisingen en plekken waar routeborden kunnen verdwijnen. Plan per rustpunt vooraf hoeveel tijd de groep nodig heeft om weer compleet te vertrekken.
Stuur de bevestiging pas nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd. Verzamel tegelijk dieetwensen en noodcontacten, zodat je op de fietsdag niet met losse briefjes of ontbrekende gegevens werkt.
Deel begeleiders in vóór je de veiligheidsinstructie verstuurt. Geef elke begeleider een concrete positie, zoals voorrijder, achterrijder of rustpuntbegeleider, en zorg dat de groep elkaar met portofoons kan bereiken.
Controleer fietsreparatiemateriaal minstens één week vooraf: fietspompen, reservebinnenbanden, bandenlichters, multitools en inbussleutelsets. Informeer ook fietsenmakers, zodat je weet waar deelnemers bij een groter defect terechtkunnen.
Controleer de weersvoorspelling 24 tot 48 uur voor vertrek en deel het bericht daarna met alle deelnemers. Leg routekaarten, routeborden, pijlenstickers, veiligheidsvesten en EHBO-koffers op één uitgiftepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf als je een startlocatie, vrijwilligers en een uitgezette route nodig hebt. Reserveer de locatie en verken de route in de eerste 2 weken; zo houd je tijd over voor een alternatieve route.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een fietstocht?: Plan minimaal één voor- en één achterrijder en voeg per extra groep een begeleider toe. Bij groepen groter dan 20 deelnemers werkt een verdeling in kleinere groepen meestal overzichtelijker dan één lange stoet.
Wanneer moet ik de fietsroute controleren?: Teken de route eerst digitaal in en verken haar daarna fysiek, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor vertrek. Controleer de route nogmaals in de laatste week op wegwerkzaamheden en plaats dan pas de definitieve routeborden.
Wat neem je mee als materiaal voor een fietstocht?: Zorg naast routekaarten en routeborden voor fietspompen, reservebinnenbanden, bandenlichters, multitools, inbussleutelsets en EHBO-koffers. Leg veiligheidsvesten, portofoons en zaklampen uiterlijk de dag ervoor klaar en controleer aantallen en werking.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.