Fietstocht organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een fietstocht organiseren vraagt meer dan alleen een mooie route kiezen. Je moet vooraf weten wie er meegaat, waar deelnemers kunnen rusten en wat je doet bij pech, slecht weer of een lege telefoon. Deze checklist helpt je stap voor stap plannen: van routebestand en noodcontacten tot koelboxen, reparatiepunten en de starttafel. Regel de route en deelnemersinformatie eerst; boodschappen, routepijlen en de inrichting van de picknickplaats komen pas later.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route bepalen en controleren
2 personen
Rustpunten langs de route kiezen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routebestand delen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Reparatiemateriaal controleren
Weersverwachting controleren
Deelnemers over kleding informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
Fruit en snacks portioneren
2 personen
Routekaarten afdrukken
Noodnummers afdrukken
Fietsenstalling markeren
2 personen
Picknickplaats inrichten
3 personen
Tafels en zitplaatsen opstellen
3 personen
Reparatiepunten klaarzetten
2 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Starttafel klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
Fiets- en veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groep veilig laten vertrekken
3 personen
Kopgroep begeleiden
Achterrijders begeleiden
2 personen
Routepijlen onderweg controleren
Dranken bij rustpunt uitdelen
2 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Picknick uitzetten
3 personen
Picknick serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsfoto maken
Groep terug naar start begeleiden
3 personen
Fietsen veilig laten stallen
2 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Afval tijdens vertrek verzamelen
2 personen

Nazorg

Fietsenstalling vrijmaken
2 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Tafels en materialen opruimen
3 personen
Picknickplaats schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Verloren voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht met foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 3
Kettingolieaantal 2
Reserve fietslampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Reservehelmenaantal 4
Fietsslotenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
Fluitjesaantal 6

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Hoofdlampenaantal 6

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Picknickdekensaantal 10
Partytentenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveertangenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Koeltasjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectie dispensersaantal 4

Overig

Routekaartenaantal 35
Routepijlenaantal 25
Polsbandjesaantal 35
Watervaste stiftenaantal 4
Ducttapeaantal 3

Tips

Controleer de route minimaal één week vooraf en fiets lastige stukken zelf na. Noteer per rustpunt de afstand vanaf de start en zorg dat het routebestand met alle deelnemers is gedeeld.
Verzamel uiterlijk drie dagen voor vertrek de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten. Print daarnaast routekaarten en noodnummers, zodat je niet afhankelijk bent van bereik of een lege telefoon.
Plan ten minste één reparatiepunt per 20 tot 30 kilometer bij een langere tocht. Leg daar een fietspomp, multitool, bandenlichters, reserve binnenbanden en een fietsreparatieset klaar.
Koop eten en drinken één dag vooraf. Reken voor het eerste uur op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per persoon en voorzie per deelnemer minstens twee kleine snacks naast de sandwiches.
Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting en fietsen, helmen en verlichting. Plaats routepijlen, markeer de fietsenstalling en zet de starttafel minstens 30 minuten voor vertrek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met de route, rustpunten en uitnodigingen. Controleer de route en verzamel noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek; de boodschappen en koeling regel je de dag ervoor.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een fietstocht?: Reken bij normaal weer op 0,5 tot 0,75 liter per persoon voor het eerste uur en vul daarna bij elk rustpunt aan. Neem voor een tocht van drie uur dus ongeveer 1,5 tot 2,25 liter per deelnemer mee.
Wat neem je mee bij pech tijdens een fietstocht?: Zorg per reparatiepunt voor minimaal één fietspomp, een multitool, bandenlichters, kettingolie en meerdere reserve binnenbanden. Neem ook reserve fietslampen, powerbanks en oplaadkabels mee als de tocht langer duurt of in de schemering kan eindigen.
Wanneer controleer ik het weer voor een fietstocht?: Bekijk de weersverwachting zeven dagen vooraf om de routeplanning aan te passen en opnieuw 24 uur voor vertrek. Geef deelnemers daarna meteen informatie over kleding, verlichting en eventuele wijzigingen in het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.