Fietstocht organiseren: een praktische checklist

Een fietstocht loopt soepel als je niet alleen de route plant, maar ook de uitvoering onderweg voorbereidt. Leg eerst afstand, start- en eindpunt en een alternatieve route vast. Daarna regel je deelnemersinformatie, fietscontrole, routeaanduiding en materiaal voor pech of slecht weer. Op de dag zelf komen registratie, een ingericht rustpunt, koude dranken en noodcontacten samen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Route volledig voorrijden
2 personen
Alternatieve route vastleggen
Start- en eindlocatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Routekaart en routebordjes maken
2 personen
Fietsen en banden controleren
2 personen
Gereedschap en reserveonderdelen klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Routebestanden op telefoons zetten
2 personen
Startpakket per deelnemer maken
3 personen
Noodcontacten afdrukken
Startterrein opruimen
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
EHBO- en reparatieset klaarleggen
Route en verkeerspunten controleren
2 personen
Vrijwilligers kort instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Fiets- en veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Routegroepen begeleiden
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en fruit serveren
2 personen
Fietspech onderweg verhelpen
2 personen
Achterblijvende deelnemers begeleiden
2 personen
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
Finisherdrankjes uitdelen
2 personen
Lichte maaltijd serveren
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Batterijladersaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafoonsaantal 2
Walkietalkiesaantal 6
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 4
Bidonhoudersaantal 4
Reservefietsslotenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 8
Regenponcho'saantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsdekensaantal 4

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Pijlbordjesaantal 30
Statafelhoezenaantal 4
Wegwerpbordjes voor routeaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route vooraf en test ook de alternatieve route. Noteer waar pijlbordjes nodig zijn en controleer of deelnemers onderweg veilig kunnen stoppen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek. Vermeld starttijd, afstand, routebestand, benodigdheden, weersadvies en een telefoonnummer voor onderweg.
Plan een laatste fiets- en materiaalcontrole 1 tot 2 dagen vooraf. Controleer banden en fietsen en leg fietspompen, gereedschapssets en minstens enkele reservebinnenbanden klaar.
Maak per deelnemer een startpakket en leg routebestanden ook offline op telefoons. Druk noodcontacten af, zodat je niet afhankelijk bent van bereik of een lege batterij.
Richt het rustpunt vóór de eerste deelnemers aankomen in. Zet dranken koud in koelboxen, maak fruit en hapjes klaar en plaats bekers, borden en bestek op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en uitnodigingen. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen 1 week vooraf af, zodat boodschappen en startpakketten kloppen.
Hoeveel afstand is geschikt voor een gezamenlijke fietstocht?: Kies voor een gemengde groep meestal een route van 25 tot 40 kilometer. Plan minimaal één rustpunt per 15 tot 20 kilometer en leg vooraf vast hoeveel tijd je daar doorbrengt.
Wanneer moet ik de route van een fietstocht voorrijden?: Rijd de route uiterlijk 1 week vooraf volledig voor en controleer haar nogmaals 1 tot 2 dagen voor vertrek op werkzaamheden, wegafsluitingen en onveilige situaties. Leg tegelijk een alternatieve route vast.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Neem per groep minstens één fietspomp, een fietsgereedschapsset en meerdere reservebinnenbanden mee. Verdeel daarnaast powerbanks en noodcontacten over de begeleiding, zodat hulp ook bij een lege telefoon geregeld blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.