Zo organiseer je een fietsparade

Een fietsparade organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij de route en de veiligheidsafspraken. Bepaal eerst de afstand, start- en finishlocatie en vraag op tijd vergunningen aan. Daarna regel je verkeersmaatregelen, vrijwilligers, inschrijvingen en communicatie met deelnemers. In de laatste week draait alles om een volledige routecontrole, fietsreparaties, materiaal, catering en een duidelijk draaiboek voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Muziek en omroep regelen
6
Fotograaf reserveren
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Routekaart publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Verkeersposten toewijzen
2 personen
15
Route volledig voorrijden
2 personen
16
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
17
Fietscontroleplan maken
18
Polsbandjes en nummers bestellen
19
Catering bestellen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Weersvoorspelling controleren
22
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
25
Noodnummers printen
26
Routeborden voorbereiden
2 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Startgebied afzetten
4 personen
29
Tafels en tenten opstellen
5 personen
30
Geluid en microfoon installeren
2 personen
31
Routeborden plaatsen
4 personen
32
Verkeersposten inrichten
6 personen
33
Fietsparkeerzone markeren
2 personen
34
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
35
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
37
Fietspomp en gereedschap klaarleggen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Registratie openen
4 personen
40
Polsbandjes uitdelen
2 personen
41
Fietsveiligheid controleren
3 personen
42
Deelnemers verwelkomen
3 personen
43
Openingsmededeling doen
44
Parade laten vertrekken
6 personen
45
Routeposten bemannen
8 personen
46
Achterrijder begeleiden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tussentijds fruit uitdelen
3 personen
49
Technische fietspech helpen
2 personen
50
Verkeersveiligheid bewaken
6 personen
51
Finish binnenkomers registreren
3 personen
52
Finishdrank serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Muziek verzorgen
55
Foto's maken
56
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
57
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
58
Toiletvoorzieningen controleren
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Afscheidsmededeling doen

Nazorg

61
Fietsparkeerzone vrijmaken
3 personen
62
Tenten en tafels afbreken
5 personen
63
Routeborden verwijderen
4 personen
64
Verkeersmaterialen ophalen
4 personen
65
Geluid uitschakelen en inpakken
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Materiaal inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
73
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen sorteren
75
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Isolatiekrattenaantal 4
Servettenaantal 500
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 8
Megafoon
Prikbordenaantal 3
Klembordenaantal 12
Pennensetsaantal 12
Laminator
Laminatiefolieaantal 100

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 12
Fietssleutelsaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 20
Fietsvlaggenaantal 12
Startnummersaantal 220
Polsbandjesaantal 220
Medaillelintenaantal 220
Fietsverlichtingaantal 12
Routekaarthoudersaantal 20

Decoratie

Startfinishbanier
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Pijlbordenaantal 30
Routepijlenaantal 60
Krijtbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koelmattenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermosbekersaantal 20

Tips

Leg de route vroeg vast en rijd haar volledig voor voordat je deelnemers uitnodigt. Noteer gevaarlijke kruisingen, smalle stukken en plekken waar verkeersposten nodig zijn; zo weet je hoeveel vrijwilligers je werkelijk moet werven.
Begin minimaal 8 weken vooraf met vergunningen en verkeersmaatregelen. Stem ook af waar afzethekken en fietsenrekken komen, want die worden vaak pas geregeld nadat de route al is gepubliceerd.
Open het aanmeldformulier zodra de route en praktische informatie definitief zijn. Vraag behalve naam en contactgegevens ook dieetwensen en noodcontacten; verwerk die gegevens uiterlijk een week voor de parade.
Plan een fietscontrole bij de start en zorg per controlepunt voor fietspompen, fietsreparatiesets en reservebinnenbanden. Test daarnaast portofoons en de omroep met microfoon, luidsprekers en mengpaneel minstens één dag vooraf.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur van tevoren en pas de briefing daarop aan. Zet partytenten, tafels, koelboxen, thermoskannen en waterkannen klaar vóór de eerste deelnemers arriveren, niet tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietsparade organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, routeafstemming en het reserveren van start- en finishlocatie kosten meestal meer tijd dan het uitnodigen van deelnemers.
Hoe bepaal je hoeveel verkeersposten je nodig hebt voor een fietsparade?: Rijd de route volledig voor en markeer elke kruising, oversteek en onoverzichtelijke plek. Reken minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en voeg een mobiele coördinator toe voor onverwachte situaties.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een fietsparade?: Stuur de volledige informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, routekaart, verwachte afstand, fietscontrole, contactnummer, kledingadvies en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.
Hoeveel reservebinnenbanden heb je nodig bij een fietsparade?: Neem minimaal 1 reservebinnenband per 25 deelnemers mee, met ten minste 4 stuks als ondergrens. Combineer dit met meerdere fietspompen en fietsreparatiesets, zodat kleine problemen direct langs de route kunnen worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.