Organiser une parade à vélo, étape par étape

Une parade à vélo se prépare d’abord comme un déplacement collectif, puis comme un événement. Commencez par fixer l’itinéraire, la distance et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la circulation et l’encadrement doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, prévoyez un contrôle des vélos, des points de communication et un ravitaillement simple, avec du matériel de réparation disponible sur le parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Demander les autorisations
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Gérer la musique et les annonces
6
Réserver le photographe
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Publier la carte du parcours
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
15
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
16
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
17
Établir le plan de contrôle des vélos
18
Commander les bracelets et les numéros
19
Commander le catering
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
25
Imprimer les numéros d'urgence
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Balisage de la zone de départ
4 personnes
29
Installer les tables et les tentes
5 personnes
30
Installer le son et le micro
2 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
32
Aménager les postes de circulation
6 personnes
33
Délimiter la zone de stationnement pour vélos
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Préparer la pompe à vélo et les outils
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Ouvrir l’inscription
4 personnes
40
Distribuer les bracelets
2 personnes
41
Vérifier la sécurité des vélos
3 personnes
42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Faire l’annonce d’ouverture
44
Faire partir le défilé
6 personnes
45
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
46
Accompagner le dernier coureur
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Distribuer des fruits entre-temps
3 personnes
49
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
50
Veiller à la sécurité routière
6 personnes
51
Enregistrer les arrivants à l’arrivée
3 personnes
52
Servir une boisson à l’arrivée
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Fournir la musique
55
Prendre des photos
56
Animer la remise des prix
2 personnes
57
Servir le dîner
5 personnes
58
Vérifier les installations sanitaires
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Faire l’annonce de départ

Suivi

61
Libérer la zone de stationnement pour vélos
3 personnes
62
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
63
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
64
Récupérer le matériel de circulation
4 personnes
65
Désinstaller et emballer le son
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
73
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
74
Trier les objets trouvés
75
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 6
Râteliers à vélosqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Catering

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses isothermesqté 4
Serviettesqté 500
Courses

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone
Panneaux d’affichageqté 3
Presse-papiersqté 12
Sets de stylosqté 12
Plastifieuse
Film de plastificationqté 100

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 12
Clés de véloqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Drapeaux de véloqté 12
Numéros de départqté 220
Braceletsqté 220
Rubans de médailleqté 220
Éclairage de véloqté 12
Supports de cartes de parcoursqté 20

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Panneaux indicateursqté 30
Flèches de directionqté 60
Panneaux en ardoiseqté 6
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Mugs isothermesqté 20

Conseils

Fixez l’itinéraire au moins 6 semaines avant la parade et parcourez-le entièrement en voiture. Notez les carrefours dangereux, les passages étroits et les endroits où un bénévole devra ralentir le groupe.
Demandez les autorisations avant de publier la carte du parcours. Prévoyez aussi un plan de circulation avec un responsable identifié pour chaque poste et des talkies-walkies pour les zones éloignées.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de répartir les bénévoles et de recueillir les besoins alimentaires. Envoyez ensuite aux participants l’horaire, la carte, les consignes et un numéro d’urgence imprimé.
Organisez le départ par groupes plutôt qu’en un seul bloc si le parcours est long ou très fréquenté. Préparez les bracelets et les numéros à l’avance, puis vérifiez les vélos et le matériel avant le premier départ.
Ne comptez pas uniquement sur la météo annoncée le matin même. Vérifiez les prévisions à J-3 et à J-1, protégez la sonorisation et le catering avec des tentes, des glacières et des caisses isothermes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une parade à vélo ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour une parade avec parcours public, autorisations et gestion de la circulation. Pour un petit groupe sur un itinéraire simple, 3 à 4 semaines peuvent suffire.
Quand demander les autorisations pour une parade à vélo ?: Déposez les demandes dès que l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 6 semaines avant la date prévue. Attendez les accords nécessaires avant de diffuser la carte définitive.
Combien de bénévoles faut-il pour une parade à vélo ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste de circulation, plus une personne en tête et une autre en fin de groupe. Ajoutez 1 responsable pour les inscriptions et 1 personne dédiée aux premiers besoins techniques.
Que prévoir en cas de crevaison pendant la parade ?: Emportez au moins 1 pompe, 2 kits de réparation et plusieurs chambres à air de rechange pour chaque groupe important. Placez le matériel avec les encadrants plutôt qu’au seul point de départ, afin de pouvoir intervenir sur le parcours.

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