Checklist voor een fietsoriëntatietocht organiseren
Een fietsoriëntatietocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf een start- en eindlocatie, controlepunten, puzzelopdrachten en duidelijke route-informatie. Veiligheid zit in het volledig voorfietsen van de route, het vastleggen van EHBO en noodnummers en hulp bij fietspech. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van datum en vergunningen tot startnummers, routeborden en het controleren van alle fietsen en materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en startlocatie vastleggen
2 personen
Routeconcept uitwerken
2 personen
Vergunningen controleren
Vergunning aanvragen
Start- en eindlocatie reserveren
Verzekering afsluiten
Route volledig voorfietsen
2 personen
Route en gevaarpunten aanpassen
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Puzzelopdrachten samenstellen
2 personen
Routebeschrijving opstellen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers benaderen
2 personen
Vrijwilligers indelen
EHBO-contact vastleggen
Noodnummers verzamelen
Fietspechondersteuning regelen
Routebestand digitaal delen
Startnummers en formulieren printen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Controlepuntmaterialen bundelen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakket per deelnemer maken
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Routeborden langs route plaatsen
4 personen
Controlepunten inrichten
4 personen
Startterrein afzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
EHBO- en pechpost inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Event
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
Controlepunten bemannen
6 personen
Route en deelnemers volgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Finishers registreren
2 personen
Puzzelantwoorden innemen
2 personen
Fietspech en incidenten registreren
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
4 personen
Controlepunten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestand en uitslagen archiveren
Gevonden voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 20
- Biertafelsetsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Mobiele speakersaantal 2
- Megafoon
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 30
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Fietspompenaantal 4
- Basisgereedschapssetsaantal 3
- Binnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 12
- Fietsslotenaantal 10
- Reservefietsenaantal 2
- Routebordenaantal 45
- Pijlenstickersaantal 100
- Startnummersaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Klembordkaartenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Prijzenaantal 6
- Routekaarthoudersaantal 120
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Welkomstbord
- Routeplattegrondenaantal 6
Schoonmaak
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Handvegersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Fiets de volledige route uiterlijk één tot twee weken vooraf en noteer gevaarlijke kruisingen, slechte fietspaden en plekken waar pijlen of routeborden kunnen verdwijnen. Pas de route daarna aan en controleer de wijzigingen opnieuw.
- Leg controlepunten niet alleen op de kaart vast, maar koppel per punt ook een vrijwilliger, klembordkaart, pennen en de benodigde puzzelopdracht. Bundel dit per controlepunt, zodat er op de dag zelf niets verspreid raakt.
- Maak naast een digitale routebeschrijving ook een geprinte versie met startnummer en routekaart. Deel het routebestand minimaal drie dagen voor de tocht digitaal, zodat deelnemers hun telefoon of routekaarthouder kunnen voorbereiden.
- Plan fietspechondersteuning met fietspompen, basisgereedschapssets, bandenlichters en binnenbanden. Zet eventuele reservefietsen en fietssloten apart klaar en noteer één bereikbaar telefoonnummer voor pechmeldingen.
- Bereid de start- en eindlocatie in aparte blokken voor: partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en koelboxen voor de ontvangst, en routeborden, pionnen en reflecterende hesjes voor de begeleiding onderweg. Controleer verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf op lengte en werking.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsoriëntatietocht organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, startlocatie, routeconcept en vergunningen. Plan het volledig voorfietsen en het vastleggen van vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de tocht.
- Hoeveel controlepunten heeft een fietsoriëntatietocht nodig?
- Reken bij een tocht van ongeveer 20 tot 30 kilometer op 4 tot 6 controlepunten. Houd per punt rekening met minimaal 1 vrijwilliger en bereid de materialen per controlepunt gebundeld voor.
- Wanneer moet ik de route van een fietsoriëntatietocht delen?
- Deel het digitale routebestand minimaal 3 dagen voor de start. Geef op de dag zelf ook een routebeschrijving of routekaart mee, omdat telefoons kunnen uitvallen of deelnemers geen bereik hebben.
- Hoe regel ik fietspech tijdens een fietsoriëntatietocht?
- Wijs minimaal 1 contactpersoon aan voor fietspech en verzamel vooraf noodnummers. Neem per ondersteuningspunt fietspompen, bandenlichters, basisgereedschap en enkele binnenbanden mee; bij een grote groep zijn 1 of 2 reservefietsen verstandig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!