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Fahrradorientierungstour organisieren: die Checkliste

Eine Fahrradorientierungstour steht und fällt mit einer getesteten Strecke und klaren Informationen für alle Teilnehmenden. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest, prüfe Genehmigungen und fahre die komplette Route selbst ab. Danach folgen Kontrollpunkte, Aufgaben für Freiwillige, Anmeldungen und die Vorbereitung von Schildern, Rätseln und Reparaturmaterial. Diese Checkliste umfasst 67 Aufgaben und 49 benötigte Gegenstände, damit am Veranstaltungstag nichts Entscheidendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Startort festlegen

    2 Personen

  • Routenkonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Genehmigung beantragen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Versicherung abschließen

  • Die Strecke vollständig vorab mit dem Fahrrad abfahren

    2 Personen

  • Route und Gefahrenstellen anpassen

    2 Personen

  • Kontrollpunkte festlegen

    2 Personen

  • Puzzlespiele zusammenstellen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige ansprechen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Erste-Hilfe-Kontakt festhalten

  • Notrufnummern sammeln

  • Fahrradpannenhilfe organisieren

  • Routendatei digital teilen

  • Startnummern und Formulare drucken

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Kontrollpunktmaterialien bündeln

    2 Personen

  • Fahrräder und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmenden die letzten Informationen senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Starterpaket pro Teilnehmer zusammenstellen

    3 Personen

  • Material zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Wegweiser entlang der Strecke aufstellen

    4 Personen

  • Kontrollpunkte einrichten

    4 Personen

  • Startgelände absperren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe- und Pannenstation einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startpakete verteilen

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Startgruppen loslassen

    3 Personen

  • Kontrollpunkte besetzen

    6 Personen

  • Route und Teilnehmer verfolgen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    2 Personen

  • Puzzlelösungen einsammeln

    2 Personen

  • Fahrradpannen und Vorfälle erfassen

  • Preisträger bekanntgeben

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Kontrollpunkte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routen-Datei und Ergebnisse archivieren

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 20
  • BiertischgarniturenAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • Megafon

Sportmaterial

  • KegelAnz. 30
  • WarnwestenAnz. 12
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • Grundwerkzeug-SetsAnz. 3
  • SchläucheAnz. 12
  • ReifenheberAnz. 12
  • FahrradschlösserAnz. 10
  • ErsatzfahrräderAnz. 2
  • WegweiserAnz. 45
  • PfeilaufkleberAnz. 100
  • StartnummernAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • KlemmbrettkartenAnz. 12
  • StifteAnz. 40
  • PreiseAnz. 6
  • StreckenkaartenhalterAnz. 120

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • Willkommensschild
  • RoutenpläneAnz. 6

Reinigung

  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Fahre die Strecke nicht nur einmal mit dem Auto ab: Teste sie vollständig mit dem Fahrrad und notiere Gefahrenstellen, unklare Abzweigungen sowie schwierige Passagen. Plane Änderungen spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin ein.
  • Kläre Genehmigungen und Versicherung, bevor du Start- und Zielort endgültig reservierst. Rechne für die Bearbeitung behördlicher Anträge mindestens mehrere Wochen ein und bestätige die Freigabe schriftlich.
  • Teile Freiwillige nicht nur nach Kontrollpunkten ein, sondern benenne pro Station eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Gib ihnen Wegbeschreibung, Notfallnummern und Material spätestens am Vortag gesammelt mit.
  • Bereite die Pannenhilfe für typische Probleme vor: Pro Kontrollpunkt gehören mindestens eine Fahrradpumpe, ein Grundwerkzeug-Set, Reifenheber und passende Schläuche in die Ausrüstung. Halte außerdem einen Kontakt für schwerere Defekte und Ersatzfahrräder bereit.
  • Versende die Routendatei digital und drucke zusätzlich Wegbeschreibungen, Startnummern und Formulare. Kontrolliere Fahrräder, Schilder, Rätselmaterial und Reparaturausrüstung in einer gemeinsamen Materialprüfung am Tag vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Fahrradorientierungstour planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung, die vollständige Probefahrt und die Einteilung der Freiwilligen sollten spätestens zwei bis drei Wochen vorher geklärt sein.
Wie viele Kontrollpunkte braucht eine Fahrradorientierungstour?
Plane ungefähr einen Kontrollpunkt pro 8 bis 12 Kilometer, abhängig von Gelände und Zielgruppe. Für eine 30 Kilometer lange Strecke sind meist drei bis vier Stationen übersichtlich und gut betreubar.
Was muss ich bei einer Fahrradorientierungstour für Pannen dabeihaben?
An jedem betreuten Abschnitt sollten mindestens eine Pumpe, Reifenheber, Schläuche und ein Grundwerkzeug-Set verfügbar sein. Zusätzlich brauchst du einen festen Pannenhilfe-Kontakt und solltest für größere Defekte ein bis zwei Ersatzfahrräder einplanen.
Wann sollen die Teilnehmenden die Route bekommen?
Schicke die digitale Routendatei spätestens drei bis fünf Tage vor der Tour. Wegbeschreibungen, Startnummern und Formulare liegen am Start zusätzlich gedruckt bereit, damit niemand auf ein Smartphone angewiesen ist.

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