Fietskamp organiseren: complete checklist
Een fietskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en genoeg fietsen. Je regelt vooraf de locatie, deelnemers, reserveringen en een route die je zelf hebt verkend. Op de dag zelf moeten fietsen, helmen, routepijlen, pauzedrankjes en de inschrijftafel op tijd klaarstaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, inclusief controles die vaak worden vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Fietsroute uitstippelen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Reserveringen maken
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Reservefietsen regelen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen klaarzetten
3 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Maaltijd voorbereiden
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Fiets- en helmcontrole uitvoeren
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietsgroepen indelen
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Pauzedrankjes uitdelen
3 personen
Fietsen tijdelijk stallen
2 personen
Spelronde begeleiden
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Fietsen terugbrengen
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Fietsenaantal 30
- Reservefietsenaantal 3
- Fietshelmenaantal 33
- Fietspompenaantal 4
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 6
- Multitoolsaantal 4
- Fietsverlichtingaantal 33
- Routekaartenaantal 35
- Routepijlenaantal 40
- Pionnenaantal 24
- Ballenaantal 6
- Reflectiehesjesaantal 8
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Partytentenaantal 2
- Fietsenrekkenaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Pijlenbordenaantal 8
- Naamstickersaantal 40
- Stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilenaantal 4
- Sponzenaantal 8
Tips
- Verken de fietsroute vooraf volledig en noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen nodig zijn. Controleer daarna of de routekaarten en pijlen dezelfde versie gebruiken.
- Plan de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het fietskamp. Vermeld daarin de starttijd, route, groepsindeling, veiligheidsafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Controleer fietsen, helmen, verlichting en banden minstens 1 dag vooraf. Leg fietspompen, reserve binnenbanden, bandenlichters en multitools bij de start klaar in plaats van ze pas bij een pechgeval te zoeken.
- Zet gekoelde dranken en pauzedrankjes uiterlijk 2 uur voor vertrek klaar in koelboxen. Verzamel dieetwensen vóór de boodschappen en houd bij de maaltijd aparte serveerschalen en opscheplepels beschikbaar.
- Maak vóór de ontvangst een vaste inschrijfvolgorde: aanwezigheid registreren, fiets- en helmcontrole uitvoeren, veiligheidsinstructie geven en daarna pas de fietsgroepen indelen. Houd mobiele telefoons, powerbanks en een EHBO-koffer bereikbaar bij de begeleiding.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietskamp organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen, reserveringen en reservefietsen te regelen.
- Hoeveel reservefietsen heb ik nodig voor een fietskamp?
- Regel minimaal 1 reservefiets per 15 tot 20 deelnemers. Bij langere routes of een groep met veel verschillende fietsen is 1 reservefiets per 10 tot 15 deelnemers praktischer.
- Wanneer controleer ik de fietsen en helmen voor het fietskamp?
- Doe een volledige controle uiterlijk de dag vóór vertrek en een korte controle bij de ontvangst. Controleer banden, remmen, verlichting, helmen en de werking van de reservefietsen.
- Hoeveel drinken heb ik nodig tijdens een fietskamp?
- Reken voor de fietstocht op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter per deelnemer per uur, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Zet daarnaast per pauzemoment extra drank klaar, zodat je niet afhankelijk bent van een enkele koelbox.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!