Fietsfestival organiseren: complete checklist

Een fietsfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route. Leg eerst datum, locatie en fietsroutes vast en regel daarna vergunningen, verzekering, verhuur en EHBO. Zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, kun je deelnemers, vrijwilligers en leveringen plannen. In de laatste week draait alles om routeborden, startnummers, fietscontroles, gekoelde dranken en een duidelijke briefing op de startlocatie. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Fietsroutes bepalen
3 personen
Routekaarten controleren
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Startlocatie reserveren
Fietsverhuur reserveren
EHBO-hulp reserveren
Muziek en techniek reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Routevrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Fietscheckpunt inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen en helmen uitgeven
2 personen
Fietschecks uitvoeren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
8 personen
Routepost bemannen
4 personen
Waterpost bemannen
2 personen
Finish registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Laatste ronde aankondigen
Fietsverhuur innemen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Fietsrekkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Fietspompenaantal 6
Fietsreparatiestandsaantal 2

Sportmateriaal

Leenfietsenaantal 20
Fietshelmenaantal 25
Reservebinnenbandenaantal 30
Fietsbellenaantal 10
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Fietslichtsetsaantal 20
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 15
Pionnenaantal 30
Startnummersaantal 180
Polsbandjesaantal 200
Stempelkaartenaantal 180
Medaillelintenaantal 180
Prijzenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 12
Pijlbannersaantal 8
Infobordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelmattenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer fietsroutes uiterlijk twee weken voor het festival opnieuw. Let op wegwerkzaamheden, onduidelijke kruisingen en plekken waar routepijlen of routeborden extra nodig zijn.
Plan routevrijwilligers niet pas op de ochtend zelf in. Geef iedere vrijwilliger vooraf een vaste plek, starttijd en telefoonnummer van de coördinator; houd daarnaast reservebezetting achter de hand.
Reserveer fietsverhuur, EHBO-hulp, muziek en techniek zodra de datum en locatie vaststaan. Vooral leenfietsen, fietshelmen en een geluidsinstallatie zijn lastig op korte termijn te vervangen.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen voor de start compleet. Vermeld starttijd, routeafstand, fiets- en helmvereisten, bereikbaarheid, dieetwensen en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
Doe de laatste materiaalcontrole op de dag vóór het festival. Tel startnummers, fietshelmen, fietslichtsets, fietspompen, reservebinnenbanden, routeborden en herbruikbare bekers voordat de spullen naar de startlocatie gaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. In de eerste twee weken leg je datum, locatie en routes vast; daarna regel je vergunningen, verzekering, verhuur, EHBO, techniek en communicatie.
Wanneer moet ik een vergunning voor een fietsfestival aanvragen?: Vraag dit direct na het vastleggen van datum en route na bij de betreffende gemeente. Houd minimaal 6 tot 8 weken aan, omdat een route over openbare wegen extra afstemming kan vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsfestival?: Reken minimaal één routevrijwilliger per belangrijk kruispunt of lastig routepunt, plus één coördinator en enkele reserves. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en bevestig die opnieuw 24 uur voor de start.
Wanneer controleer ik fietsen en helmen voor het fietsfestival?: Controleer leenfietsen, fietshelmen en reparatiemateriaal de dag vóór het festival. Doe op de ochtend zelf nog een korte steekproef en leg fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden direct bij de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.