Organiser un festival du vélo : la checklist complète

Un festival du vélo demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos de prêt. Il faut verrouiller le lieu de départ, les autorisations, l’assurance et les parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les bénévoles, les secours, le matériel technique et le ravitaillement. Cette checklist de 71 tâches et 56 équipements t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui posent souvent problème le jour du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les itinéraires cyclables
3 personnes
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ
Réserver la location de vélos
Réserver une assistance premiers secours
Réserver la musique et le matériel technique
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Répartir les bénévoles de l’itinéraire
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le point de contrôle vélo
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les vélos et les casques
2 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer la sortie à vélo
8 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Tenir le point d'eau
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les activités cyclistes
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Annoncer le dernier tour
Récupérer la location de vélos
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 8
Porte-vélosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Pompes à véloqté 6
Stands de réparation de vélosqté 2

Matériel de sport

Vélos de prêtqté 20
Casques de véloqté 25
Chambres à air de rechangeqté 30
Sonnettes de véloqté 10
Kits d’outils pour véloqté 4
Ensembles d’éclairage véloqté 20
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 15
Cônesqté 30
Numéros de départqté 180
Braceletsqté 200
Cartes de poinçonnageqté 180
Rubans de médailleqté 180
Prixqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Bannières fléchéesqté 8
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 6
Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes désinfectantesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le lieu de départ et les itinéraires. Vérifie les cartes et demande les autorisations avant de publier le formulaire d’inscription, car une modification tardive du parcours oblige souvent à prévenir tous les participants.
Prévois un responsable par point sensible du parcours et confirme les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Donne-leur les panneaux, les flèches, les cônes et les horaires précis de présence.
Contrôle les vélos, casques, pompes et kits de réparation la veille. Pour les vélos de prêt, note les tailles disponibles et garde des chambres à air de rechange sur le lieu de départ.
Ne repousse pas la logistique des boissons et des repas au dernier jour. Recueille les besoins alimentaires avec les inscriptions, refroidis les boissons avant l’arrivée du public et prépare les en-cas dans des plateaux faciles à distribuer.
Teste la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Vérifie aussi la météo la veille et prépare un message rapide pour les participants si l’horaire, le parcours ou les consignes doivent changer.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival du vélo ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le lieu de départ, les secours et la location des vélos doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre les inscriptions environ 4 à 6 semaines avant le festival. Demande dès le formulaire les coordonnées, le niveau ou type de parcours choisi et les besoins alimentaires, puis confirme les participants 7 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un festival du vélo ?: Prévois des casques, des panneaux et flèches de direction, des cônes, des pompes, des kits d’outils et des chambres à air de rechange. Confirme aussi une assistance de premiers secours au moins 2 semaines avant le départ.
Que faire si la météo est mauvaise le jour du festival du vélo ?: Vérifie les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois la veille. Définis à l’avance le délai de décision, par exemple 24 heures avant le départ, et prépare un message indiquant le maintien, le report ou la modification des parcours.

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