Fietsestafette organiseren: checklist en planning

Een fietsestafette vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en fietsen verzamelen. Je regelt een veilige route, duidelijke wisselpunten, verkeersbegeleiding en materiaal voor pech of slecht weer. Begin met datum, route en vergunningen en werk daarna toe naar deelnemersindeling, communicatie en de laatste controle. Met deze checklist houd je overzicht over de 70 taken en 45 spullen die bij de organisatie horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en wisselpunten bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Locatie voor start reserveren
Verkeersbegeleiding reserveren
Deelnemersformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route inspecteren
2 personen
Wisselpunten inspecteren
2 personen
Routekaart maken
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersposten verdelen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
3 personen
Reservefietsen regelen
Eindtijd en programma versturen
Vergunningen en formulieren printen
Startnummers printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen technisch nalopen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Startterrein afzetten
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Wisselpunten inrichten
6 personen
Startboog en finish plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Techniek en tijdwaarneming testen
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
3 personen
Teams naar startvakken verwijzen
3 personen
Welkomstbriefing geven
Start van de estafette begeleiden
4 personen
Wisselpunten bemannen
8 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Tijden registreren
2 personen
Deelnemers doorsturen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Finish binnenkomende teams registreren
3 personen
Finishmomenten begeleiden
3 personen
Buffet en drankjes serveren
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid en laatste mededelingen

Nazorg

Routeborden verwijderen
4 personen
Wisselpunten afbreken
6 personen
Start- en finishterrein opruimen
6 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Fietsen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Deelnemers uitslag toesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Fietsenaantal 12
Reservefietsenaantal 2
Fietshelmenaantal 14
Startnummersaantal 120
Wisselmattenaantal 6
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietslichtenaantal 20
Reflectievestenaantal 20

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6

Decoratie

Startboog
Podiumbordjesaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Catering

Waterkannenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Tips

Leg start- en wisselpunten minimaal enkele weken vooraf vast en inspecteer de route daarna nog een keer op gevaarlijke kruisingen, wegwerkzaamheden en onduidelijke bochten.
Plan per wisselpunt voldoende begeleiding en neem verkeerskegels, afzethekken, routeborden en portofoons mee. Controleer vooraf of alle posten elkaar kunnen bereiken.
Controleer fietsen, helmen en fietslichten uiterlijk een week voor de estafette. Leg reservefietsen, fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden klaar op een bereikbare plek.
Verstuur eindtijd, programma, routekaart en wedstrijdreglement uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld ook waar deelnemers zich melden en wanneer fietsen en startnummers worden gecontroleerd.
Tel het materiaal de avond ervoor opnieuw: naast sportmateriaal heb je voor de startlocatie ook tafels, stoelen, partytenten, koelboxen, thermoskannen en stroomvoorziening nodig.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsestafette organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Reserveer verkeersbegeleiding en informeer vrijwilligers zodra de route vastligt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsestafette?: Reken minimaal op één begeleider per verkeerspost of wisselpunt, plus 2 tot 4 mensen voor start, finish en materiaal. Tel daar een coördinator en bij voorkeur één reservevrijwilliger bij op.
Wanneer controleer ik de fietsen voor een fietsestafette?: Doe een eerste technische controle 7 dagen vooraf en een korte eindcontrole op de dag zelf. Controleer remmen, banden, verlichting, ketting, helm en de aanwezigheid van reserveonderdelen.
Wat moet ik op de dag van een fietsestafette klaarzetten?: Zet minimaal 2 uur voor de start de registratie, startnummers, routeborden, wisselmatten, verkeersmaterialen en communicatieapparatuur klaar. Plan daarna tijd voor een briefing van alle vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.