Organiser un relais vélo sans rien oublier

Un relais vélo demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, les points de transition et la circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre pratique : préparation administrative, organisation des participants, repérage du terrain, sécurité et matériel. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les vélos de réserve, les formulaires imprimés ou les moyens de communication entre les postes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Définir les points de départ et de relais
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu avant le départ
Réserver la régulation de la circulation
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inspecter le parcours
2 personnes
Inspecter les points de transition
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Établir le règlement du concours
2 personnes
Concevoir les dossards
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
Prévoir des vélos de réserve
Envoyer l’heure de fin et le programme
Imprimer les autorisations et les formulaires
Imprimer les numéros de dossard
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Contrôler les vélos techniquement
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Aménager les points de relais
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester la technique et le chronométrage
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
3 personnes
Orienter les équipes vers les couloirs de départ
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
Encadrer le départ du relais
4 personnes
Tenir les points de relais
8 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Orienter les participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Effectuer les réparations de vélos
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Enregistrer les équipes à l’arrivée à l’arrivée
3 personnes
Encadrer les arrivées à l'arrivée
3 personnes
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Adieux et dernières annonces

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Démonter les points d’échange
6 personnes
Ranger la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Ramener les vélos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Vélosqté 12
Vélos de réserveqté 2
Casques de véloqté 14
Numéros de départqté 120
Tapis de rechangeqté 6
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 20
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Feux de véloqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Arche de départ
Panneaux de scèneqté 3
Nappesqté 8

Catering

Carafes d’eauqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Conseils

Fixe le parcours et les points de relais avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un point de départ clairement identifié et vérifiez chaque transition sur place.
Lance les inscriptions seulement après avoir défini les informations nécessaires : groupe, besoins alimentaires et coordonnées utiles. Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les participants et préparer les dossards.
Repère le parcours à vélo et note les endroits où la circulation doit être régulée. Les cônes, barrières, panneaux et gilets réfléchissants doivent être attribués à un poste précis, pas simplement déposés au départ.
Prévois une solution pour les incidents mécaniques : vélos de réserve, pompes, kits d’outils et chambres à air de rechange. Contrôle techniquement chaque vélo avant le début du relais, y compris les casques et les feux si le parcours se prolonge en soirée.
Envoie l’heure de fin et le programme avant le jour J, puis imprime les autorisations, formulaires et numéros de dossard. Garde une copie de la liste des participants au départ et à chaque point de transition.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un relais vélo ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, vérifier les autorisations, réserver le lieu et organiser les bénévoles avant les inscriptions.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un relais vélo ?: Prévois au minimum des casques, des gilets réfléchissants, des cônes, des barrières et des panneaux de direction. Répartis aussi les bénévoles et les postes de circulation avant l’inspection finale du parcours, idéalement 7 jours avant l’événement.
Combien de vélos de réserve faut-il pour un relais vélo ?: Prévois au moins un vélo de réserve pour un petit groupe et davantage si plusieurs groupes roulent en parallèle. Ajoute une pompe, un kit d’outils et des chambres à air de rechange à chaque zone où une panne pourrait retarder le relais.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoie l’heure de fin, le programme, le lieu de départ et les consignes au plus tard 5 à 7 jours avant le relais. Après la clôture des inscriptions, transmets aussi la répartition des groupes et les besoins particuliers aux bénévoles concernés.

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