Zo organiseer je een familiezwemdag zonder gedoe

Begin met het zwembad en leg direct vast welke ruimtes en baden je gebruikt. Daarna krijg je pas grip op het aantal kinderen, benodigde begeleiders, zwemdiploma’s en catering. Verstuur praktische informatie niet alleen met de uitnodiging, maar nogmaals kort voor de zwemdag. De meeste problemen ontstaan door onduidelijke verantwoordelijkheden, te weinig koeling en een programma dat geen rekening houdt met omkleden en pauzes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad reserveren
2
Ruimtes en baden vastleggen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Zwemdiploma's inventariseren
8
Kinderen bij begeleiders indelen
2 personen
9
Programma en tijden maken
10
Programma aan familie sturen
11
Eindstand aanmeldingen bepalen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
13
Badregels afstemmen
14
Weersverwachting controleren
15
Laatste praktische informatie sturen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken en hapjes koelen
2 personen
18
Zwembadmateriaal controleren
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Naamlabels voorbereiden
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Buffettafels inrichten
2 personen
25
Koffiepunt inrichten
2 personen
26
Drankenpunt inrichten
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Muziek aansluiten
2 personen
29
Zwembanden en ballen klaarleggen
2 personen
30
Zwemvesten klaarleggen
2 personen
31
Sunscreenpunt inrichten
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Naamlabels en polsbandjes klaarleggen
34
Allergenenkaarten plaatsen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Afvalbakken plaatsen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Veiligheidsinstructies ophangen

Event

41
Registratiebalie bemannen
2 personen
42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Zwemregels toelichten
2 personen
45
Groepen naar kleedkamers begeleiden
4 personen
46
Vrij zwemmen begeleiden
6 personen
47
Zwemspel uitleggen
2 personen
48
Zwemspel begeleiden
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Natte vloer controleren
2 personen
52
Zwemmaterialen terugleggen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Barbecue voorbereiden
3 personen
55
Barbecue serveren
4 personen
56
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
59
Muziek verzorgen
60
Laatste zwemronde aankondigen
61
Gasten naar kleedkamers begeleiden
4 personen
62
Dessert en fruit serveren
3 personen
63
Verloren voorwerpen verzamelen
64
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Eten en drinken opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
70
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
71
Drankenpunt schoonmaken
2 personen
72
Zwembadmateriaal reinigen
2 personen
73
Versiering verwijderen
2 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Muziekapparatuur uitschakelen
76
Locatie nalopen
2 personen
77
Sleutels en materialen terugbrengen
78
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Picknickbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 14

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Barbecuesaantal 2
Grillroostersaantal 4
Ovenwantenaantal 4
Aluminium schalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Zwemvleugelsaantal 12
Zwemvestenaantal 12
Zwemnoodlesaantal 20
Opblaasballenaantal 12
Duikringenaantal 20
Waterbasketbalset
Waterdichte scorekaartenaantal 10
Badmintonsetsaantal 4
Spelletjes voor droge ruimteaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naamlabelsaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Pijlbordenaantal 10
Veiligheidskaartenaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 8
Toiletpapierrollenaantal 36

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad en de benodigde baden eerst; vraag meteen naar badregels, toezicht, omkleedruimtes en de uiterste termijn voor wijzigingen. Zonder die informatie kun je uitnodigingen en indeling niet betrouwbaar maken.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met volwassenen, kinderen, dieetwensen en zwemdiploma’s. Deel kinderen daarna vooraf in bij vaste begeleiders, zodat op de dag zelf niet opnieuw hoeft te worden uitgezocht wie op wie let.
Maak een programma met concrete begin- en eindtijden, inclusief ontvangst, omkleden, zwemblokken, eetmomenten en vertrek. Stuur dit familieleden al bij de definitieve aanmelding en nogmaals in de laatste praktische informatie.
Bereken catering pas nadat het eindaantal deelnemers vaststaat. Plan naast eten ook een apart koffiepunt en voldoende gekoelde dranken; koelboxen, ijsblokbakken en thermoskannen worden vaak pas op het laatste moment geregeld.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bepaal wie partytenten, tafels, stoelen en buffetten opbouwt. Leg naamlabels, zwembadmateriaal en muziek klaar vóór de eerste gasten arriveren, niet tijdens het omkleden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiezwemdag organiseren?: Reserveer het zwembad bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf, vooral als je meerdere ruimtes of baden nodig hebt. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de zwemdag en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken vooraf.
Hoe deel ik kinderen in bij begeleiders tijdens een familiezwemdag?: Maak de indeling zodra de aanmeldingen en zwemdiploma’s compleet zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Koppel ieder kind aan een vaste begeleider en stuur de indeling uiterlijk een week voor de zwemdag naar de familie.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een familiezwemdag?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Neem extra water mee voor kinderen en houd gekoelde voorraad gescheiden van koffie en thee.
Wanneer stuur ik de laatste informatie voor een familiezwemdag?: Stuur de laatste praktische informatie 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, zwem- en badregels, wat deelnemers zelf meenemen, de begeleiderindeling en wat er gebeurt bij slecht weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.