Cómo organizar un día familiar de natación sin improvisar

Un día familiar de natación necesita más coordinación que una comida al aire libre: hay que controlar inscripciones, grupos de niños, monitores, horarios y normas de la piscina. Empieza reservando la piscina, los espacios y los baños, y fija después una fecha límite para las inscripciones. Con las respuestas cerradas podrás calcular el catering, asignar monitores y enviar un programa comprensible a las familias. La última semana sirve para confirmar el tiempo, revisar el material y compartir toda la información práctica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la piscina
2
Reservar espacios y baños
3
Redactar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Inventariar los diplomas de natación
8
Asignar a los niños a sus monitores
2 personas
9
Crear el programa y los horarios
10
Enviar el programa a la familia
11
Determinar el cierre de inscripciones
12
Calcular las cantidades de catering
13
Coordinar las normas de la piscina
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Enviar la última información práctica
16
Hacer la compra
3 personas
17
Enfriar bebidas y aperitivos
2 personas
18
Comprobar el material de piscina
2 personas
19
Crear lista de reproducción
20
Preparar etiquetas con nombres
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar sillas y bancos
3 personas
23
Montar las carpas
4 personas
24
Montar mesas de buffet
2 personas
25
Montar el punto de café
2 personas
26
Montar el punto de bebidas
2 personas
27
Colgar la decoración
2 personas
28
Conectar la música
2 personas
29
Preparar flotadores y pelotas
2 personas
30
Preparar chalecos salvavidas
2 personas
31
Montar el punto de protector solar
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Preparar las etiquetas con nombre y las pulseras
34
Colocar tarjetas de alérgenos
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Preparar panecillos y rellenos
3 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Colocar cubos de basura
2 personas
39
Comprobar los baños
40
Colgar las instrucciones de seguridad

Evento

41
Atender la mesa de registro
2 personas
42
Recibir a los invitados
3 personas
43
Repartir pulseras
2 personas
44
Explicar las normas de natación
2 personas
45
Guiar a los grupos a los vestuarios
4 personas
46
Supervisar el baño libre
6 personas
47
Explicar el juego de natación
2 personas
48
Coordinar el juego acuático
4 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Comprobar el suelo mojado
2 personas
52
Devolver el material de natación
2 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Preparar la barbacoa
3 personas
55
Servir la barbacoa
4 personas
56
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
57
Servir café y té
2 personas
58
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
59
Proporcionar la música
60
Anunciar la última ronda de natación
61
Guiar a los invitados a los vestuarios
4 personas
62
Servir el postre y la fruta
3 personas
63
Recoger objetos perdidos
64
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

65
Recoger comida y bebida
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar mesas y sillas
2 personas
70
Limpiar el rincón del café
2 personas
71
Limpiar el punto de bebidas
2 personas
72
Limpiar el material de piscina
2 personas
73
Retirar la decoración
2 personas
74
Desmontar las carpas
4 personas
75
Apagar el equipo de música
76
Revisar el lugar
2 personas
77
Devolver las llaves y los materiales
78
Devolver el material alquilado
2 personas
79
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Mesas de picniccant. 8
Mantelescant. 14

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Barbacoascant. 2
Parrillascant. 4
Guantes de hornocant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Material deportivo

Brazaletes de natacióncant. 12
Chalecos salvavidascant. 12
Fideos de piscinacant. 20
Globos inflablescant. 12
Aros de buceocant. 20
Set de waterpolo
Tarjetas de puntuación impermeablescant. 10
Sets de bádmintoncant. 4
Juegos para zona secacant. 8

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Etiquetas con nombrescant. 100
Pulserascant. 100
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de seguridadcant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 100
Cubos de limpiezacant. 4
Limpiacristalescant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Rollos de toallacant. 8
Rollos de papel higiénicocant. 36

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, contar raciones y asignar a cada niño a su monitor sin rehacer el programa.
Envía el horario a las familias entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, los turnos de natación, las pausas, las normas de la piscina y la hora prevista de cierre; no des por hecho que todos conocen el recinto.
Prepara los grupos antes del montaje, no al llegar. Ten listas las etiquetas con nombres y la relación de niños por monitor para evitar que la primera actividad se retrase mientras buscas información.
Calcula la comida y la bebida según las inscripciones confirmadas y reserva una zona diferenciada para el buffet y el café. Enfría bebidas y aperitivos el día anterior y utiliza neveras portátiles o cubiteras durante el evento.
Comprueba la previsión meteorológica 24 horas antes y decide qué hacer con las carpas, las mesas y los turnos si cambia el tiempo. Envía entonces la última información práctica, especialmente si hay que modificar horarios o espacios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una piscina para un día familiar?: Haz la reserva en cuanto tengas una fecha posible, idealmente varias semanas antes. Confirma también por escrito los espacios auxiliares, los baños, las normas de uso y el horario disponible.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una fiesta familiar de natación?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite calcular el catering, revisar las preferencias dietéticas, preparar los diplomas y formar los grupos con monitores.
¿Cuándo envío el programa a las familias?: Envía el programa entre 3 y 5 días antes y manda una última actualización el día anterior. El documento debe indicar horarios, grupos, normas de la piscina, qué deben llevar y cómo contactar con la organización.
¿Cuántos monitores necesito para los niños?: No existe una cifra única: depende de las normas de la piscina, la edad y el nivel de los niños. Define la proporción con el responsable del recinto antes de abrir las inscripciones y asigna los grupos como máximo 3 días antes.

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