Zo organiseer je een familiepuzzeltocht

Begin met de route en het thema; die bepalen hoeveel puzzelposten, teams en begeleiding je nodig hebt. Controleer het parcours vooraf en regel toestemming voordat je uitnodigingen verstuurt. Test daarna alle opdrachten met iemand die het plan nog niet kent en maak pas dan de definitieve routekaarten en pakketten. Reserveer de eindlocatie op tijd, zodat je na de tocht ruimte hebt voor catering, drinken en de prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Route controleren
2 personen
3
Toestemming route aanvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Eindlocatie reserveren
8
Catering bestellen
9
Puzzels en opdrachten maken
3 personen
10
Route opnieuw testen
2 personen
11
Puzzels proefspelen
4 personen
12
Groepsindeling maken
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Puzzelbladen printen
2 personen
15
Routekaarten printen
16
Pakketten per team maken
3 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Partytenten opzetten
4 personen
23
Puzzelposten inrichten
4 personen
24
Route bewegwijzeren
3 personen
25
Buffet voorbereiden
3 personen
26
Geluid en verlichting testen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Teams registreren
2 personen
29
Spelregels uitleggen
2 personen
30
Teams laten starten
3 personen
31
Puzzelposten begeleiden
6 personen
32
Route en veiligheid controleren
2 personen
33
Antwoorden registreren
2 personen
34
Buffet serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Winnaars bekendmaken
2 personen
37
Vrije familieactiviteiten begeleiden
3 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
2 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Routeaanduidingen verwijderen
2 personen
43
Materialen terugbrengen
3 personen
44
Huurmateriaal retourneren
2 personen
45
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2

Spelmateriaal

Klembordenaantal 15
Pennenaantal 80
Enveloppenaantal 40
Antwoordkaartenaantal 80
Puzzelbladenaantal 80
Routekaartenaantal 80
Prijspakkettenaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Waterdichte opbergboxenaantal 10

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 20
Puzzelpostbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4
Afzetlintaantal 3
Pionnenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de route minstens twee keer: eerst op afstand en veiligheid, daarna met alle puzzels en opdrachten. Een post die buiten bereik ligt of onduidelijke routepijlen heeft, zorgt onderweg direct voor vertraging.
Plan de teamindeling vóór je deelnemersinformatie verstuurt. Houd rekening met leeftijden en maak per team één pakket met klembord, pennen, antwoordkaarten, puzzelbladen en een routekaart.
Maak een tijdschema met vaste vertrektijden per team, bijvoorbeeld met 5 minuten tussenruimte. Zo vertrekken groepen niet tegelijk en ontstaan er minder opstoppingen bij de puzzelposten.
Bereid materialen per team en per puzzelpost afzonderlijk voor. Gebruik waterdichte opbergboxen voor papier en opdrachten; losse enveloppen op een vochtige route zijn snel onbruikbaar.
Controleer het weer uiterlijk de dag ervoor en richt de eindlocatie eerder op dan je denkt nodig te hebben. Reken tijd voor tafels, stoelen, partytenten, bewegwijzering, gekoelde dranken en het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een familiepuzzeltocht?: Reken voor de tocht zelf op ongeveer 2 tot 3 uur, afhankelijk van de route, het aantal puzzelposten en de leeftijd van de deelnemers. Plan daarnaast minimaal 45 minuten voor ontvangst en teamindeling en 1 tot 1,5 uur voor eten en afsluiting.
Wanneer moet ik een familiepuzzeltocht organiseren?: Leg de route en eindlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de tocht, zodat je teams, dieetwensen en catering kunt regelen.
Hoeveel puzzelposten heeft een familiepuzzeltocht nodig?: Voor een tocht van 2 uur zijn 5 tot 8 puzzelposten meestal werkbaar. Test de volledige route met opdrachten vooraf; zo zie je of teams gemiddeld 10 tot 15 minuten per post nodig hebben en waar extra begeleiding nodig is.
Wat moet ik regelen als het regent tijdens een familiepuzzeltocht?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bepaal welke posten naar binnen of onder een partytent kunnen. Berg puzzelbladen en routekaarten waterdicht op en zorg bij de eindlocatie voor droge zitplaatsen en warme dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.